Validação de organograma e politica de premiação

1. Sumário Executivo

A reunião teve como objetivo validar o organograma da empresa e iniciar a estruturação de um novo modelo de premiação para os colaboradores, substituindo práticas anteriores sem critérios definidos.

O organograma foi revisado, ajustado e aprovado, com identificação de vagas em aberto que serão utilizadas estrategicamente para orientar futuras contratações. Também foi alinhada a importância de sua apresentação à equipe como ferramenta de organização e direcionamento interno.

Na sequência, iniciou-se a construção de um novo modelo de premiação, com base em metas claras e mensuráveis, buscando promover meritocracia, engajamento e alinhamento com os resultados da empresa. Apesar de avanços conceituais, o modelo ainda não foi totalmente definido, permanecendo pendentes critérios, periodicidade, forma de distribuição e metodologia de acompanhamento.

2. Análise e Finalização do Organograma

Foi discutida a importância do organograma como ferramenta de padronização dos processos internos, definição clara de responsabilidades e direcionamento correto das demandas dentro da empresa.

Durante a revisão, foram identificados colaboradores que não fazem mais parte da equipe, sendo eles: Carlos, Matheus, MC Melody e Alisson. A partir disso, foi reconhecida a necessidade de reposição dessas posições.

As vagas consideradas prioritárias neste momento são:

1. Motorista
2. Serviços gerais
3. Suporte comercial

Foi definido que essas vagas permanecerão destacadas no organograma, mesmo em aberto, como forma de sinalizar a necessidade de contratação e estruturar o crescimento da equipe.

O organograma foi validado e será impresso em formato A3 para apresentação formal à equipe.

3. Definição do Modelo de Premiação (14º Salário)

Foi iniciada a discussão para criação de um novo modelo de premiação, com o objetivo de substituir a prática anterior baseada em “agrado” sem critérios definidos.

A proposta central é estruturar um modelo baseado em:

1. metas claras
2. regras definidas
3. critérios objetivos de avaliação

Também foi discutido que o ciclo de avaliação poderá ocorrer em períodos de 90 ou 180 dias, considerando a dinâmica operacional da empresa.

4. Propostas e Critérios de Premiação

Foi sugerido que o modelo de premiação esteja diretamente vinculado ao resultado operacional da empresa, com uma projeção inicial de aproximadamente R$ 57.000 para rateio, o que representaria cerca de R$ 4.000 por colaborador, considerando uma equipe de 12 pessoas.

Houve discussão sobre o formato dos critérios, sendo analisadas duas possibilidades:

1. critérios genéricos baseados no resultado global
2. critérios específicos por setor

Foi definido avançar com critérios por setor, entendidos como mais justos e alinhados à realidade operacional, mesmo com maior complexidade de controle.

Foram levantadas sugestões iniciais de critérios:

Comercial

1. volume de vendas
2. número de clientes atendidos
3. número de contatos realizados

Motoristas

1. cumprimento de prazos de entrega
2. redução de custos operacionais (ex: combustível)
3. cumprimento de normas
4. qualidade no atendimento (medida por satisfação do cliente)

Também foi discutido o uso de critérios básicos como faltas, atrasos e atestados, porém houve direcionamento para priorizar indicadores de produtividade.

5. Periodicidade e Forma de Distribuição

Foi debatida a periodicidade do pagamento da premiação, considerando opções:

1. mensal
2. trimestral
3. semestral
4. anual

A análise levou em consideração o ciclo financeiro da empresa, especialmente vinculado à sazonalidade da safra (outubro a maio), indicando tendência de concentração anual dos resultados.

Também foi discutida a forma de distribuição dos valores, sendo consideradas:

1. divisão igualitária
2. divisão por hierarquia (júnior, pleno, sênior)
3. divisão por tempo de casa

Não houve definição final sobre este ponto.

6. Análise Financeira da Premiação

Foi realizada análise preliminar da folha de pagamento, resultando em um valor de aproximadamente R$ 38.500, desconsiderando comissões e encargos adicionais.

Foi alinhado que a prestadora de serviço (engenheira agrônoma) não fará parte do modelo de premiação.

7. Pontos de Atenção

Foram identificados pontos críticos que ainda necessitam definição:

1. O modelo de premiação ainda não está fechado, especialmente em relação a:
2. critérios finais
3. periodicidade
4. forma de distribuição
5. valor efetivo da bonificação
6. Não foram definidos os responsáveis pelo acompanhamento e monitoramento dos indicadores por setor
7. A métrica de satisfação do cliente, especialmente para motoristas, ainda não possui definição de implementação
8. O processo de contratação das vagas abertas não possui cronograma formal definido

8. Encaminhamentos Gerais

Ficou definido que a próxima etapa será o envio das sugestões de regras por setor, seguido de validação interna e construção do modelo final.

Após essa etapa, será realizada uma reunião online para definição completa do programa, com posterior apresentação oficial à equipe.