1. Sumário Executivo
A reunião teve como objetivo analisar a viabilidade financeira de três eventos previstos na arena: Match Day, Evento de Tênis e FTP (Federação de Tênis), com foco em projeção de receitas, despesas, margens e lucratividade.
De forma geral, os eventos demonstram potencial positivo de geração de resultado, especialmente quando associados ao consumo de alimentos e bebidas, que ampliam significativamente a margem total. O Match Day apresenta rentabilidade estimada relevante, com lucro projetado em aproximadamente R$ 4.000,00, considerando 80 participantes. O Evento de Tênis demonstra alta margem, com sobra estimada em aproximadamente R$ 6.000,00, principalmente pela ausência de premiação em dinheiro e redução de custos com materiais. Já o FTP apresenta maior potencial absoluto de resultado, podendo alcançar lucro líquido projetado em cerca de R$ 13.300,00, embora ainda dependa de maior precisão no relatório de receitas de inscrição.
Ficou definido que as planilhas financeiras deverão ser refinadas, especialmente no caso do FTP, e que os números finais de inscritos de cada evento serão determinantes para o ajuste de compras, provisões e apuração da rentabilidade real.
2. Análise Financeira do Evento “Match Day”
Foi analisado o evento “Match Day”, considerando uma projeção mínima de 80 participantes, distribuídos em 4 categorias, com média de 20 participantes por categoria.
A receita com inscrições foi estimada em R$ 4.800,00, considerando o valor de R$ 60,00 por participante, sendo integralmente destinada à organização.
As despesas projetadas contemplam:
- comissão sobre inscrições no valor de R$ 480,00;
- troféus em aproximadamente R$ 400,00;
- premiação total de R$ 2.450,00;
- identificação por fitas ou pulseiras, estimada em R$ 80,00;
- freelancers e cozinha, totalizando R$ 1.000,00.
Também foi considerado o impacto das receitas variáveis de consumo:
- bebidas com estimativa média de R$ 50,00 por pessoa, com custo de 50%;
- lanches com ticket médio estimado em R$ 38,00 por pessoa, também com margem igual ou superior a 50%.
A conclusão foi de que, com 80 participantes, o evento pode alcançar receita total aproximada de R$ 11.840,00 e lucro estimado em cerca de R$ 4.000,00, após absorção dos custos fixos e variáveis.
3. Análise Financeira do Evento de Tênis (15 a 19/04)
Foi projetado o evento de tênis com base em 70 participantes, ao valor de R$ 90,00 por inscrição, gerando receita estimada de R$ 6.300,00. O encerramento das inscrições está previsto para o dia 13/04.
As despesas projetadas incluem:
- comissão sobre inscrições de R$ 630,00;
- troféus no valor de R$ 400,00;
- cozinheiro no valor de R$ 500,00.
Destacou-se que não haverá custo com premiação em dinheiro e que as bolinhas de tênis foram doadas, reduzindo significativamente o custo do evento.
No consumo, foram consideradas:
- bebidas com média de R$ 35,00 por pessoa;
- lanches com estimativa de consumo por metade do público, com ticket médio de R$ 38,00.
A conclusão foi de que o evento possui alta margem de rentabilidade, com sobra estimada em aproximadamente R$ 6.000,00, desde que as projeções de consumo se confirmem.
4. Análise Financeira do Evento “FTP” (Federação de Tênis)
Foi discutido o modelo financeiro do evento FTP, observando que a receita de inscrição é variável conforme perfil do atleta e quantidade de categorias disputadas, com comissões por inscrito de R$ 35,00 ou R$ 45,00.
Como referência, foi citado o último evento, que gerou R$ 14.975,00 de receita com aproximadamente 427 inscrições.
As despesas estimadas incluem:
- arbitragem fixa de R$ 1.600,00;
- provisão de R$ 2.000,00 para som e banda;
- freelancers no valor estimado de R$ 1.500,00.
No consumo, foram consideradas:
- bebidas com projeção de R$ 100,00 por pessoa, em uma base estimada de 200 pessoas;
- lanches com estimativa de R$ 3.800,00 em vendas, considerando aproximadamente 100 consumidores.
A conclusão foi de que o evento apresenta elevado potencial de geração de caixa, com lucro líquido estimado em aproximadamente R$ 13.300,00, porém depende da obtenção de relatório mais detalhado das inscrições para refinamento da previsão financeira.
5. Pontos de Atenção Identificados
Ao longo da reunião, foram identificados alguns pontos que ainda exigem validação para maior precisão na análise:
O primeiro ponto refere-se ao modelo de receita de inscrição do FTP, que ainda apresenta variação relevante e depende de relatório detalhado para projeção confiável.
Também foi levantada a necessidade de revisar as estimativas de consumo de alimentos e bebidas com base em dados reais de eventos anteriores, a fim de evitar projeções excessivamente otimistas.
Por fim, verificou-se que ainda não está claro se os custos de horas extras da equipe interna, especialmente em eventos realizados aos finais de semana, estão devidamente considerados nas despesas totais, o que pode impactar a rentabilidade apurada.
6. Encaminhamentos Gerais
Ficou definido que a equipe deverá dar continuidade ao refinamento das planilhas financeiras dos eventos, com atenção especial à obtenção de dados mais precisos de inscrições, consumo e custos internos.
Também foi alinhado que, após o encerramento de cada evento, deverá ser realizada apuração detalhada do resultado real, permitindo comparar projeção e desempenho efetivo e aprimorar os modelos financeiros futuros.