Alinhamento sobre processos e ferramentas do comercial

1. Sumário Executivo

A reunião teve como objetivo estruturar o processo comercial da empresa, com foco em aumento de vendas por meio de visitas programadas, implantação de ferramenta de controle e definição de metas alinhadas ao ponto de equilíbrio financeiro.

Foi identificado que a principal dificuldade atual está na falta de rotina comercial consistente, na ausência de material de apoio para abordagem e na insuficiência de dados organizados para mensuração da taxa de conversão, ticket médio e desempenho do funil de vendas.

Como direcionamento, ficou definido que Ana assumirá a condução da área comercial, com foco em uma agenda fixa de visitas, registro diário das interações comerciais e construção de um material de apresentação mais visual e profissional. Também será implantada uma ferramenta de gestão da carteira e do funil, permitindo acompanhamento mais preciso dos resultados e apoio à tomada de decisão.

2. Estruturação da Área Comercial

Foi alinhado que Ana será responsável pela parte comercial, conforme definição anterior de organograma e processos.

A estratégia comercial deverá priorizar:

1. visitas programadas e contínuas;
2. fortalecimento de parcerias com arquitetos, empresas de móveis e construtoras;
3. presença recorrente no mercado;
4. melhoria da taxa de conversão e do ticket médio.

Ficou reforçado que o comercial precisa deixar de atuar de forma pontual e passar a operar com disciplina, previsibilidade e rotina estruturada.

3. Metas Comerciais e Ponto de Equilíbrio

Foi definido que a empresa precisa atingir, no mínimo, R$ 57.000,00 em recebimentos, o que representa aproximadamente R$ 63.000,00 em faturamento, considerando a diferença entre o que é faturado e o que efetivamente entra no caixa.

As metas operacionais comerciais discutidas foram:

1. 4 visitas por dia;
2. 18 clientes atendidos por semana;
3. mínimo de 8 conversões por semana.

Ficou entendido que essas metas deverão ser acompanhadas diariamente e revisadas semanalmente, para verificar aderência ao ponto de equilíbrio e necessidade de ajustes.

4. Rotina de Visitas e Disciplina Comercial

A ausência de agenda estruturada foi identificada como um dos principais gargalos do processo comercial.

Foi definido que Ana deverá organizar a agenda em blocos, preferencialmente:

1. 2 visitas pela manhã;
2. 2 visitas à tarde.

As visitas devem ser objetivas, com duração aproximada de 40 a 60 minutos, e a cadência comercial deverá ser mantida mesmo em semanas com feriados, viagens ou respostas demoradas dos parceiros.

Também ficou reforçada a importância de não depender apenas de respostas espontâneas, mas manter presença ativa com contatos leves e contínuos, para não perder espaço no mercado.

5. Material de Apoio e Roteiro de Abordagem

Foi identificado que Ana ainda realiza as visitas sem apoio visual estruturado, o que reduz a força da apresentação comercial e gera insegurança na abordagem.

Ficou definido o desenvolvimento de:

1. uma apresentação visual objetiva, com 3 a 4 slides;
2. um roteiro de ligação;
3. um roteiro de visita comercial.

O material deverá destacar:

1. os 8 anos de atuação da empresa;
2. os 25 anos de experiência do sócio no setor;
3. as 3 máquinas novas e modernas;
4. a qualidade do acabamento;
5. obras já realizadas;
6. diferenciais técnicos e operacionais da empresa.

O objetivo é tornar a abordagem mais segura, profissional, visual e persuasiva.

6. Controle de Indicadores e Ferramenta Comercial

Foi reforçada a necessidade de implantar uma ferramenta simples e funcional para acompanhamento diário da atividade comercial.

A ferramenta deverá permitir o controle de:

1. número de visitas;
2. clientes atendidos;
3. conversões realizadas;
4. valor gerado;
5. origem do cliente;
6. estágio do funil;
7. ticket médio;
8. prazos e atrasos por etapa.

Também foi sugerido o uso de cores para sinalizar gargalos e etapas com prazo estourado, facilitando a priorização dos follow-ups.

Esse controle será essencial para validar o volume de atendimentos necessário, identificar gargalos e ajustar o processo comercial com base em dados concretos.

7. Gestão de Carteira e Follow-up

Foi discutido que a carteira precisa ser organizada por tipo de parceiro e estágio do relacionamento, incluindo:

1. arquitetos;
2. empresas de móveis;
3. construtoras;
4. contatos remotos;
5. prospecções diretas;
6. clientes via WhatsApp.

Ficou definido que Ana deverá manter uma rotina de contato leve entre visitas, com mensagens curtas e profissionais, como forma de manter presença sem gerar desgaste.

A lógica será de constância e lembrança de marca, e não de excesso de contato.

8. Contexto de Mercado

Foi reconhecido que o mercado está desaquecido, impactado por fatores macroeconômicos, como guerra e alta no preço do petróleo, o que exige ainda mais disciplina comercial, proximidade com parceiros e constância nas ações de prospecção.

Nesse cenário, ficou reforçado que esperar o mercado reagir de forma passiva não é suficiente; a empresa precisa aumentar a frequência comercial e melhorar sua organização interna para gerar mais oportunidades.

9. Encaminhamentos Gerais

Ficou definido que os próximos passos da empresa são:

1. consolidar a rotina de visitas e agenda comercial;
2. estruturar o material de apresentação e roteiro de abordagem;
3. implantar o controle diário do funil e dos indicadores;
4. organizar os dados de março para validar ticket médio e conversão;
5. acompanhar semanalmente o desempenho comercial com base em números.