A consultoria mapeou a situação financeira e operacional da loja Cris Rosê (franquia de aromas, difusores, sabonetes e velas), dirigida por Giovana com apoio de Luísa no administrativo/financeiro e suporte da consultora Yara. A operação funciona sem sistema de gestão, com registros manuais em caderno e ausência de fechamento diário de caixa, o que compromete a visibilidade de resultados, o controle de estoque e a conciliação de recebimentos (dinheiro ~0,5%, cartão e PIX). Há grande variabilidade de receita (R$6 mil a R$18 mil; média/objetivo R$13 mil), compras de estoque elevadas (R$12 mil a R$25 mil) que consomem a maior parte da receita e pressionam o caixa, além de despesas fixas e variáveis parcialmente compartilhadas com outra loja no mesmo prédio (Espaço Católico). A loja opera como MEI, sem contador, possui dívidas ativas (Nubank, intenção de negociar com Sicoob) e paga taxas de franquia (marketing fixo e royalties sobre compras). Existem práticas de permutas e retiradas internas sem consolidação e mistura pontual de despesas pessoais no cartão da loja. Objetivos centrais: implantar controles financeiros (fluxo de caixa, fechamento diário, CMV, ponto de equilíbrio, precificação), separar custos entre as duas lojas, otimizar compras e margens, formalizar políticas de comissionamento e remuneração, e viabilizar pró-labore futuro de R$5.000.
## Contexto
- Operação e registros: sem sistema; vendas registradas em caderno com comprovantes grampeados; conferência por extrato sem integração; início de planilha para controle de dinheiro físico sob responsabilidade de Luísa.
- Receitas e recebimentos: variação mensal entre R$6 mil e R$18 mil; último mês ~R$13 mil; dinheiro físico ~0,5% das vendas; demais via cartão e PIX; franquia não vende a prazo (sem inadimplência).
- Compras/estoque: pedidos nunca abaixo de R$12 mil, chegando a R$25 mil; ausência de política baseada em giro/CMV; manutenção de portfólio amplo sem controle por SKU.
- Despesas compartilhadas: duas lojas no mesmo prédio; rateios estimados (energia ~R$600/loja, internet R$50/loja, aluguel ~R$3.150/loja), parte absorvida pela outra loja sem alocação formal.
- Custos operacionais: hospitalidade ~R$480/mês (café/bolos/lanches), materiais de limpeza ~R$50/mês, insumos de embalagem/fixação ~R$50/mês; manutenção de ar-condicionado R$600/ano (R$50/mês); entregas esporádicas ~2/mês (R$20 cada).
- Logística: moto pessoal para entregas/visitas; combustível ~R$50/mês; manutenção ~R$420/ano; IPVA pendente (dados a obter).
- Pessoal: transição de colaboradora MEI para CLT (meio período; salário ~R$1.000), necessidade de provisões trabalhistas; equipe reduzida; 70% das vendas realizadas pela proprietária no último mês.
- Franquia: marketing fixo R$300/mês; royalties 7% sobre compras (boletos ~R$800 podendo chegar a R$1.500–R$1.800 em meses com pedido).
- Bancos e meios de pagamento: contas PJ no Cicobi e Nubank; tarifas ~R$50/conta; migração da maquininha Tom para Cipag (Cicobi) por melhores taxas; reativação da conta Cicobi para recebimento.
- Endividamento: Nubank com duas parcelas (R$1.446,66 e R$383,66/mês); intenção de negociar Sicoob (~R$300/mês); empréstimo antigo de R$400/mês no nome da mãe (liquida no fim do ano).
- Governança financeira: ausência de pró-labore; uso eventual do cartão da loja para despesas pessoais; consultoria com reuniões semanais para consolidar fluxo de caixa e indicadores.
## Principais Pontos de Dor
- Controle financeiro inexistente e falta de fechamento diário de caixa: registros manuais sem consolidação por método de pagamento/dia; ausência de reconciliação e de checagem entre vendas, estoque e entradas financeiras.
- Descompasso entre vendas e compras de estoque e margem insuficiente: compras em patamar igual ou superior à receita (ex.: R$12 mil de compras para R$13 mil de receita), levando o CMV a >90%, margem bruta insuficiente e operação no vermelho; necessidade de cobertura de caixa pela outra loja (~R$6–7 mil), sem pró-labore.
- Falta de separação clara de custos entre as duas lojas: rateios informais de aluguel, energia, internet; dificulta apuração de custo real, precificação e metas de rentabilidade.
- Controle impreciso de permutas e retiradas internas: sem classificação contábil e sem reflexo adequado na margem e no fluxo de caixa, distorcendo resultados.
- Política de comissões e metas inexistente: comissões atuais (10% em “aroma” e 2% em difusores/sabonete/refil) sem metas estruturadas; baixa previsibilidade e incentivo.
- Transição trabalhista sem planejamento completo: registro CLT de funcionária sem provisões adequadas; risco de pressão de caixa.
- Endividamento e obrigações fragmentadas: múltiplas parcelas e negociações pendentes (Nubank, Sicoob, empréstimo da mãe) elevam a complexidade e o risco de atraso.
- Mistura de finanças pessoais e empresariais: ausência de pró-labore e uso pontual do cartão da loja para despesas pessoais, afetando a clareza financeira.
- Custos de meios de pagamento e bancários: necessidade de otimização das taxas para proteger a margem.
## Expectativas e Metas
- Implantar processos financeiros e sistema/rotina de gestão: fluxo de caixa diário, fechamento de caixa com conciliação por método, indicadores de CMV e ponto de equilíbrio, precificação e políticas de recebimento/pagamento; avaliar PDV de baixo custo; revisões semanais.
- Equilibrar compras ao nível de vendas e giro: política de reposição baseada em curva ABC, giro, cobertura de estoque e ponto de equilíbrio; meta de reduzir o CMV para ≤70% da receita nos próximos 2–3 meses.
- Separar custos entre lojas: criação de centros de custo e DRE por loja com rateios formais (aluguel, energia, internet), e controle mensal para decisões de preço e margem.
- Formalizar política de permutas e retiradas: autorizações, limites, códigos de lançamento e reporte mensal consolidado com impacto na margem.
- Política de metas, comissões e bonificações: redefinição de alíquotas e metas por produto/canal, redução da dependência das vendas da proprietária e crescimento de receita.
- Regularizar contratação CLT e provisões: cálculo de encargos e criação de provisões para férias, 13º e rescisões.
- Otimizar custos financeiros e meios de pagamento: migração para taxas menores (Cipag/Cicobi), confirmação de recebimentos, redução de tarifas.
- Negociar e planejar dívidas: acordo com Sicoob (~R$300/mês); planejamento dos pagamentos Nubank e do empréstimo de R$400/mês até a quitação.
- Planejar pró-labore escalonado até R$5.000: somente após estabilização do caixa e margens, com pagamento regular por pelo menos três meses sem comprometer a operação.
- Definir cargo e remuneração de Luísa: descrição de funções e salário compatível com a capacidade financeira.
## Outras Informações Relevantes
- Inexistência de inadimplência por não vender a prazo.
- Materiais de escritório: caderno R$15–20 (dura seis meses), canetas; estimativa mensal ~R$50.
- Publicidade atual sem gastos; houve permutas com TV anteriormente.
- Tributação MEI: DAS ~R$85/mês; verificar alvará/bombeiro futuramente.
- Agenda: reuniões semanais e envio de agendas aos sábados; evitar cancelamentos sem remarcação.
## Lista de Tarefas
- [ ] Enviar template/planilha de fluxo de caixa e instruções de fechamento diário. Responsável: Yara/Consultoria. Prazo: até 2026-05-10 (imediato para planilha de dinheiro físico).
- [ ] Luísa iniciar preenchimento diário do caixa em dinheiro, mantendo saldo inicial de R$100 e conciliando entradas/saídas. Responsável: Luísa. Prazo: a partir de 2026-05-08.
- [ ] Consolidar extratos bancários do último mês e anexar comprovantes de cartão/PIX por dia. Responsável: Giovana. Prazo: até 2026-05-12.
- [ ] Mapear vendas por produto (últimos 3 meses) e levantar estoque/custos por item para análise de CMV e curva ABC. Responsáveis: Giovana e Luísa, com apoio da consultoria. Prazo: até 2026-05-15.
- [ ] Definir procedimento de fechamento diário de caixa (checklist, conferência, conciliação). Responsáveis: Yara e Diovana. Prazo: até 2026-05-17.
- [ ] Elaborar política de permutas/retiradas internas (formulário, limites, classificação/códigos). Responsável: Yara. Prazo: até 2026-05-20.
- [ ] Propor 3 opções de sistema de gestão/PDV acessível (custos/funcionalidades). Responsável: Yara. Prazo: até 2026-05-22.
- [ ] Calcular ponto de equilíbrio e CMV com dados consolidados. Responsável: Consultoria. Prazo: até 2026-05-24.
- [ ] Separar custos entre as lojas por centros de custo e implementar rateios formais (aluguel R$3.150, energia R$600, internet R$50 por loja). Responsáveis: Luísa e proprietária. Prazo: iniciar 2026-05-08 e apresentar primeiro DRE em 2026-06-08.
- [ ] Desenhar política de metas/comissões (alíquotas, bonificações, KPIs) com Giovana. Responsáveis: Giovana e proprietária. Prazo: rascunho até 2026-05-22.
- [ ] Formalizar contratação CLT da funcionária e calcular encargos/provisões (FGTS/INSS, férias, 13º, rescisão). Responsáveis: proprietária e financeiro. Prazo: até 2026-05-31.
- [ ] Elaborar orçamento mensal de hospitalidade com teto de R$480 e política de eventos. Responsáveis: Luísa e proprietária. Prazo: 2026-05-20.
- [ ] Plano de pró-labore escalonado (R$2.000 → R$3.500 → R$5.000) condicionado a resultado. Responsáveis: Luísa e proprietária. Prazo: proposta até 2026-05-29.
- [ ] Mapear custos e taxas da maquininha Cipag e comparar com alternativas; confirmar recebimentos na conta Cicobi. Responsável: Luísa. Prazo: 2026-05-18.
- [ ] Negociar com Sicoob parcela ~R$300/mês e apresentar proposta formal; compilar extratos/boletos de Nubank (R$1.446,66 e R$383,66) e franquia (marketing R$300, royalties ~R$800) para análise. Responsável: Giovana. Prazo: próxima semana.
- [ ] Solicitar dados do IPVA da moto (valor e vencimento). Responsável: proprietária. Prazo: até 2026-05-15.
- [ ] Detalhar calendário de manutenção (ar-condicionado 2x/ano) e provisionar R$50/mês. Responsável: Luísa. Prazo: 2026-05-15.
- [ ] Revisar política de entregas para pessoas físicas e registrar frequência real (meta: confirmar se 2/mês se mantém). Responsáveis: equipe de vendas e Luísa. Prazo: 2026-06-08.
- [ ] Agendar próxima reunião semanal para revisão do fluxo e políticas. Responsáveis: Yara e Giovana. Data: 2026-05-15.
## Sugestões de IA
- Implantar fechamento diário de caixa e conciliação por método (dinheiro, cartão, PIX) com anexos digitais de comprovantes e checklist operacional.
- Adotar PDV/gestão de baixo custo para registrar vendas por item, integrar fluxo de caixa e controlar estoque; iniciar piloto de 30 dias.
- Ajustar mix e precificação por SKU, retirando itens com margem negativa, criando combos e focando produtos de maior margem; metas de CMV ≤70% da receita.
- Renegociar compras com franquia/fornecedores (prazos, descontos, calendário de pedidos) para suavizar royalties e reduzir necessidade de capital de giro.
- Implementar centros de custo e DRE por loja, com rateios formais e contratos internos de reembolso; bloquear uso do cartão da loja para despesas pessoais.
- Adotar orçamento mensal por categoria (fixos, variáveis, hospitalidade, manutenção) e rotina de comparação orçamento vs. realizado.
- Migrar integralmente recebimentos para Cicobi/Cipag com taxas menores; monitorar custos por transação e reduzir tarifas.
- Treinar Giovana e Luísa em rotina de registro e auditoria interna leve (amostragem diária), com meta de 100% de comprovantes conciliados por dia.
- Executar ações comerciais de curto prazo de baixo custo para elevar tíquete e receita em meios com menor taxa, reduzindo dependência de subsídios.