ATA DE REUNIÃO – Controle de Fluxo de Caixa e Cobrança de Boletos – Arena Sunset
- Resumo Executivo
Reunião realizada na Arena Sunset em 23/04/2026 com o objetivo de revisar o processo de fluxo de caixa (Padel e Arena Sunset), detalhar despesas e entradas do período de abril, e definir ações para correção de controles do caixa físico e cobrança de boletos. Participantes-chave: Wellington e Arthur (sócio-proprietário). Foram identificadas inconsistências no caixa físico, necessidade de relatórios do bar e ajustes em boletos (inclusões, baixas, cancelamentos e abatimentos). Ficou acordado o suporte para emissão e cobrança de boletos a partir de 30/04/2026 e a atualização das listas de alunos/professores até 27/04/2026. Também se discutiu negociação com bancos para fôlego de caixa e a eliminação de uso de comandas, com reforço de procedimentos de sangria diária e conferência de fechamento.
- Tópicos discutidos:
2.1 Organização e verificação do fluxo de caixa
- Compilação dos extratos (Padel e Arena Sunset) do mês de abril, com foco até 17/04/2026 e consolidação parcial até 22/04/2026.
- Identificação de divergências nas entradas em dinheiro do bar (ex.: vendas em dinheiro somando R$ 1.154 até 22/04/2026 versus saldos e retiradas não conciliadas).
- Reforço do procedimento de sangria diária e fechamento de caixa com meta de manter apenas valor mínimo operacional e depositar excedentes.
2.2 Relatórios e controles do bar
- Solicitação de relatório do sistema do bar com itens vendidos, formas de pagamento e conferência diária para cruzamento com o caixa físico.
- Eliminação definitiva de comandas e auditoria dos registros para identificar falhas operacionais.
- Checagem de dias com saldo negativo e correção de lançamentos com data errada.
2.3 Cobrança, boletos e cadastro de alunos/professores
- Suporte operacional para emissão, baixa, cancelamento e abatimento de boletos; correção de erros anteriores (mais de 30 boletos incorretos).
- Atualização da lista de alunos e professores, incluindo casos de permuta, para emissão correta dos boletos.
- Comunicação individual com alunos para envio de comprovantes e ajuste de duplicidades.
- Planejamento de cobrança concentrada a partir de 30/04/2026; definição de rotinas de conferência e consulta no sistema (consultar/alterar boletos).
- Próximos Passos:
- Wellington consolidará e enviará até 27/04/2026 a lista atualizada de alunos e professores (incluindo permutas), com status de pagamento e comprovantes, seguindo o modelo já acordado.
- Em 30/04/2026, iniciar a emissão e cobrança dos boletos corrigidos, com suporte operacional para abatimentos e cancelamentos conforme necessário.
- Arthur validará os procedimentos de sangria e fechamento de caixa diário, garantindo depósito do excedente e eliminação de comandas até 25/04/2026.
- Emissão de relatório do bar (itens vendidos e formas de pagamento) para cruzamento com o caixa físico, com primeira entrega até 26/04/2026.
- Negociação com bancos para linhas de crédito e reorganização de contas correntes, avaliando migração/encerramento de contas com baixa utilidade e ajuste de recebíveis, com plano preliminar até 03/05/2026.
- Finalização do processo de fluxo de caixa da semana seguinte e apoio na cobrança de boletos ao longo de 30/04/2026 a 03/05/2026.
Lista de Responsáveis e Ações
- Wellington: Atualizar e enviar a lista de alunos e professores (incluindo permutas e comprovantes) seguindo o modelo padrão, garantindo consistência para emissão de boletos.
- Arthur: Implementar e validar os procedimentos de sangria diária, eliminar comandas e assegurar fechamento correto do caixa físico com depósito do excedente.
- Equipe Financeira (suporte): Preparar e executar a emissão, baixa, cancelamento e abatimento de boletos, além de comunicar individualmente os alunos para envio de comprovantes e correção de duplicidades.
- Responsável pelo Bar (operacional): Emitir relatório detalhado de vendas por item e forma de pagamento, diariamente, e ajustar processos para evitar inconsistências no caixa físico.
- Sócio-proprietário (Arthur) e Consultoria Financeira: Estruturar proposta de negociação com bancos, avaliar contas correntes e recebíveis, e definir cronograma de implementação.
Responsável Ação a ser desempenhada Prazo
Wellington Enviar lista atualizada de alunos/professores com status de pagamento e permutas, conforme modelo acordado 27/04/2026
Arthur Implementar sangria diária, eliminar comandas e validar o fechamento correto do caixa físico 25/04/2026
Equipe Financeira (suporte) Emitir e corrigir boletos (baixa/cancelamento/abatimento) e comunicar alunos para comprovantes 30/04/2026
Responsável pelo Bar Gerar relatório diário de vendas e formas de pagamento; ajustar controles do caixa 26/04/2026
Arthur e Consultoria Financeira Plano preliminar de negociação com bancos e reorganização de contas e recebíveis 03/05/2026
Este modelo é adaptável dependendo do tema e do foco de cada reunião, contendo sempre os seguintes