Levantamento Kpis

Resumo Executivo

1. Objetivo: Levantar e padronizar indicadores comerciais (faturamento mensal, ticket médio, taxa de conversão, fluxo de caixa) para estruturar metas e estratégias de vendas e fidelização da ImagineFestas.
2. Principais tópicos:
3. Mapeamento dos controles existentes (CRM desde fevereiro; registros manuais anteriores).
4. Coleta de histórico de faturamento dos últimos três anos.
5. Definição e acompanhamento de taxa de conversão diária/ semanal.
6. Cálculo de ticket médio e relação faturamento x recebimento (desencaixe).
7. Planejamento de prospecção ativa com base em sazonalidade e aniversários (fidelização e vouchers).
8. Decisões estratégicas:
9. Implantação de planilha de conversão e consolidação no CRM.
10. Adoção de estratégia de contato antecipado (3 meses) com base no histórico.
11. Avaliação de meios de recebimento para reduzir desencaixe (considerar cartão/crédito).
12. Criação de programa de fidelidade com incentivos escalonados conforme antecedência.

Tópicos Discutidos

1. Controles e CRM atuais
2. CRM em uso desde fevereiro com dados de cliente, status de fechamento, tema, itens (brinquedos/descartáveis).
3. Registros dos dois anos anteriores são manuais (agenda).
4. Necessidade de padronização e migração de dados legados para planilha/CRM.
5. Indicadores financeiros e gerenciais
6. Coleta de histórico mensal de faturamento (apenas valores por mês) dos últimos três anos.
7. Análise de sazonalidade e curva ABC por cliente.
8. Distinção entre faturamento (gerencial) e recebimento (fluxo de caixa).
9. Exemplo de ponto de equilíbrio em recebimento (R$ 10.000,00) e média de desencaixe estimada em 20% entre faturamento e recebimento.
10. Ticket médio e capacidade operacional
11. Estimativa atual: ~21 festas/mês e ticket médio aproximado de R$ 571–R$ 572.
12. Meta hipotética para receber R$ 16.000,00/mês requer faturar ~R$ 20.000,00 (considerando 20% de desencaixe) e realizar ~35 festas/mês.
13. Avaliar capacidade de atendimento e eventual necessidade de contratação.
14. Taxa de conversão e funil de vendas
15. Necessidade de mensurar diariamente convertidos vs. não convertidos e valor vendido (gerencial).
16. Simulações de meta de contatos com diferentes taxas de conversão (30% vs. 70%).
17. Prospeção ativa para atingir volume de leads suficiente.
18. Estratégia comercial e fidelização
19. Contato antecipado com base nos aniversários futuros (3 meses antes).
20. Programa de fidelidade com descontos por antecedência:
21. Sem desconto para festas muito próximas (mês atual).
22. ~5% à vista para festas no mês seguinte.
23. ~10% à vista ou parcelado para 2–3 meses de antecedência (ajustar margem).
24. Possibilidade de usar vouchers e campanhas específicas.
25. Formas de pagamento e recebimento
26. Parcelações atuais em 2–3 vezes via crediário próprio.
27. Avaliar adoção de cartão de crédito/antecipação para aliviar o caixa.
28. Política de última parcela sempre no mês da festa mantida.

Próximos Passos

1. Lilian: Enviar histórico mensal de faturamento (valores por mês) dos últimos três anos. Prazo: 2026-05-29.
2. Lilian: Anexar fotos dos registros manuais (agenda) do ano passado até a data atual no sistema. Prazo: 2026-05-29.
3. Lilian: Disponibilizar export do CRM para revisão de campos e possível inclusão do contador de entradas/ conversões. Prazo: 2026-05-29.
4. Gabriel: Enviar planilha de controle de conversão (diária/semanal) no grupo e disponibilizar no sistema. Prazo: 2026-05-25.
5. Lilian: Preencher diariamente a planilha de conversão (converter/não converter/valor gerencial) e anexar semanalmente no sistema. Início: 2026-05-26; anexos semanais toda sexta-feira (primeiro envio em 2026-05-29).
6. Gabriel: Analisar CRM e dados enviados; propor ajustes de campos e integração da ferramenta de conversão ao CRM. Prazo: 2026-05-31.
7. Financeiro (com Lilian): Levantar fluxo de caixa, ponto de equilíbrio e medir desencaixe percentual real. Prazo: 2026-06-03.
8. Gabriel: Apresentar diagnóstico de ticket médio, taxa de conversão e metas (festas/mês; faturamento; recebimento). Prazo: 2026-06-05.
9. Gabriel e Marketing: Desenhar campanha de fidelidade (descontos por antecedência e vouchers) e cronograma de prospecção (junho–setembro). Prazo: 2026-06-07.
10. Lilian: Iniciar contato com clientes com aniversários previstos para julho, agosto e setembro, seguindo política de descontos por antecedência. Início: 2026-06-01.

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Envio de histórico de faturamento (Lilian) até 2026-05-29.
3. Upload de fotos dos registros manuais (Lilian) até 2026-05-29.
4. Envio e disponibilização da planilha de conversão (Gabriel) em 2026-05-25.
5. Preenchimento diário e anexos semanais da planilha (Lilian) a partir de 2026-05-26.
6. Levantamento do fluxo de caixa e ponto de equilíbrio (Financeiro + Lilian) até 2026-06-03.
7. Revisão do CRM e integração de contador/ conversão (Gabriel) até 2026-05-31.
8. Proposta de campanha de fidelidade e prospecção (Gabriel + Marketing) até 2026-06-07.
9. Decisões Chave:
10. Consolidar indicadores: ticket médio, taxa de conversão, ponto de equilíbrio e desencaixe.
11. Trabalhar prospecção com antecedência de três meses baseada em aniversários e clientes históricos.
12. Manter última parcela no mês da festa; avaliar adoção de cartão para antecipação de recebíveis.
13. Implementar programa de fidelidade com descontos escalonados por antecedência.
14. Migrar/estruturar dados antigos para planilha/CRM e incluir ferramenta de conversão.

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 2026-05-25 – Abertura e alinhamento
2. Conversa informal inicial; confirmação do objetivo da reunião: entender controles e indicadores comerciais.
3. Reforço da necessidade de analisar sazonalidade e curva ABC.
4. Decisão de levantar histórico mensal de faturamento dos últimos três anos.
5. 2026-05-25 – Estado atual dos registros
6. CRM ativo desde fevereiro com dados de cliente e itens contratados; anos anteriores em agenda manual.
7. Orientação: enviar fotos dos registros manuais; se necessário, transcrever em Excel com campos mínimos (nome, data, festa/tamanho/produto, valor).
8. 2026-05-25 – Fluxo de caixa e gerencial
9. Distinção entre recebimento (financeiro) e faturamento (gerencial); ponto de equilíbrio exemplificado em R$ 10.000,00.
10. Discussão sobre desencaixe estimado de 20% e impacto de parcelamentos no caixa.
11. 2026-05-25 – Ticket médio e metas
12. Estimativa de 21 clientes/mês gera ticket médio ~R$ 571–572.
13. Meta ilustrativa: faturar R$ 20.000,00 para receber ~R$ 16.000,00; exigiria ~35 festas/mês.
14. Avaliação da capacidade operacional e potencial necessidade de contratação.
15. 2026-05-25 – Taxa de conversão e funil
16. Definição de ferramenta de acompanhamento diário: número de convertidos, não convertidos e valor de venda (gerencial).
17. Simulações: com 30% de conversão, demandaria ~117 contatos para 35 festas; com 70%, demanda menor.
18. Diretriz: prospecção ativa e captação de leads via marketing para suprir volume.
19. 2026-05-25 – Estratégia de fidelização e sazonalidade
20. Foco em aniversários de 1–3 anos (maior volume), com alguns eventos adultos (30/40 anos) variando por mês.
21. Plano: contato 3 meses antes; descontos condicionados à antecedência (0% no mês atual; ~5% no mês seguinte; ~10% em 2–3 meses).
22. Possibilidade de vouchers e registro sistemático no CRM.
23. 2026-05-25 – Operacionalização
24. Lilian questiona sobre a periodicidade de anexos: decidido anexar semanalmente, registrar diariamente.
25. Gabriel enviará a planilha no grupo e no sistema; possível integração do contador de entradas ao CRM.