ATA DE REUNIÃO – Organização Comercial e Implantação de Controle de Vendas (Óptica JP e Filhos)

Resumo Executivo

Objetivo: Alinhar a implantação de controles comerciais na Óptica JP e Filhos, com foco em registro de vendas gerenciais, levantamento de indicadores (KPIs) e preparação para definição de metas comerciais.

Principais tópicos: ausência de sistema de gestão com registro por cliente/produto; necessidade de medir ticket médio, volume de vendas e taxa de conversão; utilização de ferramenta simples diária para acompanhamento; consolidação de faturamento histórico para análise de sazonalidade; treinamento/uso do sistema de emissão de notas; integração futura com marketing e parcerias de indicação.

Decisões estratégicas: iniciar imediatamente o preenchimento da ferramenta diária de vendas; levantar e enviar histórico de faturamento mensal desde janeiro de 2023; solicitar/viabilizar treinamento do sistema de notas para cadastro de clientes, produtos e controle de estoque; enviar metas atuais (ouro/prata/bronze) para avaliação.

Tópicos Discutidos

1. Controle Comercial e KPIs
2. Situação atual: registros financeiros em livro caixa (entradas por dinheiro/cartão/PIX) sem controle de estoque, vendas por cliente/produto e sem cálculo de ticket médio.
3. Necessidade: levantar KPIs de curva ABC de clientes e produtos, principais fornecedores, histórico de mercadorias e estoque.
4. Diretriz: priorizar “gerencial comercial” (valor total da venda no ato, independentemente do parcelamento) para metas; financeiro permanece com visão de recebimentos parcelados.
5. Observação: reconhecer desencaixe entre faturamento e recebimento ao projetar metas.
6. Ferramenta Diária de Vendas (ticket médio e conversão)
7. Conteúdo: registro diário de número de vendas, não convertidos, faturamento do dia; cálculo automático de ticket médio e taxa de conversão; consolidação semanal/mensal.
8. Aplicação: contabilizar vendas no momento da venda (não na entrega); registrar valor total da venda mesmo se parcelada.
9. Finalidade: projetar metas de atendimento mensal com base em ticket médio e conversão; base para planejamento comercial com marketing e parcerias.
10. Histórico de Faturamento e Sazonalidade
11. Solicitação: envio dos valores mensais de faturamento desde janeiro de 2023 (apenas valor por mês).
12. Entrega de ferramenta Excel: planilha para lançar faturamento mensal, gerar gráficos de sazonalidade, variação mês a mês e comparação com mesmo mês do ano anterior.
13. Sistema de Gestão/Notas e Estoque
14. Situação: sistema de notas pouco utilizado e sem treinamento; processos obsoletos e dependência de escritório anterior.
15. Encaminhamento: contatar suporte do sistema para treinamento (cadastro de produtos/clientes, registro de vendas por produto, saídas e controle de estoque); avaliar custo/benefício e alternativa de emissão direta no portal quando aplicável.
16. Metas Comerciais
17. Prática atual: metas categorizadas (ouro/prata/bronze) com acompanhamento manual.
18. Encaminhamento: enviar valores e critérios atuais para análise e possível aprimoramento.
19. Dúvidas de Excel
20. Problema: dificuldade em gerenciar arquivos mensais (abril/maio), perda de referência ao alternar planilhas.
21. Suporte: orientação solicitada via vídeo/compartilhamento para diagnóstico e instrução de organização de arquivos e abas.

Próximos Passos

1. Enviar ferramenta diária de vendas (responsável: Consultor; prazo: 2026-05-25).
2. Cláudia iniciar preenchimento diário da ferramenta (responsável: Cláudia; início: 2026-05-25; uso contínuo diário).
3. Enviar planilha Excel de faturamento mensal para sazonalidade (responsável: Consultor; prazo: 2026-05-25).
4. Cláudia preencher faturamento mensal desde 2023-01 e enviar ao consultor (responsável: Cláudia; prazo: 2026-05-29).
5. Contatar suporte do sistema de notas e agendar treinamento (responsável: Cláudia; prazo: 2026-06-07).
6. Enviar estrutura de metas (ouro/prata/bronze) e valores atuais (responsável: Cláudia; prazo: 2026-05-29).
7. Gravar vídeo demonstrando a dificuldade no Excel e enviar para diagnóstico (responsável: Cláudia; prazo: 2026-05-27).
8. Avaliar, com base nos dados consolidados, ponto de equilíbrio, metas e necessidade de ações de marketing/parcerias (responsável: Consultor; prazo: após recebimento dos dados, até 2026-06-03).

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Implantar ferramenta diária de vendas com registro de conversões e não conversões.
3. Consolidar histórico de faturamento mensal (desde 2023-01) em Excel.
4. Agendar e realizar treinamento do sistema para cadastro e controle por cliente/produto/estoque.
5. Enviar metas atuais (ouro/prata/bronze) para revisão.
6. Diagnosticar e corrigir fluxo de arquivos/abas no Excel via vídeo demonstrativo.
7. Decisões Chave:
8. Utilizar visão gerencial de faturamento (valor total da venda) para metas comerciais.
9. Medir diariamente ticket médio e taxa de conversão para projetar metas mensais.
10. Estruturar integração com marketing e parcerias de indicação após definição de metas baseadas nos KPIs.
11. Priorizar adoção efetiva do sistema existente com suporte/treinamento.

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 2026-05-25 – Contexto e objetivo da reunião
2. Apresentações e verificação de áudio; definição de reunião breve focada em KPIs e registros em sistema.
3. Reafirmada necessidade de dados para decisões comerciais.
4. 2026-05-25 – Diagnóstico de controles atuais
5. Cláudia informa controle manual em livro caixa (entradas por meios de pagamento), sem estoque ou vendas por cliente/produto; não calcula ticket médio.
6. Consultor distingue financeiro (recebimento) de gerencial comercial (faturamento no ato), validando que para o comercial o registro do valor total é aceitável.
7. 2026-05-25 – Desencaixe e metas comerciais
8. Explicado desencaixe entre faturamento e recebimentos parcelados; exemplo de meta baseada em faturamento incluindo desencaixe.
9. Necessidade de medir ticket médio, volume de vendas e número de clientes para projeção de metas.
10. 2026-05-25 – Ferramenta diária de vendas
11. Apresentada ferramenta simples: registrar vendas, não convertidos e valor diário; calcular ticket médio e taxa de conversão.
12. Esclarecido que a venda é registrada no momento da compra; parcelamentos entram como valor total.
13. 2026-05-25 – Consolidação e uso dos dados
14. Com base no ticket médio e conversão, estimar número de clientes necessários por mês para atingir metas; integração com marketing e parcerias de indicação (voucher por indicação) para alimentar o funil.
15. 2026-05-25 – Sistema e estoque
16. Orientação para usar o sistema de notas: cadastrar produtos, clientes e controlar entradas/saídas; buscar treinamento com suporte.
17. Considerar custo/benefício e alternativas de emissão quando necessário.
18. 2026-05-25 – Histórico de faturamento e Excel
19. Solicitação de envio dos valores mensais desde 2023-01; consultor fornecerá planilha com gráficos de sazonalidade e variações.
20. Cláudia relata dificuldades com arquivos/abas de abril/maio; acordado envio de vídeo para suporte.
21. 2026-05-25 – Metas atuais e encerramento
22. Solicitação de valores e critérios das metas (ouro/prata/bronze) para avaliação.
23. Compromissos: envio das ferramentas pelo consultor e execução das tarefas pela Cláudia.