Financeiro

Ata de Reunião - Consultoria Financeira e Fluxo de Caixa

Sumário

1. Objetivo da Reunião
2. Itens de Ação e Tarefas
3. Decisões-Chave
4. Pontos de Dor e Soluções Propostas
5. Próximos Passos e Ações
6. Conclusão

1. Objetivo da Reunião

A reunião teve como objetivo aprimorar os processos de controle financeiro da empresa, com foco no fluxo de caixa, conciliação bancária e classificação de despesas. Discutiram-se práticas de controle diário e ações específicas para melhorar a transparência nas finanças da empresa e garantir que os lançamentos estejam precisos e bem classificados.

2. Itens de Ação e Tarefas

1. @Speaker 4: Incluir mês e ano no item referido (“legênero”).
2. Prazo: Sem data de entrega mencionada.
3. @Speaker 1: Confirmar com "ela" se haverá o leiturão hoje (2026-05-04) e definir horário (11:30 ou 15:30).
4. Prazo: 2026-05-04.
5. @Jaque (Mega Variedades): Enviar relatório detalhado que vincule entradas de dinheiro físico aos pagamentos efetuados.
6. Prazo: Sem data de entrega mencionada.
7. @Jaque (Mega Variedades): Especificar quais pagamentos foram realizados pela matriz no relatório.
8. Prazo: Sem data de entrega mencionada.
9. @Speaker 4: Contatar "ela" (relacionada à farmácia da Jô) para resposta.
10. Prazo: Sem data de entrega mencionada.
11. @Speaker 3: Encerrar a chamada após 20-25 minutos de espera.
12. Prazo: Aplicar ao contexto atual da chamada em 2026-05-04.
13. @Speaker 4: Subir/colocar a gravação feita pelo "Cláudio" no local designado.
14. Prazo: Sem data de entrega mencionada.
15. @Responsáveis (meninas): Informar quantidade de alunos matriculados por categoria.
16. Prazo: Sem data mencionada.
17. @Equipe Financeira (Yara e empresa): Validar valores anuais exatos de IPTU e alvará.
18. Prazo: Sem data mencionada.
19. @Yara: Solicitar documentos e extratos, iniciar organização financeira na ferramenta.
20. Prazo: Sem data específica mencionada.
21. @Camila: Tirar foto do registro de caixa (caderno) de sábado e enviar no grupo.
22. Prazo: Sem data específica mencionada.
23. @Yara: Enviar a ferramenta de reporte financeiro à equipe.
24. Prazo: Sem data específica mencionada.
25. @Equipe (Camille, Camila, Andressa, Marta, Cleiton): Preencher e enviar a ferramenta diariamente ao final do dia.
26. Prazo: Início imediato após recebimento.
27. @Yara: Coletar extratos bancários e controles de caixa físico; tabular e confrontar dados para apurar resultado.
28. Prazo: Sem data específica mencionada.

3. Decisões-Chave

1. Não coletar BC de cliente nem itens de estoque para a farmácia da Jô: Decisão tomada devido à coleta já realizada por Eric e a existência de relatório.
2. Não remarcar mais nada com “ela” nesta semana (2026-05-04 a 2026-05-10): A decisão foi tomada devido ao no-show e conflito de agenda (“dança”).
3. Aguardar 20-25 minutos totais antes de encerrar a chamada sem enviar mensagens: Decisão do Speaker 3 sobre o procedimento para chamada.
4. Preferir que Speaker 3 apresente para evitar perdas de foco de Speaker 4: Foi decidido que Speaker 3 deve ser o responsável pela apresentação devido a dificuldades de foco por parte de Speaker 4.
5. Estruturar conteúdos financeiros com título por mês e, após o terceiro mês, focar mais nas políticas: A estrutura proposta por Edson foi adotada para o planejamento gradual por fases.
6. Realizar reuniões semanais de 1 hora ao longo do primeiro mês: Alinhamento contínuo para levantamento de fluxo de caixa e endividamento.
7. Fixar custo médio mensal com fornecedores em R$ 15.000 para a projeção: A média de fornecedores foi acordada por todos os participantes.
8. Considerar R$ 50,00 para material de expediente e R$ 50,00 para material de limpeza como parâmetros de trabalho: Esses valores foram definidos com base na prática atual e estimativa do time.
9. Fixar média de R$ 300,00 para energia elétrica: Este valor foi decidido como intermediário entre os picos de verão (R$ 350,00) e a média normal (R$ 230,00).
10. Registrar INSS de prolabore em R$ 178,00 por sócia, total R$ 356,00 mensais: O valor do INSS foi confirmado para ambas as sócias.
11. Classificar compras via cartão vinculadas a insumos no CMV em vez de duplicar em despesas: Foi decidido que a alocação contábil deve ser corrigida, classificando as compras no CMV.
12. Utilizar faturamento R$ 25.000, CMV R$ 15.000, despesas fixas R$ 3.696, impostos R$ 600, prolabore R$ 5.000 e despesas bancárias R$ 150 para apurar resultado operacional: Esses números foram consolidados para calcular o resultado operacional.
13. Toda retirada e pagamento em espécie deve ser registrado imediatamente para manter a integridade do controle de caixa: Decisão tomada para garantir que o controle de caixa seja preciso e transparente.
14. Adotar envio diário de informações via ferramenta para validação do fluxo financeiro: A necessidade de enviar dados diariamente foi acordada para confirmar a precisão dos lançamentos.

4. Pontos de Dor e Soluções Propostas

Conciliar Fluxos Bancários e Caixa com Divergências

1. Problema: Pequenas diferenças de centavos e entradas híbridas (PIX no boleto) dificultam a conciliação precisa.
2. Solução Proposta: Implementar checklist diário e semanal de conciliação. Utilização de um plano de contas simplificado e controle de comprovantes.

Falta de Controle Consistente do Cofre e Caixa Físico

1. Problema: A mistura de fundos e a falta de controle do cofre e caixa físico comprometem a precisão dos registros financeiros.
2. Solução Proposta: Manter o fundo de caixa fixo e controlar o cofre separadamente, implementando um processo de lançamento detalhado e rastreável.

Dificuldade na Transferência Manual entre Bancos

1. Problema: As transferências manuais entre os bancos (Banrisul, Stone, Cicred, Cressol) estão gerando confusão e aumentam o risco de erros.
2. Solução Proposta: Centralizar os recebimentos e transferências automáticas para simplificar o processo e evitar erros de lançamento.

5. Próximos Passos e Ações

1. @Yara: Solicitar documentos e extratos bancários, iniciar a organização financeira na ferramenta.
2. Prazo: Imediato
3. @Yara: Enviar a ferramenta de reporte financeiro à equipe.
4. Prazo: Imediato
5. @Equipe (Camille, Camila, Andressa, Marta, Cleiton): Preencher e enviar a ferramenta diariamente ao final do dia.
6. Prazo: Início imediato após recebimento
7. @Yara: Coletar extratos bancários e controles de caixa físico; tabular e confrontar dados para apurar resultado.
8. Prazo: Sem data específica mencionada
9. @Jaque (Mega Variedades): Enviar relatório detalhado que vincule entradas de dinheiro físico aos pagamentos efetuados.
10. Prazo: Sem data de entrega mencionada
11. @Jaque (Mega Variedades): Especificar quais pagamentos foram realizados pela matriz no relatório.
12. Prazo: Sem data de entrega mencionada

6. Conclusão

A reunião focou na implementação de um controle financeiro mais organizado e eficiente, com a padronização das categorias de despesas e receitas, além do estabelecimento de uma rotina diária de lançamento e conferência de fluxo de caixa. A consultoria continuará oferecendo apoio contínuo para garantir que as soluções propostas sejam aplicadas corretamente e com eficiência.

Este relatório resume as decisões, ações e responsabilidades atribuídas, visando otimizar o controle financeiro e garantir a transparência nas operações financeiras da empresa.