Ata de Reunião - Consultoria Financeira e Fluxo de Caixa
Sumário
- Objetivo da Reunião
- Itens de Ação e Tarefas
- Decisões-Chave
- Pontos de Dor e Soluções Propostas
- Próximos Passos e Ações
- Conclusão
1. Objetivo da Reunião
A reunião teve como objetivo alinhar as práticas de controle financeiro da empresa, com foco no fluxo de caixa, conciliação bancária e a classificação de despesas e receitas. Também foram discutidas as ações necessárias para otimizar a gestão financeira e garantir o crescimento sustentável da empresa. A consultoria buscou estabelecer uma rotina clara e eficiente para o controle diário e mensal, com apoio contínuo para melhorar a precisão e a organização financeira.
2. Itens de Ação e Tarefas
- @Yara: Consolidar a categoria e estimativa anual para “brindes/comemorações internas” com base em datas indicadas e histórico.
- Prazo: Sem data definida.
- @Equipe (não especificado): Ajustar a mensalidade média na projeção considerando a distribuição real de planos (faixas R$ 160 a R$ 420).
- Prazo: Sem prazo específico.
- @Equipe (não especificado): Separar e enviar a Yara a lista de alunos por plano.
- Prazo: Sem data definida.
- @Yara: Coletar extratos bancários e iniciar tabulação na ferramenta dedicada.
- Prazo: Sem data definida.
- @Equipe (não especificado): Alimentar diariamente a planilha de controle de caixa usada pela consultoria.
- Prazo: Sem data definida.
- @Yara: Enviar lista de documentos necessários para a próxima reunião ao final da reunião de hoje (2026-05-04).
- Prazo: 2026-05-04.
- @Equipe (Marcela ou Cíntia): Providenciar os documentos solicitados por Yara para início do preenchimento.
- Prazo: Sem data definida.
- @Marcela ou @Cíntia: Enviar a ferramenta de controle para Yara ainda hoje (2026-05-04).
- Prazo: 2026-05-04.
- @Yara: Conduzir reuniões semanais e tabular o financeiro.
- Prazo: Início a partir de 2026-05-04; recorrente semanal.
3. Decisões-Chave
- Foco no Simples Nacional: Considerar o Simples Nacional como principal carga tributária no momento, com o INSS tratado posteriormente.
- Racional: Organização da apuração tributária por etapas.
- Projeção de Remuneração: Registrar por sócia um total mensal aproximado de R$ 6.100 (comissão + pró-labore) nas projeções internas.
- Racional: Refletir a prática atual de remuneração.
- Ajuste na Folha de Pagamento: Ajustar a projeção da folha de R$ 20 mil para R$ 10 mil, isolando comissões das sócias e mantendo pró-labore agregado em ~R$ 12 mil (duas sócias).
- Racional: Separar corretamente a natureza das despesas.
- Base de Projeção de Receita: Utilizar uma base projetada de R$ 210 por mensalidade e 220 alunos para o cálculo inicial.
- Racional: Ponto de partida validado em reunião.
- Reclassificação de Despesas: Remover honorários advocatícios e considerar apenas honorários contábeis.
- Racional: Correção na categorização de despesas recorrentes.
- Classificação de Compras Recorrentes: Classificar compras recorrentes de itens pequenos (ex.: bolas) como “bens de pequeno valor” com média mensal de R$ 900.
- Racional: Refletir padrões reais de reposição e manutenção leve.
- Envio de Controle de Caixa: Enviar controle de caixa diariamente apenas nos dias com entradas de dinheiro.
- Racional: Eficiência operacional e foco em registros relevantes.
4. Pontos de Dor e Soluções Propostas
Dificuldade na Classificação de Despesas e Receitas
- Problema: Incertezas na classificação de despesas, especialmente entre fornecedores e contas não mercadorias.
- Impacto: Relatórios inconsistentes, dificuldade em identificar custos por centro de despesa.
- Solução Proposta: Criar uma tabela de categorias e regras de classificação, estabelecendo diretrizes claras para o preenchimento e organização dos lançamentos financeiros.
Falta de Controle Consistente do Cofre e Caixa Físico
- Problema: A mistura de fundos e a falta de controle do cofre e caixa físico comprometem a precisão dos registros financeiros.
- Impacto: Quebra de caixa e inconformidades nos registros financeiros.
- Solução Proposta: Manter o fundo de caixa fixo e controlar o cofre separadamente, implementando um processo de lançamento detalhado e rastreável.
Dificuldade na Transferência Manual entre Bancos
- Problema: As transferências manuais entre os bancos estão gerando confusão e aumentam o risco de erros.
- Impacto: Dificuldade na reconciliação e falta de clareza no fluxo financeiro.
- Solução Proposta: Centralizar os recebimentos e transferências automáticas para simplificar o processo e evitar erros de lançamento.
5. Próximos Passos e Ações
- @Yara: Consolidar a categoria e estimativa anual para “brindes/comemorações internas” com base em datas indicadas e histórico.
- Prazo: Sem data definida.
- @Equipe (não especificado): Ajustar a mensalidade média na projeção considerando a distribuição real de planos (faixas R$ 160 a R$ 420).
- Prazo: Sem prazo específico.
- @Equipe (não especificado): Separar e enviar a Yara a lista de alunos por plano.
- Prazo: Sem data definida.
- @Yara: Coletar extratos bancários e iniciar tabulação na ferramenta dedicada.
- Prazo: Sem data definida.
- @Equipe (não especificado): Alimentar diariamente a planilha de controle de caixa usada pela consultoria.
- Prazo: Sem data definida.
- @Yara: Enviar lista de documentos necessários para a próxima reunião ao final da reunião de hoje (2026-05-04).
- Prazo: 2026-05-04.
- @Equipe (Marcela ou Cíntia): Providenciar os documentos solicitados por Yara para início do preenchimento.
- Prazo: Sem data definida.
- @Marcela ou @Cíntia: Enviar a ferramenta de controle para Yara ainda hoje (2026-05-04).
- Prazo: 2026-05-04.
- @Yara: Conduzir reuniões semanais e tabular o financeiro.
- Prazo: Início a partir de 2026-05-04; recorrente semanal.
6. Conclusão
A reunião focou na implementação de um controle financeiro mais organizado, com a definição clara de categorias de receitas e despesas, e o estabelecimento de uma rotina consistente de conciliação bancária e controle de caixa físico. A consultoria continuará oferecendo suporte contínuo à equipe para garantir que todas as ações e melhorias propostas sejam aplicadas corretamente.
Este relatório resume as decisões, ações a serem tomadas e as responsabilidades atribuídas, visando otimizar o controle financeiro e garantir a transparência nas operações financeiras da empresa.