Ata de Reunião - Consultoria Financeira e Controle de Fluxo de Caixa
Sumário
- Objetivo da Reunião
- Itens de Ação e Tarefas
- Decisões-Chave
- Pontos de Dor e Soluções Propostas
- Próximos Passos e Ações
- Conclusão
1. Objetivo da Reunião
A reunião teve como foco organizar e padronizar os processos financeiros da empresa, com a implementação de uma rotina diária de controle do fluxo de caixa e conciliação bancária. Além disso, foram discutidas ações para melhorar a classificação de despesas e a separação do controle financeiro de outros processos da empresa.
2. Itens de Ação e Tarefas
- @Responsável não identificado: Solicitar e enviar o extrato bancário do dia anterior à responsável.
- Prazo: Imediato
- @Speaker 4: Enviar foto do extrato do Banrisul no grupo.
- Prazo: Imediato
- @Speaker 4: Solicitar ao banco detalhes do débito de juros/contrato rotativo e obter a ficha razão.
- Prazo: 2026-05-05
- @Speaker 4: Enviar o saldo do banco Cresol (R$ 433,61) com evidência (foto), já que o extrato não é baixável.
- Prazo: Imediato
- @Speaker 5: Registrar o último saldo do Banrisul em R$ 1.507,75.
- Prazo: Imediato
- @Equipe (meninas): Registrar diariamente todas as entradas e saídas em dinheiro e cheque no caixa da loja e cofre.
- Prazo: Diário, iniciando em 2026-05-05
- @Speaker 5: Consultar Cleito/Cleitinho e definir procedimento para registrar o cofre na planilha (classificação e movimentações).
- Prazo: Imediato
- @Equipe (meninas): Enviar diariamente, ao final do dia, os extratos dos três bancos no grupo.
- Prazo: Diário, a partir de 2026-05-05
- @Equipe (meninas): Informar/confirmar a natureza de despesas não evidentes no extrato (ex.: Corsan, internet) para classificação correta.
- Prazo: Contínuo, conforme ocorrências
- @Equipe (meninas): Contatar a responsável em caso de dúvidas sobre alocação e preenchimento.
- Prazo: Imediato
- @Speaker 4: Informar quando não houver alterações de valores em Banrisul e Cresol (“demais sem alterações; manter mesmo saldo”).
- Prazo: Imediato
- @Speaker 5: Preencher controles com base nas informações recebidas.
- Prazo: Imediato
- @Speaker 5: Confirmar e enviar orientações sobre o controle do cofre e forma de pagamento até o final da tarde de 2026-05-05.
- Prazo: 2026-05-05
- @Speaker 6: Acrescentar aba na planilha para o dinheiro guardado na empresa (fora do caixa).
- Prazo: Imediato
- @Speaker 5: Ajustar a planilha e retornar até o final da tarde de 2026-05-05 com a versão ajustada.
- Prazo: 2026-05-05
- @Speaker 5: Chamar a equipe após concluir os ajustes do controle do cofre ainda em 2026-05-05.
- Prazo: 2026-05-05
3. Decisões-Chave
- Preenchimento do Fluxo de Caixa: Iniciar o preenchimento a partir do saldo inicial com estrutura de créditos e débitos, permitindo a reconciliação de valores e garantindo a precisão dos registros financeiros.
- Cortes Diários: Encerrar o preenchimento do dia 4 e iniciar novo controle no dia 5, organizando os lançamentos por cortes diários.
- Preenchimento do Dia 5: Adiar o preenchimento do dia 5 até que o movimento do dia esteja completo para evitar divergências por lançamentos parciais.
- Classificação de Pagamentos e Despesas: Classificar despesas não relacionadas a fornecedores como “outros pagamentos” (ex.: água, internet) e não como mercadorias, garantindo transparência sobre a origem e destino do dinheiro.
- Controle do Cofre: Manter R$ 300,00 como fundo de caixa e controlar separadamente o “caixa-cofre” com R$ 6.792,92, evitando a mistura de recursos e garantindo rastreabilidade de pagamentos em espécie.
- Registro de Pagamentos: Registrar individualmente cada pagamento de funcionário com identificação nominal e valor, garantindo a conformidade e o detalhamento das movimentações financeiras.
- Envio Diário dos Extratos: Enviar extratos bancários diariamente para garantir a atualização contínua do fluxo financeiro e facilitar o controle financeiro.
- Controle Separado de Cofre: Manter o controle separado do cofre e registrar todas as movimentações em uma aba específica na planilha.
4. Pontos de Dor e Soluções Propostas
Dificuldade na Classificação de Despesas e Receitas
- Problema: Há incertezas na classificação de despesas, especialmente entre fornecedores e contas não mercadorias (ex.: água, internet).
- Solução Proposta: Criar uma tabela de categorias e regras de classificação, estabelecendo diretrizes claras para o preenchimento e organização dos lançamentos financeiros.
Falta de Controle Consistente do Cofre e Caixa Físico
- Problema: A mistura de fundos e a falta de controle do cofre e caixa físico comprometem a precisão dos registros financeiros.
- Solução Proposta: Manter o fundo de caixa fixo e controlar o cofre separadamente, implementando um processo de lançamento detalhado e rastreável.
5. Próximos Passos e Ações
- @Yara/Kátia: Enviar extratos bancários de Cicred e Cressol para o grupo no dia da reunião.
- Prazo: 05/05/2026
- @Yara/Kátia: Realizar o fechamento diário do caixa e registrar as entradas/saídas de dinheiro, moedas e cheques.
- Prazo: Diário, a partir de 05/05/2026
- @Yara/Kátia: Solicitar informações sobre os limites de crédito e juros rotativos dos bancos Cicred/Cressol.
- Prazo: Antes da próxima reunião
- @Consultora/Equipe (inclui Clayton): Corrigir as fórmulas na planilha para eliminar a divergência no saldo de 04/05/2026 e garantir consistência nos relatórios.
- Prazo: 06/05/2026
- @Consultora e Yara/Kátia: Padronizar a classificação de despesas e receitas para facilitar a análise financeira.
- Prazo: Imediatamente, aplicando aos lançamentos de 04/05/2026
- @Consultora e Yara/Kátia: Agendar a próxima reunião para incluir os lançamentos do dia 05/05/2026 e revisar as conciliações.
- Prazo: Até 07/05/2026
6. Conclusão
A reunião focou na organização e padronização das práticas financeiras da empresa, com o objetivo de melhorar o controle do fluxo de caixa, separar as finanças pessoais das empresariais e implementar um controle eficiente das despesas. A consultoria continuará oferecendo apoio contínuo para garantir que as soluções propostas sejam implementadas corretamente e com eficiência.
Este relatório resume as decisões, ações e responsabilidades atribuídas, visando otimizar o controle financeiro e garantir a transparência nas operações financeiras da empresa.