ATA DE REUNIÃO – MECÂNICA E AUTO ELÉTRICA MULLER

1. Sumário Executivo

A reunião teve como objetivo realizar o levantamento inicial de informações para construção do diagnóstico comercial da Mecânica e Auto Elétrica Muller, compreendendo o funcionamento da operação, estrutura da equipe, processos comerciais e oportunidades de melhoria na gestão e organização da empresa.

Durante a reunião foram abordados temas relacionados ao histórico da empresa, estrutura operacional, atendimento ao cliente, processos internos, política comercial, pós-venda, organização financeira e necessidade de padronização dos processos comerciais.

2. Participantes

1. Gabriel – BG Assessoria
2. Marcela – Mecânica e Auto Elétrica Muller

3. Histórico da Empresa

3.1 Fundação da empresa

1. A Mecânica e Auto Elétrica Muller iniciou suas atividades em 2022.

3.2 Origem do negócio

1. A empresa surgiu a partir do sonho do proprietário (Victor) em possuir o próprio negócio, principalmente após o nascimento do filho do casal.

3.3 Estrutura inicial

1. Inicialmente a oficina operava apenas com Victor.
2. Posteriormente houve necessidade de expansão da equipe e entrada de um sócio devido à limitação financeira da operação.

3.4 Mudança societária

Foi relatado que:

1. A sociedade anterior apresentou problemas operacionais e financeiros.
2. Após o encerramento da parceria, Victor cogitou encerrar as atividades da oficina e retornar ao mercado de trabalho como funcionário.

3.5 Participação da Marcela

1. Marcela passou então a auxiliar diretamente na organização da oficina, principalmente:
2. Controle financeiro
3. Organização administrativa
4. Gestão operacional da equipe

4. Estrutura da Empresa

4.1 Operação atual

A empresa conta atualmente com:

1. Victor
2. 2 secretárias/atendentes
3. 4 mecânicos
4. Apoio parcial de Marcela na gestão

4.2 Divisão operacional

1. Victor atua:
2. Na área técnica
3. Atendimento operacional
4. Apoio comercial
5. Marcela atua:
6. Na organização administrativa e financeira
7. Apoio à equipe
8. Organização de processos internos

4.3 Atendimento

As duas secretárias são responsáveis por:

1. Atendimento inicial
2. Recepção
3. Orçamentos
4. Compras de peças
5. Encerramento das ordens de serviço
6. Atendimento de retirada dos veículos

5. Estrutura Comercial Atual

5.1 Processo de orçamento

O fluxo operacional atualmente ocorre da seguinte forma:

1. Cliente chega à oficina
2. Mecânico realiza avaliação técnica
3. Informações são encaminhadas à secretária
4. Secretária elabora o orçamento
5. Cliente aprova o serviço
6. Peças são adquiridas
7. Serviço é executado
8. Atendimento final ocorre na entrega do veículo

5.2 Modelo de atendimento

1. O atendimento atualmente ocorre de maneira prática e operacional.
2. Não existem processos comerciais formalizados.

6. Política Comercial

6.1 Metas

Atualmente:

1. A empresa não possui metas comerciais estruturadas.

6.2 Comissão

1. As secretárias trabalham apenas com salário fixo.
2. Não existe modelo de comissão ou premiação comercial.

6.3 Descontos e negociação

Foi relatado que:

1. Não existe política formalizada de descontos.
2. As negociações são realizadas diretamente por Victor.

6.4 Parcelamentos

1. Parcelamentos geralmente ocorrem entre:
2. 3 a 4 vezes no cartão
3. Acima disso:
4. É repassada a taxa da operadora de cartão ao cliente.

6.5 Boletos

1. Boletos são realizados apenas para:
2. Pessoas jurídicas (CNPJ)
3. Não são realizados boletos para pessoa física.

7. Sistema de Gestão

7.1 Situação atual

A empresa possui sistema de gestão implantado.

7.2 Melhorias recentes

Foi relatado que:

1. Desde janeiro o sistema vem sendo alimentado de forma mais organizada.

7.3 Próximos passos

1. O próximo objetivo da empresa é:
2. Melhorar o controle de estoque

8. Estoque e Organização

8.1 Situação atual

1. Ainda não existe controle totalmente estruturado do estoque.
2. A organização dos processos internos ainda está em fase de desenvolvimento.

8.2 Necessidade identificada

Foi identificada necessidade de:

1. Padronização operacional
2. Controle de estoque
3. Melhor divisão de responsabilidades

9. Atendimento e Checklist

9.1 Checklist

O sistema já disponibiliza:

1. Checklist de revisão veicular.

9.2 Utilização

Atualmente:

1. O checklist é utilizado apenas em algumas situações específicas.
2. Não existe obrigatoriedade operacional.

9.3 Fluxo

1. A atendente imprime o checklist
2. O mecânico realiza a avaliação técnica e preenche os apontamentos

9.4 Oportunidade identificada

Foi sugerida:

1. Padronização do uso do checklist
2. Formalização do processo de atendimento e revisão

10. Pós-Venda

10.1 Situação atual

A empresa não possui pós-venda estruturado.

10.2 Interesse demonstrado

Marcela demonstrou interesse em:

1. Entrar em contato com clientes alguns dias após entrega do veículo para:
2. Verificar satisfação
3. Confirmar qualidade do serviço
4. Melhorar relacionamento com clientes.

10.3 Encaminhamento

Foi sugerido futuramente:

1. Desenvolver política de pós-venda
2. Estruturar pesquisa de satisfação
3. Implementar scripts de acompanhamento

11. Prospecção Comercial e Parcerias

11.1 Situação atual

1. A empresa não possui ações estruturadas de prospecção comercial.

11.2 Parcerias existentes

Atualmente existe parceria com:

1. Rota Exata
2. para instalação de rastreadores veiculares.

11.3 Oportunidades identificadas

Foi discutida possibilidade de:

1. Buscar empresas com frota
2. Desenvolver parcerias com locadoras
3. Ampliar relacionamento B2B
4. Buscar contratos recorrentes de manutenção

12. Gestão da Equipe e Reuniões

12.1 Situação atual

1. As reuniões ocorrem esporadicamente, geralmente:
2. A cada 2 ou 3 meses

12.2 Perfil das reuniões

Foi relatado que:

1. Grande parte das reuniões ocorre em momentos de tensão operacional ou necessidade de alinhamento.

12.3 Mudança recente

Na última reunião:

1. Foi apresentado à equipe o início das mentorias e assessorias.
2. A empresa informou aos colaboradores que novos processos e mudanças organizacionais serão implementados.

12.4 Próximos passos

1. Futuramente serão realizadas:
2. Reuniões individuais
3. Alinhamentos operacionais
4. Implantação gradual de melhorias

13. Necessidades Identificadas

Foram identificadas oportunidades de melhoria em:

1. Política comercial
2. Padronização de descontos
3. Estruturação de pós-venda
4. Definição de metas
5. Organização operacional
6. Controle de estoque
7. Formalização de processos
8. Delegação de responsabilidades
9. Padronização do atendimento

14. Encaminhamentos e Próximos Passos

1. Elaborar diagnóstico comercial da empresa
2. Estruturar futura política comercial
3. Desenvolver política de atendimento
4. Estruturar processo de pós-venda
5. Avaliar metas comerciais
6. Organizar critérios de descontos e parcelamentos
7. Melhorar controle de estoque
8. Estruturar processos internos
9. Desenvolver futuras estratégias de prospecção e parcerias

15. Considerações Finais

A reunião permitiu identificar que a Mecânica e Auto Elétrica Muller possui potencial de crescimento e já apresenta avanços importantes na organização da operação, especialmente após o início das mentorias e reorganização interna.

Também ficou evidente a necessidade de estruturação dos processos comerciais e administrativos, principalmente relacionados à padronização do atendimento, política comercial, pós-venda e organização operacional, visando melhorar a eficiência da equipe e a previsibilidade da gestão.