ATA DE REUNIÃO – IMAGINE FESTAS

1. Sumário Executivo

A reunião teve como objetivo realizar o levantamento inicial de informações para construção do diagnóstico comercial da empresa Imagine Festas, compreendendo a estrutura atual da operação, funcionamento do funil comercial, modelo de atendimento, processos internos e desafios relacionados à gestão e crescimento da empresa.

Durante a reunião foram abordados temas relacionados ao histórico da empresa, modelo de negócio, estrutura operacional, vendas, organização financeira, prospecção, gestão do tempo, personalização dos serviços e oportunidades de estruturação comercial.

2. Participantes

1. Gabriel – BG Assessoria
2. Lilian – Imagine Festas

3. Histórico da Empresa

3.1 Fundação

1. A empresa Imagine Festas iniciou suas atividades em 2023.

3.2 Origem do negócio

A empresa surgiu após:

1. Identificação de oportunidade no mercado local de decoração de festas no formato “Peg e Monte”.
2. Encerramento das atividades de duas empresas que atuavam nesse segmento em São Martinho.

3.3 Perfil da fundadora

1. Lilian possui formação em Engenharia Civil, porém sempre teve forte ligação com atividades criativas e manuais.
2. O marido da empresária já possuía experiência prévia no segmento de decoração de eventos através da empresa Belarte Decorações.

3.4 Início da operação

1. O investimento inicial foi realizado através de crédito consignado para aquisição dos primeiros materiais da operação.

4. Estrutura Operacional Atual

4.1 Modelo de atuação

A empresa atua atualmente em dois formatos:

1. Peg e Monte
2. Produção completa de decoração

4.2 Estrutura da empresa

1. A operação é altamente centralizada em Lilian.
2. Atualmente a empresária é responsável por:
3. Atendimento
4. Produção
5. Organização financeira
6. Planejamento
7. Compras
8. Negociação
9. Marketing
10. Gestão operacional

4.3 Espaço físico

1. A empresa utiliza uma residência adaptada como:
2. Depósito
3. Espaço de organização
4. Atendimento de clientes

4.4 Apoio familiar

1. O marido auxilia em:
2. Estruturas metálicas
3. Produção
4. Ajustes operacionais
5. A mãe da empresária auxilia principalmente:
6. Nos cuidados com as crianças

5. Crescimento e Mudança Profissional

5.1 Acúmulo de funções

Inicialmente:

1. Lilian conciliava a empresa com o cargo público na prefeitura municipal.

5.2 Crescimento da demanda

Foi relatado que:

1. A empresa passou a operar com eventos todos os finais de semana.
2. Houve aumento expressivo da demanda principalmente entre maio e final do ano passado.

5.3 Decisão estratégica

Em janeiro deste ano:

1. Lilian solicitou exoneração do cargo público para dedicação integral à empresa.

6. Estruturação e Capacitação

6.1 Mentorias

A empresária informou que já participa de:

1. Mentorias organizacionais
2. Capacitações sobre:
3. Liderança
4. Fluxograma
5. Contratos
6. Organograma
7. Estrutura empresarial

6.2 Necessidade identificada

Foi relatado maior interesse em aprofundamento sobre:

1. Gestão financeira
2. Precificação
3. Indicadores
4. Estrutura comercial

7. Controle Comercial e CRM

7.1 Ferramenta atual

A empresa utiliza:

1. Planilha CRM para acompanhamento de clientes.

7.2 Informações controladas

O CRM contempla:

1. Entrada do lead
2. Data de contato
3. Situação da negociação
4. Follow-up
5. Conversão ou desistência

7.3 Limitações atuais

A empresária relatou dificuldade em acompanhar:

1. Ticket médio
2. Taxa de conversão
3. Indicadores comerciais
4. Gestão de números da operação

8. Modelo de Atendimento

8.1 Processo comercial

O atendimento atualmente ocorre de forma:

1. Humanizada
2. Próxima
3. Personalizada
4. Pouco robotizada

8.2 Scripts

Foi relatado que:

1. A empresária chegou a utilizar scripts estruturados com apoio de mentoria e ChatGPT.
2. O excesso de formalidade prejudicou a percepção de proximidade dos clientes.

8.3 Estratégia atual

A empresa opta atualmente por:

1. Manter linguagem mais natural e personalizada nas conversas.

9. Volume de Eventos

9.1 Média operacional

Atualmente a empresa realiza:

1. Aproximadamente 4 eventos por final de semana
2. Em maio, previsão de aproximadamente 24 eventos no mês.

9.2 Tipos de eventos

Os eventos são divididos entre:

1. Peg e Monte
2. Produções completas

10. Produtos e Estrutura Comercial

10.1 Peg e Monte

A empresa trabalha atualmente com:

1. Aluguel individualizado de itens
2. Kits personalizados
3. Estrutura flexível conforme necessidade do cliente

10.2 Oportunidade identificada

Foi discutida necessidade de:

1. Estruturar esteiras de produtos
2. Formalizar pacotes
3. Criar categorias de serviços

10.3 Categorias sugeridas

Possíveis futuras categorias:

1. Festa Pocket
2. Festa Premium
3. Kits intermediários
4. Estrutura modular de Peg e Monte

11. Gestão de Estoque e Materiais

11.1 Material parado

Foi identificado:

1. Grande volume de materiais atualmente sem utilização frequente, especialmente:
2. Painéis retangulares
3. Estruturas antigas
4. Lonas impressas

11.2 Estratégia discutida

A empresária pretende:

1. Reformular materiais antigos
2. Reaproveitar estruturas
3. Transformar materiais parados em novos kits de Peg e Monte.

12. Prospecção Comercial

12.1 Estratégia atual

Atualmente a empresa realiza:

1. Prospecção ativa via Instagram

12.2 Público-alvo

A principal persona identificada é:

1. Gestantes
2. Mães de crianças pequenas
3. Público infantil

12.3 Estratégia aplicada

A empresária realiza:

1. Busca ativa em perfis de fotógrafos
2. Contato com mães em acompanhamento gestacional e infantil
3. Oferta espontânea de serviços de decoração.

13. Relacionamento e Fidelização

13.1 Indicação

Atualmente:

1. Grande parte dos clientes chega através de indicação de clientes anteriores.

13.2 Relacionamento

A empresa já realiza:

1. Contato posterior com clientes antigos
2. Reativação de clientes para novos aniversários infantis

13.3 Oportunidade identificada

Foi sugerida futura estruturação de:

1. Política de fidelização
2. Calendário de reativação de clientes
3. Controle recorrente de aniversários

14. Precificação

14.1 Situação atual

Foi relatado que:

1. A empresa ainda não possui precificação totalmente estruturada.
2. Existe percepção de que os preços atuais podem estar abaixo do mercado.

14.2 Valores mínimos

Atualmente:

1. Peg e Monte:
2. A partir de R$ 250,00
3. Produções:
4. A partir de R$ 350,00

15. Pós-Venda

15.1 Situação atual

1. Não existe processo formal estruturado de pós-venda.

15.2 Ideia discutida

Foi apresentada intenção futura de:

1. Entregar nomes personalizados como brindes para clientes.

15.3 Oportunidade futura

Foi sugerida estruturação de:

1. Política de pós-venda
2. Pesquisa de satisfação
3. Estratégias de fidelização

16. Indicadores Comerciais

16.1 Necessidades identificadas

Foi discutida futura implementação de:

1. Ticket médio
2. Taxa de conversão
3. Meta comercial
4. Controle de leads
5. Indicadores de faturamento e recebimento

16.2 Orientação inicial

Foi apresentada metodologia básica para:

1. Estruturação de metas comerciais
2. Controle de recebimentos
3. Conversão de leads em vendas

17. Encaminhamentos e Próximos Passos

1. Elaborar diagnóstico comercial da empresa
2. Estruturar indicadores comerciais
3. Desenvolver política de prospecção
4. Organizar categorias e pacotes comerciais
5. Avaliar precificação da operação
6. Estruturar metas comerciais
7. Desenvolver futura política de pós-venda
8. Analisar fluxo operacional e gestão do tempo
9. Estruturar controle de follow-up e funil comercial

18. Considerações Finais

A reunião permitiu identificar que a Imagine Festas possui forte potencial criativo, excelente aceitação de mercado e crescimento acelerado em curto período de tempo, sustentado principalmente pela personalização dos serviços e proximidade no relacionamento com os clientes.

Também ficou evidente que o principal desafio atual da empresa está relacionado à centralização operacional e à limitação de tempo da empresária para estruturar os processos internos e comerciais, tornando fundamental a organização gradual da gestão e dos indicadores para sustentar o crescimento da operação.