ATA DE REUNIÃO – Diagnóstico Comercial, Estruturação de Processos, Funil de Vendas e Plano de Ações Sazonais

Resumo Executivo

Objetivo: Realizar um diagnóstico completo da operação comercial da Big Festas Embalagens, estruturar processos e ferramentas de gestão, revisar políticas comerciais e comissionamento, organizar KPIs e relatórios, e planejar ações sazonais (festas juninas e Copa do Mundo), com foco adicional em cadastramento e fidelização de clientes (especialmente confeiteiras).

Principais tópicos discutidos:

1. Histórico da empresa, metas de faturamento (R$ 1.070.000 em 2026) e desafios atuais de mercado.
2. Estrutura da equipe comercial, conflito de interesses com colaborador e necessidade de formalização de processos.
3. Canais de venda (loja física, Instagram, Facebook, WhatsApp; site desenvolvido pela Unemate não alimentado) e baixa conversão via WhatsApp.
4. Funil de vendas, políticas de desconto e parcelamento não documentadas; pós-venda inexistente de forma estruturada.
5. Gestão de metas, comissionamento escalonado e comissão elevada em balões; necessidade de levantar ponto de equilíbrio.
6. Relatórios e KPIs: padronização e centralização na plataforma; comparação de vendas por produto 2025 vs. 2026 (jan–mai).
7. Campanhas sazonais (Arraiá e itens da Copa), calendário comercial e reposição de estoque.
8. Estratégia de cadastro 100% de clientes e piloto de fidelidade para confeiteiras; uso de dados (curva ABC, mapa de calor).

Decisões estratégicas:

1. Implementar gestão comercial formal com KPIs, relatórios e processos documentados.
2. Retomar acompanhamento de metas individuais por vendedor e diferenciar métricas de vendas reativas/ativas.
3. Formalizar política de atendimento, descontos e pagamentos por escrito.
4. Levantar ponto de equilíbrio para revisão da política de remuneração e da comissão de balões.
5. Centralizar KPIs na plataforma e consolidar relatórios (faturamento 36 meses; vendas por produto 2025 e jan–mai/2026; volume por vendedor).
6. Implantar imediatamente o processo de cadastro de clientes e pilotar programa de fidelidade para confeiteiras.
7. Decidir sobre realização do Arraiá de junho e planejar ações para Copa do Mundo.

Tópicos Discutidos

1. Histórico e Contexto da Empresa
2. Fundação há cinco anos, motivada por desejo de empreender em Nova Mutum, sem planejamento inicial (mix, concorrência, mercado).
3. Evolução de 4 prateleiras para loja de 200m² (ampliação em setembro passado); investimento ainda em amortização.
4. Daniele assumiu a gestão integral há 2,5 anos, promovendo melhorias graduais.
5. Desempenho Financeiro e Metas
6. Faturamento: R$ 273 mil (2023), R$ 546 mil (2024), R$ 793 mil (2025).
7. Meta 2026: R$ 1.070.000, com acompanhamento por sazonalidade; percepção de mercado mais desafiador, menor fluxo de clientes.
8. Planejamento de metas considerando desencaixes entre recebimento e faturamento por linha/serviço.
9. Estrutura da Equipe Comercial e Funções
10. Daniele acumula Administrativo, Estratégia, RH, Marketing e Compras; atuação comercial informal, baseada em networking.
11. Equipe: um vendedor (cargo de supervisor, porém sem exercer supervisão; realiza visitas externas; abriu empresa concorrente de balões/decoração) e uma vendedora interna com alta conversão, sem perfil externo.
12. Necessidade de gestão formal, definição de processos e abordagem do conflito de interesses.
13. Canais de Venda e Atendimento
14. Ativos: loja física, Instagram, Facebook e WhatsApp; vendas externas suspensas no momento.
15. Site desenvolvido pela Unemate estruturado, porém sem cadastro de produtos; potencial para confeitaria (pesquisas fora do horário comercial).
16. WhatsApp com um aparelho e revezamento entre dois funcionários; mensagens automáticas configuradas; baixa conversão por ausência de chamadas para ação e condução ao fechamento; monitoramento ativo pela proprietária.
17. Funil de Vendas e Políticas Comerciais
18. Prospecção predominantemente reativa; meta de 5 contatos/dia por vendedor reativada para embalagens; coleta de motivos de não fechamento iniciada.
19. Primeiro contato sem roteiro formal documentado; necessidade de manualização do processo.
20. Negociação: descontos até 3% à vista (até 5% em casos específicos, por decisão da proprietária); parcelamento até 3x no cartão, parcela mínima R$ 50; políticas transmitidas verbalmente.
21. Fechamento: registro no sistema com código de produto; diferenciação entre venda e locação de kit (peg e monte) ainda não configurada no novo sistema.
22. Pós-venda: inexistente de forma estruturada; contato eventual após retirada do peg e monte.
23. Gestão de Metas, Rituais e Ferramentas
24. Reuniões semanais às terças 7h30–8h; pauta em caderno; oportunidade de uso do sistema para gestão.
25. Sistema permite acompanhamento de metas por vendedor, inclusive via celular; funcionalidade subutilizada em 2026 por migração de plataforma.
26. Necessidade de acompanhar separadamente conversões internas (loja) e externas (prospecção) para redefinir metas (ex.: 5 contatos pode ser insuficiente).
27. Remuneração e Comissionamento
28. Estrutura: salário fixo + comissão escalonada (1,5% ao atingir 50% da meta; 2% em 70%; 3% em 100%); prática recorrente de atingir 2% ou 3% sugere metas abaixo da capacidade.
29. Comissão adicional de 40% em balões personalizados considerada elevada diante de custos operacionais; um colaborador recebe R$ 1.800 fixo + comissões.
30. Insegurança sobre justiça e sustentabilidade; revisão condicionada ao levantamento do ponto de equilíbrio financeiro.
31. Aspectos de Sistema e Tributação
32. Todas as vendas lançadas como produto, inclusive locações (prestação de serviço); alerta sobre alíquota diferenciada; nunca houve autuação (classificadas como “artigos de festa”).
33. Migração de sistema em maio/2026: relatórios de jan–abr/2026 no sistema antigo e maio/2026 no novo; necessidade de consolidação.
34. Relatórios e KPIs
35. Padronização e centralização na plataforma (Comercial > Monitoramento KPIs).
36. Escopo: faturamento mensal 36 meses; vendas por produto 2025 (jan–dez) e 2026 (jan–mai); volume por vendedor (mensal).
37. Comparação de vendas por produto para análise de sazonalidade e planejamento; separação de linhas com maior comissão/custo (ex.: balões) para avaliar retorno.
38. Campanhas Sazonais (Festas Juninas e Copa do Mundo)
39. Avaliação do “Arraiá da Big Festas”: custo ~R$ 500; alta concorrência e retorno incerto; possibilidade de realizar no último fim de semana de junho condicionada a expectativa de retorno.
40. Necessidade de calendário de ações com antecedência (mínimo 1 mês).
41. Copa do Mundo: alta demanda por bandeirolas/bandeiras; compras anteriores com estoque insuficiente; planejar reposição e aprendizados.
42. Cadastro e Fidelização de Clientes
43. Prioridade: implantação imediata de cadastro 100% no ponto de venda; campos ideais: nome, CPF, telefone, data de nascimento, endereço.
44. Barreiras: abordagem da equipe; solução: integrar cadastro como etapa padrão do caixa (sem opção de recusa); assistente de loja responsável.
45. Uso de dados: recorrência, ticket médio, curva ABC por categoria e mapa de calor para direcionar marketing (ex.: região com baixa penetração).
46. Piloto de fidelidade para confeiteiras: proposta de cartão de selos (10 selos = 10% de desconto); vantagem de prêmios/sorteios sobre descontos diretos por melhor uso do markup.

Próximos Passos

1. Desenvolver e implementar relatórios de acompanhamento de vendas e prospecção; consolidar dados de dois sistemas.
2. Responsáveis: Daniele (extração) e Consultor (consolidação)
3. Prazos: 2026-06-12 (faturamento 36 meses), 2026-06-14 (vendas por produto 2025 e jan–mai/2026), 2026-06-14 (volume por vendedor)
4. Organizar KPIs na plataforma (Comercial > Monitoramento KPIs) e anexar relatórios.
5. Responsável: Daniele
6. Prazo: 2026-06-14
7. Formalizar por escrito política de atendimento (roteiro WhatsApp, chamadas para ação e fluxo de fechamento) e política de descontos/parcelamento.
8. Responsáveis: Consultor + Daniele
9. Prazo: 2026-06-14 (documentos), 2026-06-12 (política de pagamento por escrito)
10. Retomar acompanhamento de metas individuais por vendedor e separar métricas de vendas ativas x reativas.
11. Responsável: Daniele
12. Prazo: Imediato (a partir de 2026-06-09)
13. Mapear taxas de conversão internas e externas; ajustar meta de contatos diários com base em dados.
14. Responsáveis: Consultor + Daniele
15. Prazos: 2026-06-16 (coleta inicial), 2026-06-30 (análise e ajuste)
16. Estruturar e documentar o processo comercial (manual de vendas).
17. Responsável: Consultor
18. Prazo: 2026-07-07
19. Agendar conversa com o vendedor/supervisor para coletar feedback e tratar conflito de interesses.
20. Responsável: Daniele
21. Prazo: 2026-06-23
22. Levantar ponto de equilíbrio financeiro para embasar revisão de remuneração/comissionamento (incluindo balões).
23. Responsáveis: Consultor + equipe financeira
24. Prazo: A definir; iniciar até 2026-06-14
25. Ativação/avaliação do site da Unemate como canal adicional (especial foco em confeitaria); localizar credenciais de acesso.
26. Responsável: Daniele
27. Prazo: A definir (iniciar até 2026-06-14)
28. Processo de cadastro 100% de clientes no ponto de venda; definir campos obrigatórios; script e treinamento da equipe.
29. Responsáveis: Daniele (campos e execução), Consultor + Daniele (script e treinamento), Equipe de vendas (execução)
30. Prazos: Imediato (implantação), 2026-06-12 (campos e script), semana de 2026-06-15 (treinamento)
31. Planejamento de campanhas sazonais:
32. Decidir sobre realização do Arraiá e, se positivo, definir data e orçamento.
33. Responsável: Daniele
34. Prazo: 2026-06-12
35. Elaborar calendário de ações comerciais (junho–agosto), incluindo confeitaria e Copa.
36. Responsáveis: Consultor + Daniele
37. Prazo: 2026-06-14
38. Plano de estoque/reposição para itens da Copa (bandeirolas, bandeiras).
39. Responsável: Daniele
40. Prazo: 2026-06-15

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Extrair e consolidar relatórios (faturamento 36 meses; vendas por produto 2025 e jan–mai/2026; vendas por vendedor).
3. Centralizar KPIs na plataforma em “Monitoramento KPIs”.
4. Documentar política de atendimento (WhatsApp, chamadas para ação) e política de descontos/parcelamento.
5. Retomar metas individuais por vendedor e separar métricas reativas/ativas.
6. Calcular taxas de conversão e ajustar meta de contatos diários.
7. Estruturar manual de vendas e processos.
8. Agendar conversa com vendedor/supervisor sobre conflito de interesses.
9. Levantar ponto de equilíbrio e revisar comissionamento (balões).
10. Avaliar ativação do site da Unemate.
11. Implantar cadastro 100% de clientes; definir campos, script e treinar equipe.
12. Decidir sobre Arraiá; elaborar calendário de campanhas; planejar reposição de itens da Copa.
13. Implantar piloto de fidelidade para confeiteiras (10 selos = 10% de desconto).
14. Decisões Chave:
15. Manter meta anual de R$ 1.070.000 em 2026; gestão por sazonalidade.
16. Implementar gestão comercial formal baseada em dados e processos documentados.
17. Diferenciar e analisar métricas de vendas reativas vs. ativas.
18. Formalizar políticas comerciais por escrito (atendimento, descontos, parcelamento).
19. Revisão da política de remuneração condicionada ao ponto de equilíbrio; reavaliar comissão de balões.
20. Centralizar KPIs e relatórios na plataforma.
21. Implantar imediatamente o cadastro de clientes como etapa obrigatória do caixa.
22. Avaliar site da Unemate como canal digital adicional, com foco em confeitaria.
23. Definir realização do Arraiá e planejar ações da Copa com antecedência.
24. Priorizar fidelização com base em dados e prêmios/sorteios em vez de descontos diretos.