ATA DE REUNIÃO – Fechamento Financeiro, Orçamento, Comissionamento e Estratégia Comercial ( BioFarms/FarmSeeds/Farmacites/BioPharm)

ATA DE REUNIÃO – Fechamento Financeiro, Orçamento, Comissionamento e Estratégia Comercial ( BioFarms/FarmSeeds/Farmacites/BioPharm)

1. Resumo Executivo

Reunião realizada com foco em: (i) apresentação e fechamento financeiro de abril e leitura consolidada (Plutus Decat), abrangendo BioFarms, FarmSeeds, Farmacites e BioPharm; (ii) atualização de endividamento, calendário de vencimentos, provisões (comissões e impostos) e disciplina orçamentária; (iii) padronização do cálculo de comissões sobre recebimento líquido por produto, com metas por vendedor e criação de planilha unificada; (iv) definição de políticas de distribuição de lucros, segregação de despesas pessoais dos sócios e equalização de caixa entre empresas; (v) estratégia comercial com metas, markups-alvo (1,8 na BioFarms; 1,57 na FarmSeeds; média histórica 1,62 no conjunto), governança e ritos semanais de gestão; (vi) preparação da reunião estratégica de 2026-05-15 e atualização de projeções 2026–2027. Decisões principais: orçamento como referência inegociável; cálculo e pagamento de comissões sobre o líquido; provisões recorrentes para meses de pico (5 e 8) e impostos; política de “carimbo” para recursos à vista destinados a compromissos futuros; segregação de despesas por empresa e de gastos pessoais dos sócios; reuniões semanais de alinhamento.

1. Tópicos discutidos:

2.1 Fechamento de abril, endividamento e fluxo de caixa

1. Fechamento de abril preparado para apresentação aos sócios, com visão consolidada de Plutus Decat (BioFarms, FarmSeeds, Farmacites e BioPharm), incluindo balancete, fluxo de caixa e calendário de vencimentos. Entradas médias projetadas de ~R$ 100 mil/mês e pagamentos de fornecedores ~R$ 55 mil/mês, com picos nos meses 5 e 8. Meta anual combinada de receitas ~R$ 1.205.000 para BioFarms e recebimento anual estimado de R$ 3.850.000 para FarmSeeds conforme premissas. Saldo em BioFarms ~R$ 900 mil, com entradas de curto prazo ~R$ 40 mil e depósito de cheque ~R$ 37 mil. Avaliação de antecipação/pagamento de boletos com desconto (vencimentos em 2026-04-30), observando disponibilidades em 2026-05-20 e 2026-05-30. Endividamento e compromissos bancários apresentados como base de necessidade de recebimento e desembolso, com rotina de reporte mensal e visão de 90 dias.

2.2 Orçamento, despesas operacionais e segregação por empresa

1. Disciplina orçamentária reforçada: orçamento como norte, sem desvios sem validação prévia. Despesas fixas e variáveis acompanhadas em rito semanal/quinzenal/mensal. Exemplo de desvio: despesas fixas orçadas R$ 4.045 vs. realizadas R$ 6.789; promoções/eventos pontuais de R$ 5.725 (média anual ~R$ 12.000) exigem recalibração de provisões. Ajustes de classificação contábil (ex.: IPVA em “taxas”) para melhor visibilidade. Segregação de despesas por empresa para evitar “sangria” entre operações, com painéis de paridade (orçado x realizado x recebido). Quando a soma anual prevista (ex.: R$ 535.000 em operacionais) não se materializar, revisar provisões e recalibrar o orçamento.

2.3 Comissionamento, provisões e impostos

1. Padronização do cálculo de comissões sobre o recebimento líquido por cliente/pedido e por item/produto, com percentuais atrelados a metas por vendedor (Ronaldo, Marcelo e novo funcionário). Provisões contínuas (“gordura”) para suavizar picos de comissões (meses 5 e 8) e reservas de impostos, inclusive impactos de antecipações/descontos. Registro de adiantamento de comissões (R$ 12.000) já efetuado. Criação de planilha unificada (vendas x recebimentos) para cálculo transparente e recorrente, com conciliação de relatórios e tratamento de divergências entre vendas e recebimentos. Após término da assessoria, Ricardo manterá a atualização dos dados e o reporte mensal (visão 90 dias).

2.4 Estratégia comercial, markups e metas

1. Para sustentar a meta anual da BioFarms (~R$ 1,205 mi), definir e praticar markup médio de 1,8; na FarmSeeds, trabalhar com CMV de R$ 204 mil e markup projetado de 1,57; meta mínima de faturamento anual consolidada em R$ 4 milhões para sustentar operação e retiradas. Média histórica de markup 1,62 é referência para ajustes de preço conforme mercado (câmbio, combustíveis, insumos). Utilização do CAL para consolidar estratégia de preços e recebimentos, com revisão de markups por linha/produto (FarmSeeds/BioPharm). Sazonalidade e seca exigem plano de contingência comercial e de preços para atingir metas até 2027-06, evitando gastos sem ROI em eventos/promoções.

2.5 Governança, ritos de gestão e reuniões

1. Instituição de reuniões de alinhamento internas semanais (segunda-feira, 07:30) com pauta padrão: fluxo de caixa, vendas, margens, despesas e ações da semana. Reuniões rápidas (10–20 minutos) entre financeiro/comercial/direção para matar dúvidas operacionais. Rotina de sexta-feira com impressão/leitura dos consolidados e reunião estratégica agendada para 2026-05-15 (comercial, marketing e pessoas; duração 1h). Parametrização das metas e comissões no sistema oficial, migrando gradualmente de planilhas para garantir números concretos e consulta rápida.

2.6 Sócios: pró-labores, retiradas e despesas pessoais

1. Definição de teto e previsibilidade de pró-labores (média orçada ~R$ 24 mil) e transparência nas retiradas. Despesas pessoais (planos de saúde ~R$ 6.500 e cartões) passarão a ser arcadas individualmente pelos sócios, fora das empresas. Exceções (honorários advocatícios, etc.) devem ser lançadas como “retirada de sócios”, não inflando pró-labores. Equalização de caixa entre BioFarms e FarmSeeds mediante registro contábil claro, preservando o orçamento anual. Considerar saúde e disponibilidade das lideranças, garantindo continuidade em ausências.

2.7 Tesouraria: antecipações, aplicações e rastreabilidade

1. Política de “carimbo” e aplicação para recursos recebidos à vista destinados a pagamentos futuros (promotores/fornecedores), com cronograma de desembolso e conciliação para evitar consumo indevido do capital. Manter priorização de fornecedores críticos e avaliação de antecipações com desconto, respeitando fluxo de caixa e janela de vencimentos (ex.: títulos de 2026-04-30/maio). Objetivo de “zero desvios” na matemática financeira com controle rígido de entradas/saídas e rastreabilidade.
2. Próximos Passos:
3. Calcular comissões do mês (30% líquido), validar com assessoria financeira e programar pagamentos até 2026-05-15; concluir a planilha unificada de comissões (vendas x recebimentos) até 2026-05-18, com percentuais por item e metas por vendedor.
4. Consolidar calendário de vencimentos, priorizar fornecedores críticos e avaliar antecipações/descontos para títulos de 2026-04-30/maio, considerando disponibilidades de 2026-05-20 e 2026-05-30; atualizar fluxo de caixa com visão de 90 dias e reservas para impostos.
5. Preparar material da reunião estratégica de 2026-05-15 (comercial, marketing e pessoas), incluindo metas por produto, política de preço/markup e plano de ação de curto prazo; aplicar o CAL para revisão de markups por linha/produto.
6. Instituir e iniciar a reunião semanal de alinhamento em 2026-05-18 (segunda, 07:30), com pauta padrão e responsáveis; manter rotina de sexta-feira para impressão/leitura dos consolidados.
7. Implementar política de segregação de despesas pessoais: cada sócio arcar com plano de saúde e cartões; revisar retiradas nas demais empresas e publicar relatório de retiradas até 2026-05-20; definir teto de pró-labores e política de retiradas até 2026-05-22.
8. Ajustar classificações contábeis (ex.: IPVA em “taxas”) e publicar relatório orçado vs. realizado; recalibrar provisões (promoções/eventos) e revisar orçamento 2026 até 2026-05-22.
9. Equalizar fluxo entre BioFarms e FarmSeeds com registro contábil claro para cobrir compromissos imediatos, preservando o orçamento anual e a rastreabilidade.
10. Atualizar projeções 2026–2027 com cenários de receita e margem (markup 1,8), incorporando efeitos da seca e alternativas de preço, visando atingir R$ 5 milhões de receita mínima até 2027-06.
11. Parametrizar no sistema metas, comissões e categorias financeiras, substituindo controles em planilha; mensurar ROI de eventos/promoções e aprovar gastos dentro do orçamento com foco em conversão.

Lista de Responsáveis e Ações [deve ser apresentada em parágrafo para cada ação]

1. Ricardo: calcular as comissões (30% líquido) de todos os vendedores, incluindo o acerto do Marco, validar com a assessoria e enviar a planilha final até 2026-05-13; além disso, preparar a planilha unificada de comissões (vendas x recebimentos) com cálculo por percentual sobre o líquido e consolidação por vendedor/cliente/pedido até 2026-05-18; e imprimir/disponibilizar, toda sexta-feira, o consolidado financeiro para a reunião de segunda-feira a partir de 2026-05-15.
2. John/Assessoria Financeira (João): revisar a planilha de comissões, atualizar o fluxo de caixa com os pagamentos programados e priorização de fornecedores até 2026-05-14; revisar projeções 2026–2027 com cenários de receita e margem (markup 1,8), incorporando efeitos da seca e recomendações de preço até 2026-05-22; estruturar hardcaps, recebimentos, precificação e política de crédito e apresentar ferramentas na reunião de 2026-05-15.
3. Ricardo e João (Financeiro): definir percentuais por item/produto e metas por vendedor, alinhar com Comercial e RH/Pessoas e preparar base para provisão mensal de “gordura” até 2026-05-15.
4. Comercial (Ronaldo, Marcelo e novo funcionário): fornecer metas de vendas por item e carteira, validar percentuais e metas e adotar rotina de atualização semanal até 2026-05-15; acompanhar mercado para ajustar precificação e manter markup médio de 1,62 a partir de 2026-05-18.
5. Direção (Trio: Financeiro, Comercial, Direção): instituir e manter reuniões de acompanhamento (semanal/quinzenal) para revisar orçamento x realizado e provisões (comissões/impostos), iniciando em 2026-05-13.
6. Ricardo e John: parametrizar e propor o ritual semanal de alinhamento (pauta, indicadores, responsáveis) e iniciar em 2026-05-18.
7. Financeiro (com Ricardo): ajustar classificações contábeis (ex.: IPVA em “taxas”) e publicar relatório orçado vs. realizado do mês anterior até 2026-05-17.
8. Marcelo e Ronaldo: preparar e apresentar o plano comercial (metas por produto, política de preço e plano de ação) para a reunião estratégica de 2026-05-15.
9. Sócios (Marcelo, Ronaldo, Ricardo): implementar a segregação de despesas pessoais (planos de saúde e cartões) e reduzir retiradas em outras empresas, com reporte centralizado até 2026-05-20; definir teto de pró-labores e política de retiradas até 2026-05-22.
10. Controladoria: implementar segregação de despesas por empresa e painéis semanais de paridade (orçado x realizado x recebido) até 2026-05-24.
11. Tesouraria: estabelecer política de aplicação (“carimbo”) para recursos à vista destinados a pagamentos futuros e criar cronograma de desembolso e conciliação até 2026-05-18.
12. Ricardo e equipe de sistemas: parametrizar no sistema categorias financeiras, metas e comissões, substituindo controles em planilha até 2026-06-03.
13. Direção e Financeiro: consolidar calendário de pagamentos e recebimentos (incluindo fornecedores com valores exemplificados: R$ 21.600, R$ 65.000, R$ 197.000, R$ 50.000 e R$ 243.000 até 2026-05-30) e atualizar projeções de caixa, respeitando janelas de 2026-05-20 e 2026-05-30.

Responsável Ação a ser desempenhada Prazo

Ricardo Calcular comissões (30% líquido), incluindo acerto do Marco, validar com a assessoria e enviar planilha final 2026-05-13

John/Assessoria Financeira Revisar comissões, atualizar fluxo de caixa e priorização de fornecedores 2026-05-14

Direção (Financeiro/Comercial/Direção) Instituir reuniões de acompanhamento (semanal/quinzenal) e iniciar rotina 2026-05-13

Marcelo e Ronaldo Preparar e apresentar plano comercial (metas, preços, marketing) para reunião estratégica 2026-05-15

João (John) Estruturar hardcaps, recebimentos, precificação e política de crédito; apresentar ferramentas na reunião 2026-05-15

Gabriel Mapeamento comercial, metas por vendedor e plano de prospecção focado em conversão 2026-05-15

Ricardo Imprimir e disponibilizar consolidados financeiros para a reunião de segunda-feira (rotina) 2026-05-15

Ricardo e João (Financeiro) Definir percentuais de comissão por item e metas por vendedor; base para provisão mensal 2026-05-15

Ricardo Preparar planilha unificada de comissionamento (vendas x recebimentos) e cálculo sobre líquido 2026-05-18

Ricardo e John Instituir reunião semanal de alinhamento (pauta, indicadores, responsáveis) e iniciar o primeiro encontro 2026-05-18

Equipe Comercial Ajustar precificação para manter markup médio 1,62; reportar variações de cenário 2026-05-18 (início) e contínuo

Tesouraria Estabelecer política de “carimbo” e aplicação para recursos à vista e cronograma de desembolso 2026-05-18

Financeiro (com Ricardo) Ajustar classificações (ex.: IPVA em “taxas”) e publicar relatório orçado vs. realizado 2026-05-17

Sócios (Marcelo, Ronaldo, Ricardo) Implementar segregação de despesas pessoais e publicar relatório de retiradas 2026-05-20

Time Comercial + Financeiro Aplicar o CAL para revisão de markups (FarmSeeds/BioPharm) e alinhar preços/recebimentos 2026-05-20

John/Assessoria Financeira Atualizar projeções 2026–2027 com cenários e recomendações de preço (markup 1,8) 2026-05-22

Sócios (Marcelo, Ronaldo, Ricardo) Definir teto de pró-labores e política de retiradas; lançar exceções como “retirada de sócios” 2026-05-22

Controladoria Implementar segregação de despesas por empresa e painéis semanais de paridade 2026-05-24

Direção e Financeiro Consolidar calendário de pagamentos/recebimentos e atualizar projeções de caixa (janelas 05-20 e 05-30) 2026-05-30

Ricardo e equipe de sistemas Parametrizar no sistema categorias financeiras, metas e comissões (substituir planilhas) 2026-06-03