1. Sumário Executivo
A reunião teve como objetivo apresentar a reestruturação organizacional da empresa, focando na realocação de funções para otimizar processos, melhorar a comunicação e estabelecer novas responsabilidades. Foram discutidas mudanças nas áreas de RH, Compras e Financeiro, a criação de processos formais para compras e recrutamento, além da implementação de uma abordagem para gestão de mudanças. A transição será gradual para evitar sobrecarga e resistência, com acompanhamento contínuo para ajustes necessários.
2. Reestruturação da Empresa: Funções e Processos
- Objetivo: Melhorar a eficiência, alinhando as funções com as habilidades dos colaboradores, com base em análises de perfil (DISC).
- Estrutura: A liderança estratégica permanece com os proprietários (Tati e Augusto), com os setores táticos (Financeiro, RH, Compras) e a equipe operacional. Essa mudança visa otimizar a hierarquia e a comunicação dentro da empresa.
- Transição Gradual: A transição será gradual para evitar sobrecarga e será monitorada durante um período de teste para ajustes.
3. Novas Estruturas de RH, Compras e Financeiro
- Lucimar (Lu/Lua): Será realocada para RH e Compras, assumindo a responsabilidade pelo controle de estoque, negociação com fornecedores e processos de RH/DP.
- Compras: Gerenciará todo o ciclo de compras, desde a obtenção de orçamentos até a negociação e alinhamento de condições de pagamento.
- RH/DP: Assumirá o controle de admissões, demissões, banco de horas, fechamento de folha e recrutamento.
- Ellen/Camille: Assumirá a parte operacional do setor financeiro, com foco no lançamento de contas a pagar e a receber, conciliação bancária e controle de fluxo de caixa.
- Helen: Focada em fornecer suporte administrativo, controle de expedição de materiais e organização de estoque.
- Augusto: Líder estratégico geral e responsável pela supervisão do setor financeiro, garantindo decisões estratégicas em relação ao fluxo de caixa e priorização de pagamentos.
4. Estruturação de Novos Processos
- Processo de Compras:Compras Programadas: Haverá reuniões semanais entre Compras e Financeiro para alinhar orçamentos e necessidades.
- Compras Emergenciais: Terão um fluxo separado, permitindo que gestores possam resolver questões urgentes com posterior justificativa.
- Processo Financeiro: O objetivo é criar uma visão clara do fluxo de caixa, utilizando sistemas e relatórios para permitir planejamento financeiro.
- Gestão de Pessoas: Será criada uma política formal de recrutamento e seleção, e descritivos de funções serão documentados para garantir clareza nas responsabilidades.
5. Gestão de Mudanças e Conflitos
- Desafios na Mudança: A transição pode gerar resistência, com destaque para Eduardo G., identificado como fonte de conflitos. O objetivo é implementar um fluxo formal para gerenciar seu comportamento, com a possibilidade de desligamento caso não se ajuste aos novos procedimentos.
- Gestão de Queixas: A diretoria se comprometeu a intervir rapidamente para ajustar qualquer queixa decorrente de mudanças nos processos.
6. Itens de Ação
- Apresentação do Organograma: O novo organograma será formalmente apresentado a toda a empresa e afixado em local visível.
- Treinamento e Transição:Reuniões para apresentar a Lu sobre gestão de pessoas e processo de compras, começando o treinamento sobre recrutamento e seleção.
- Mariana e Carlos iniciarão as reuniões diretas com a nova configuração de equipe.
- Acompanhamento do período de transição para auxiliar Lu e Camille na adaptação aos novos processos.
- Responsabilidades de Lucimar:Assumir a gestão de pessoas e negociações de compras, alinhando pagamentos com Augusto.
- Organizar o repasse de necessidades de estoque com Zenir.
- Responsabilidades de Ellen/Camille:Assumir operações financeiras, incluindo contas a pagar/receber e conciliação bancária.
- Preencher o fluxo de caixa diário com o suporte de Carlos.
- Desenvolvimento de Processos:Definir um processo formal para compras programadas e emergenciais, com reuniões semanais entre Compras e Financeiro.
- Criar um cronograma de atividades ou guia de funções para Lu e Camille.
- Gestão de Conflitos:A diretoria se comprometerá a comunicar claramente a Eduardo G. os novos processos e limites de sua atuação.
- Criar um processo formal para a gestão de queixas de clientes e fornecedores.