1. Sumário Executivo
A reunião teve como objetivo analisar as práticas financeiras da empresa, com foco na gestão de faturamento, cobrança, e concessão de crédito. Foi identificado um déficit nos processos de controle financeiro, com falhas na gestão de inadimplência e na comunicação de orçamentos. Discussões focaram em otimizar os fluxos de caixa, a separação de receitas entre unidades de negócios e a criação de uma mesa de crédito para melhorar a tomada de decisões em casos de risco.
2. Gestão Financeira e Faturamento
- Unidades de Negócio: A mecânica e a empresa de transporte operam sob um único CNPJ, dificultando a separação contábil no sistema, apesar de serem gerenciadas separadamente.
- Faturamento: A receita mensal gira em torno de R$ 800.000, com cerca de 20 clientes. Houve um aumento de faturamento devido ao recebimento de pagamentos pendentes de meses anteriores.
- Clientes Mensalistas: Clientes que pagam no mês seguinte, representando R$ 52.000, distorcem os relatórios de inadimplência, gerando um atraso médio de 15 dias nos pagamentos, o que impacta significativamente o capital de giro.
- Impacto no Capital de Giro: O atraso nos recebimentos gera aproximadamente R$ 375.000 em inadimplência para um faturamento de R$ 750.000.
3. Análise do Processo de Cobrança e Inadimplência
- Desalinhamento no Sistema de Registro de Vencimentos: O sistema não reflete com precisão as datas reais de pagamento dos clientes, levando a um registro de vencimentos incorreto.
- Inadimplência Real: A inadimplência está concentrada em casos antigos e renegociados, com valores parados de R$ 40.000 e R$ 47.000.
- Proposta de Ajustes: Ajustar o sistema de vencimentos para alinhar-se ao comportamento de pagamento dos clientes, além de separar "pedidos não faturados" da "inadimplência real" nos relatórios.
- Centralização da Cobrança: Decidiu-se manter a cobrança interna, com Suzana centralizando o processo. Casos não resolvidos serão encaminhados para cobrança jurídica.
- Clientes com Dependências no Processo: Alguns clientes, como Zenate, só pagam presencialmente após conferir a nota, o que indica falhas no processo atual.
4. Concessão de Crédito e Responsabilidade
- Falhas na Análise de Crédito: Desvios no fluxo de análise de crédito, com a equipe de vendas (Marcelo, Cleitinho) e até a diretoria aprovando serviços para clientes com boletos vencidos ou que usaram cheques sem fundo, resultando em inadimplência.
- Proposta de Criação de Mesa de Crédito: A criação de uma mesa de crédito composta pela diretoria, financeiro e comercial foi proposta, para decidir sobre casos de risco. As decisões seriam registradas no cadastro do cliente.
- Desrespeito às Recusas de Crédito: Suzana destacou que suas recusas de crédito nem sempre são respeitadas, o que resulta em problemas de cobrança.
5. Padronização da Comunicação e Aprovação de Orçamentos
- Falta de Processos Padronizados: Foi identificado que o processo de orçamento não segue uma padronização, o que gerou insatisfações com clientes, como no caso de um orçamento inicial de R$ 4.000 que resultou em um custo de R$ 10.000 devido à falta de clareza.
- Importância da Aprovação Formal: Foi discutida a necessidade de obter uma aprovação formal e por escrito para todos os orçamentos antes de iniciar os serviços, a fim de evitar mal-entendidos e reclamações.
6. Próximos Passos
- Mesa de Crédito: Agendar reunião com Marcelo e Cleitinho para alinhar o processo de aprovação de crédito e implementar a mesa de crédito.
- Ajustes no Sistema de Cobrança: Ajustar os vencimentos no sistema para refletir as datas reais de pagamento dos clientes e modificar o relatório de inadimplência.
- Processo de Orçamento: Implementar um processo formal de envio de orçamentos, exigindo aprovação escrita do cliente antes de iniciar os serviços.
- Organização do Fluxo de Caixa: Adaptar o relatório de acompanhamento financeiro para distinguir entre valores a faturar e inadimplência real, e definir uma data fixa para o fechamento do faturamento.
- Centralização da Cobrança: Suzana continuará centralizando o processo de cobrança, encaminhando casos não resolvidos para o jurídico.
- Definir Reunião Geral: Agendar reunião para revisar o organograma e discutir a visão setorial da empresa.
- Revisão de Salário de Suzana: Incluir a discussão salarial de Suzana na próxima reunião.