Apresentação de descritivo de função e montagem de cronograma

Sumário:

Objetivos e Tópicos da Reunião
Rotinas de Ponto e Frequência dos Colaboradores
Abertura do Posto e Operacionalização Diária
Fluxograma de Processos Financeiros e Administrativos
Contas a Receber, Política de Cobrança e Histórico
Integração com Sistema e Relatórios Gerenciais
Rotina Diária de Conferência, Baixas e Posição/Fluxo de Caixa
Visão Diária e Mensal do Fluxo Financeiro e Negociações
Melhorias de Eficiência (DDA, Leitor de Código de Barras, Pagamentos em Lote)
Padronização, Conformidade e Organização para Contabilidade
Planejamento de Pagamentos, Compras, Custos e Orçamento
Faturamento, Adiantamentos e Datas de Vencimento
Procedimentos de Caixa e Conciliação
Alinhamento com Responsável Financeira (Lia) – Perfil, Funções e Cronograma
Estrutura de Equipe, Alocação de Funções e Capacidade Operacional
Organização de Rotinas Administrativas, Padronização de Processos e Comunicação
Próximos Passos

1. Objetivos e Tópicos da Reunião

A reunião foi realizada para discutir a estrutura de rotinas administrativas, controle de ponto, gestão financeira e a organização dos processos de cobrança e pagamento. O foco foi a implementação de práticas mais eficientes, melhoria na comunicação interna e a utilização de ferramentas automatizadas para otimizar as operações.

2. Rotinas de Ponto e Frequência dos Colaboradores

Controle de Ponto: Discussão sobre a periodicidade da auditoria do ponto, com preferência por uma verificação semanal, com checagens intermediárias no meio do mês.
Objetivo: Reduzir o tempo entre a ocorrência de inconsistências (atrasos, esquecimentos) e sua correção.
Conclusão: Acompanhamento semanal do ponto, com checagem intermediária e antecipação dos registros diários.

3. Abertura do Posto e Operacionalização Diária

Abertura do Posto: Abertura às 08h30, com controle de chaves e registro de posse/entrega.
Conclusão: Formalizar procedimento de abertura e gestão de chaves.

4. Fluxograma de Processos Financeiros e Administrativos

Fluxograma: Levantamento realizado por [Speaker 1] e Matheus, com desenho final em elaboração.
Objetivo: Integrar processos financeiros e administrativos ao sistema para maior eficiência.
Conclusão: Fluxograma será entregue após finalização.

5. Contas a Receber, Política de Cobrança e Histórico

Registro de Clientes: Centralização das informações no sistema para evitar o uso de múltiplas planilhas.
Cobranças: Realização imediata das cobranças, com registro de compromissos em calendário/agenda.
Conclusão: Manter planilha de apoio, priorizando histórico no sistema, e reservar 30 minutos diários para cobranças.

6. Integração com Sistema e Relatórios Gerenciais

Objetivo: Trazer os conceitos do fluxo em Excel para o sistema e configurar relatórios automáticos de contas a receber, fluxo de caixa e cobrança.
Conclusão: Revisar parametrizações do sistema e ativar relatórios automáticos.

7. Rotina Diária de Conferência, Baixas e Posição/Fluxo de Caixa

Primeiras Atividades do Dia: Verificação de e-mails (~30 min) e saldos em contas.
Processo de Conferência: Organização de documentos por banco e lotes, com impressão e conferência.
Conclusão: Adotar janelas de tempo para cada etapa e garantir a integração do fluxo diário até o fechamento.

8. Visão Diária e Mensal do Fluxo Financeiro e Negociações

Posição Diária: Gerar posição diária do mês inteiro até 11h para embasar negociações.
Conclusão: Enviar a posição financeira até 11h diariamente, atualizando constantemente até o final do mês.

9. Melhorias de Eficiência (DDA, Leitor de Código de Barras, Pagamentos em Lote)

DDA: Implementar o uso de DDA para reconciliar títulos e documentos.
Leitor de Código de Barras: Implementar leitor de código de barras para agilizar conferências e pagamentos.
Conclusão: Implementar o uso de DDA e leitor de código de barras, além de pagamentos em lote.

10. Padronização, Conformidade e Organização para Contabilidade

Organização Diária: Padronização de descrições e separação de documentos por banco e dia.
Conclusão: Manter padrão diário de organização e revisar configurações do sistema para refletir a realidade.

11. Planejamento de Pagamentos, Compras, Custos e Orçamento

Gestão de Compras e Pagamentos: Acompanhamento diário de compras, saldos e programação de pagamentos conforme a capacidade do financeiro.
Conclusão: Acompanhar orçamento e CMV diariamente, ajustando compras e negociando conforme necessário.

12. Faturamento, Adiantamentos e Datas de Vencimento

Ajustes de Vencimentos: Ajustar vencimentos e adiantamentos para refletir corretamente o ciclo de faturamento.
Conclusão: Ajustar datas de vencimentos no sistema para evitar distorções no fluxo.

13. Procedimentos de Caixa e Conciliação

Alinhamento de Saldos: Verificar saldos de caixa e bancos com o sistema antes de fechar a posição diária.
Conclusão: Garantir conciliação diária e padronizar descrições para evitar divergências.

14. Alinhamento com Responsável Financeira (Lia) – Perfil, Funções e Cronograma

Funções de Lia: Controle de contas a pagar/receber, conciliação bancária, lançamento de impostos, folha salarial, admissões/demissões e integração/treinamento.
Conclusão: Descritivo de funções aprovado; cronograma será estruturado e acompanhado no primeiro mês.

15. Estrutura de Equipe, Alocação de Funções e Capacidade Operacional

Avaliação de Funções: Reduzir a sobrecarga de Matheus e avaliar apoio adicional a Lia conforme demanda.
Conclusão: Definir funções claras e reduzir a sobrecarga operacional.

16. Organização de Rotinas Administrativas, Padronização de Processos e Comunicação

Padronização de Processos: Melhorar a integração de processos com ferramentas para aumentar a eficiência.
Conclusão: Fortalecer organização de rotinas e integrar com ferramentas com apoio de Edson.

17. Próximos Passos

Ações a Serem Realizadas:
Entregar o desenho final do fluxograma de processos (responsável: [Speaker 1]).
Definir e implementar rotina semanal de auditoria do ponto, com checagem intermediária no mês (responsável: Lia/[Speaker 1]).
Registrar faltas/horas diariamente e validar antes do pagamento da folha (responsável: Lia).
Formalizar procedimento de abertura do posto e controle de chaves às 08h30, com substituto (responsável: [Speaker 3]).
Consolidar política de cobrança e registrar histórico no sistema; manter planilha online de apoio (responsável: [Speaker 2]/Lia).
Reservar 30 minutos diários para cobrança e registrar promessas/compromissos no calendário (responsável: Lia).
Configurar relatórios automáticos no sistema para contas a receber, fluxo de caixa e cobrança (responsável: [Speaker 2]).
Atualizar e conciliar o fluxo de caixa diariamente, integrando posição diária e mantendo fechamento até 12:00 (responsável: Lia).
Gerar posição financeira diária do mês inteiro e enviar até 11h (via WhatsApp) (responsável: [definir]).
Tabular tempos por etapa (saldos, organização, impressão, baixas), com margens e revisão semanal (responsável: Lia/[Speaker 2]).
Configurar e testar pagamentos em lote no internet banking (responsável: [definir]).
Adquirir e testar leitor de código de barras para boletos (R$ 30–R$ 40) (responsável: [definir]).
Fortalecer o uso do DDA: investigar divergências com documentos físicos/digitais e ajustar processo (responsável: [definir]).
Revisar parametrizações do sistema (contas/caixas, bancos pagadores) com checklist e responsável (responsável: [Speaker 2]/TI).
Padronizar separação e arquivamento por banco e por dia, com comprovantes anexos e descrições padronizadas (responsável: Lia).
Implementar revisão diária de compras e orçamento, ajustando programação de pagamentos conforme o fluxo; acionar “sirene” e diretoria quando necessário (responsável: Lia/[Diretoria]).
Ajustar vencimentos/adiantamentos no sistema para refletir ciclo e evitar impacto indevido no mês corrente (responsável: Financeiro).
Alinhar com Edson o envio do fluxo para a tia e definir periodicidade (responsável: [definir]).
Definir cronograma impresso e acompanhar tempos no primeiro mês (Lia responsável por 1h18 quando necessário).
Preparar e imprimir descritivos de função; iniciar análise de perfil (responsável: [Speaker 1]/RH).
Agendar reunião na próxima semana com Matheus e Éder; solicitar revisão prévia ao Éder (responsável: [definir]).
Mapear atividades de Matheus (estoque, vendas, entregas) e desenhar cronograma com tempos estimados (responsável: [Speaker 2]/Gestão).
Avaliar contratação de auxiliar para entregas/apoio operacional e redistribuir tarefas fiscais (responsável: Diretoria/RH).
Verificar e concluir cancelamento da conta GFB e confirmar rotinas de conferência em horário definido (~12:00) (responsável: [Speaker 3]/Lia).
Consolidar e enviar mensalmente posições de estoque, razão/conta/caixa e extratos a 10–12 destinatários (responsável: [Speaker 4]).
Verificar e documentar a regra de assiduidade (3h x 4h) conforme convenção vigente (responsável: RH).