A reunião teve como objetivo principal realizar um diagnóstico completo da área de Recursos Humanos do escritório de contabilidade, identificar as dificuldades da gestora Dayane (Daiane), analisar a estrutura organizacional e apresentar um plano de ação para a estruturação do setor. A discussão centralizou-se nos desafios de gestão de equipe, especificamente com uma colaboradora de perfil reativo e pouco proativo, e na sobrecarga da gestão, que acumula funções estratégicas e operacionais. Foram identificadas necessidades urgentes de contratação, como um Auxiliar Administrativo para DP/RH e um Estagiário, e a importância de aprimorar o processo de recrutamento e seleção. As decisões estratégicas incluem a aplicação da análise de perfil comportamental (DISC) em toda a equipe, a criação de descritivos de cargos, a formalização do organograma e a estruturação de uma política de recrutamento e seleção.
Tópicos Discutidos
- Desafios na Gestão de Pessoas e Desempenho da Equipe
- Dayane expressou dificuldade na condução de uma colaboradora específica (Andrea, 46 anos, 2 anos de empresa), que demonstra falta de proatividade e iniciativa, executando apenas o mínimo necessário (ex: prefere buscas no Google a consultar fontes primárias como a Econet).
- Foi discutida a necessidade de fornecer feedback claro e documentado à colaboradora sobre seu desempenho antes de tomar decisões drásticas, como um desligamento. A falta de comunicação pode levar a funcionária a acreditar que seu trabalho está adequado.
- Identificou-se o risco de que este comportamento esteja influenciando negativamente a atitude de outra colaboradora mais nova (Ana, 34 anos, 6 meses de empresa), que é proativa mas pode adotar a colega como referência.
- A situação atual sobrecarrega a gestora (Dayane), que precisa absorver tarefas operacionais mal executadas, comprometendo seu foco em atividades estratégicas.
- Estrutura Organizacional e Sobrecarga da Gestão
- Dayane é a única sócia e principal tomadora de decisões, com apoio consultivo informal do esposo.
- Identificou-se que a gestora acumula responsabilidades em todas as áreas: Financeiro, Administrativo, RH e Operacional, o que impede o foco no crescimento estratégico do negócio.
- A dependência da empresa em relação à gestora é crítica; ela afirma que o escritório seria um "caos" se precisasse tirar 15 dias de férias.
- Processo de Recrutamento e Definição de Novas Vagas
- Foi apontada a necessidade de manter um processo seletivo contínuo para ter um banco de talentos qualificado e não ficar refém de eventuais desligamentos.
- Auxiliar Administrativo (DP/RH): Definiu-se a necessidade de contratar um profissional para assumir as rotinas do Departamento Pessoal, como o processamento da folha de pagamento, função atualmente acumulada pela gestão.
- Estagiário (Atendimento/Administrativo): Decidiu-se pela contratação de um estagiário de meio período para atendimento inicial, agendamentos, protocolo de documentos e arquivamento, visando desafogar a equipe técnica.
- Vagas Anteriores: Foi mencionada a existência de duas vagas em aberto: uma para atendimento/marketing e outra para analista fiscal (possível substituição).
- Análise da Equipe Atual, Funções e Salários
- Equipe: Ana (Contadora, responsável pelo contábil/fiscal de Lucro Real) e Andrea (Analista Fiscal para as demais empresas).
- Salários: Andrea (R$ 2.250,00 + R$ 200,00 de VA) e Ana (R$ 2.450,00).
- Concluiu-se que os salários são equivalentes, e a valorização de Ana, com menos tempo de casa, valida a política de remuneração baseada em mérito e resultados, e não em antiguidade.
- Apresentação do Plano de Ação de RH e Ferramentas
- O consultor apresentou um plano estruturado para organizar o RH, com as seguintes ferramentas e prioridades:
- Análise de Perfil Comportamental (DISC): Aplicar um questionário de 20 perguntas em toda a equipe (incluindo a gestora) para entender os perfis e basear decisões de gestão em dados.
- Política de Recrutamento e Seleção: Estruturar um processo formal para atrair e contratar talentos.
- Organograma: Desenhar a estrutura hierárquica da empresa.
- Descritivo de Função: Documentar as responsabilidades de cada cargo.
- Fluxograma de Processos: Mapear o passo a passo das operações chave.
- Política de Premiação: Criar um sistema de incentivos baseado em metas.
- Comunicação e Finanças Pessoais da Gestora
- Concluiu-se que o "óbvio precisa ser dito" na empresa, e que as diretrizes devem ser comunicadas de forma visual e explícita (por escrito) para garantir o cumprimento.
- Dayane informou que seu prolabore mensal é de R$ 4.000,00, com uma retirada adicional de distribuição de lucros no final do ano, que equivale a cerca de R$ 3.000,00 a R$ 3.500,00 mensais.
Próximos Passos
- Aplicação do Questionário DISC: O consultor disponibilizará o questionário na plataforma, e Dayane garantirá que ela e suas colaboradoras o respondam.
- Responsável: Dayane e Equipe.
- Prazo: Responder até 05/06/2026 e enviar gabaritos até 08/06/2026.
- Conversa de Feedback: Dayane conduzirá uma reunião de feedback estruturado com a colaboradora sobre seu desempenho.
- Responsável: Dayane.
- Prazo: 01 de junho de 2026.
- Início do Processo de Recrutamento: Iniciar o processo de recrutamento para as vagas de Auxiliar Administrativo (DP/RH) e de Estagiário (meio período).
- Responsável: Gestão (Dayane) / RH.
- Prazo: A definir.
- Desenvolvimento do Organograma: O consultor iniciará a estruturação do organograma da empresa.
- Responsável: Consultor de RH.
- Prazo: Para a próxima reunião.
- Desenvolvimento dos Descritivos de Função: O consultor desenvolverá a primeira versão dos descritivos de função da equipe.
- Responsável: Consultor de RH.
- Prazo: 01 de junho de 2026.
- Agendamento da Reunião de Devolutiva: Após o recebimento dos gabaritos do DISC, será agendada uma reunião para analisar os perfis.
- Responsável: Consultor de RH.
- Prazo: Assim que os gabaritos forem recebidos.