ATA DE REUNIÃO – Levantamento de Indicadores do Centro de Treinamentos “Máxima” e Diretrizes Comerciais

Conteúdo criado em: 2026-05-25 09:04:10

Resumo Executivo

Objetivo: Definir o levantamento de indicadores gerenciais (clientes, faturamento, evasão, planos, horários) para embasar ações comerciais e de expansão do Centro de Treinamentos Máxima, além de alinhar diretrizes para a unidade de mecânica do mesmo grupo.

Principais tópicos:

1. Necessidade de migração e consolidação de dados operacionais e financeiros para o sistema.
2. Estrutura atual de planos (trimestral, semestral, anual) e recebimentos (boletos e dinheiro).
3. Lacunas de controle (vendas de produtos, distinção entre meios de pagamento, horário por aluno).
4. Estratégias comerciais diante da concorrência (parcerias com escolas/empresas, descontos em horários ociosos).
5. Expansão: mudança para espaço maior; abertura de turmas em grupo; aumento de horários livres, incluindo manhã.
6. Alinhamento de coleta de indicadores também para a unidade de mecânica.

Decisões estratégicas:

1. Coletar e centralizar, via plataforma, todas as planilhas e controles existentes (alunos, faturamento, planos, horários).
2. Priorizar migração para o sistema de gestão para emissão de boletos, acompanhamento de planos e pagamentos.
3. Avaliar e implementar parcerias e políticas de preço/ocupação em horários de baixa demanda.
4. Cancelar reunião da tarde e realizar consolidação interna dos dados; encaminhar checklist de indicadores da mecânica por WhatsApp.

Tópicos Discutidos

1. Gestão de Indicadores e Faturamento:
2. Levantamento necessário: número de clientes atuais e do mês anterior, taxa de evasão, taxa de novos alunos/mês, histórico de faturamento mensal (2 anos e meio).
3. Diferenciação entre faturamento gerencial (vendas realizadas) e financeiro (recebimentos líquidos após taxas).
4. Sistema atual subutilizado; dados dispersos em planilhas de Excel.
5. Falta de registro de vendas de produtos (camisetas, garrafas) e distinção de meios de pagamento nas planilhas.
6. Estrutura de Planos e Recebimentos:
7. Planos: trimestral (brinde: garrafinha), semestral (garrafinha + toalha), anual (camiseta + garrafinha); sem descontos na mensalidade.
8. Recebimentos: dinheiro e boletos; cartão de crédito não utilizado.
9. Boleto: emissão de 12 boletos para contrato anual; pagamento mensal pelo cliente.
10. Emissão de nota fiscal apenas para boletos; ausência de controle explícito do meio de pagamento nas planilhas.
11. Dados Operacionais e Horários:
12. Controle de horário dos alunos não está na planilha principal; existe planilha separada.
13. Necessidade de consolidar horários e ocupação para identificar principais faixas e ociosidade.
14. Estratégia Comercial e Concorrência:
15. Presença de nova concorrente na cidade; provável captação por parcerias e indicações.
16. Decisão de se antecipar com parcerias estruturadas (escolas/empresas), focando horários com baixa ocupação.
17. Possibilidade de oferecer descontos em horários ociosos (ex.: início da tarde) para elevar ocupação.
18. Expansão e Novas Ofertas:
19. Mudança para espaço maior; abertura de turmas em grupo (ex.: Jump, vagas limitadas).
20. Modelo “livre”: valor atual R$ 177,00, acesso semana inteira no horário marcado; intenção de expandir horários livres, inclusive de manhã.
21. Histórico: restrição de manhã por falta de profissionais; novos currículos recebidos viabilizam a abertura.
22. Proposta: manter valor do “livre” para quem aderir às aulas em grupo, com horário fixo e musculação livre inclusa.
23. Histórico da Empresa:
24. CNPJ com 8 anos (antiga academia convencional); gestão atual por Marcela e Cíntia há 2 anos e meio.
25. Indicadores da Unidade Mecânica:
26. Reunião da tarde cancelada; será feita consolidação interna.
27. Solicitação de envio de dados a partir de janeiro (início de uso “certinho” do sistema).
28. Alinhamento: histórico de faturamento e KPIs via plataforma (jornada > comercial > monitoramento de KPIs).

Próximos Passos

1. Marcela:
2. Enviar pela plataforma (jornada > comercial > monitoramento de KPIs) e, em cópia, pelo WhatsApp:
3. Planilhas de alunos (pagamentos por aluno, meios de pagamento quando possível).
4. Planilhas/controles de horários dos alunos.
5. Documentos dos planos (mensal, trimestral, semestral, anual; 1x/semana, 2x/semana, livre; benefícios/brindes).
6. Qualquer controle de vendas por cliente e faturamento mensal.
7. Prazo: até 2026-05-27.
8. Consolidação Interna (Responsável: Speaker 1/Consultoria):
9. Tabular os dados recebidos, calcular indicadores (ativos, evasão, novos/mês, ticket médio, ocupação por horário).
10. Definir ponto de equilíbrio com financeiro.
11. Prazo: até 2026-05-30.
12. Migração para Sistema:
13. Avaliar e iniciar migração das informações críticas (planos, boletos, status de pagamento, horários) para o sistema.
14. Responsáveis: Marcela e equipe administrativa.
15. Prazo: plano de migração até 2026-06-03; início da migração até 2026-06-10.
16. Estratégia Comercial/Parcerias:
17. Retomar contato com escola/empresas para parcerias, priorizando horários com menor demanda; proposta de descontos controlados.
18. Responsável: Marcela.
19. Prazo: lista de potenciais parceiros e mensagem padrão até 2026-05-31; primeiros contatos até 2026-06-05.
20. Expansão de Horários Livres (incluindo manhã):
21. Levantar disponibilidade de profissionais e criar grade de horários livres.
22. Responsáveis: Marcela e Cíntia.
23. Prazo: proposta de grade e capacidade por horário até 2026-06-07; início piloto manhã até 2026-06-17.
24. Unidade de Mecânica:
25. Enviar histórico de faturamento e KPIs a partir de 2026-01-01 via plataforma (jornada > comercial > monitoramento de KPIs).
26. Responsável: Marcela.
27. Prazo: até 2026-05-28.

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Envio e consolidação das planilhas e controles de alunos, horários, faturamento.
3. Migração de dados essenciais para o sistema de gestão.
4. Contato com escolas/empresas para parcerias e oferta de descontos em horários ociosos.
5. Definição de grade de horários livres, incluindo manhã, com contratação/realocação de profissionais.
6. Coleta de indicadores da unidade de mecânica (a partir de janeiro).
7. Cálculo de ponto de equilíbrio e ticket médio para orientar metas comerciais.
8. Decisões Chave:
9. Centralização dos dados via plataforma e cancelamento da reunião da tarde para tabulação interna.
10. Priorizar faturamento gerencial como base de análise, distinguindo de recebimentos líquidos.
11. Implementar estratégia proativa de parcerias antes da concorrência.
12. Manter valor do plano livre (R$ 177,00) com inclusão de musculação para alunos de aulas em grupo, mediante horário fixo.

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. [2026-05-25 09:04] – Abertura e Ajustes Técnicos
2. Verificação de câmera, áudio e eco; confirmação de escuta e qualidade de conexão.
3. Contextualização: reunião com “Marcela Máxima”, foco em indicadores.
4. [2026-05-25 09:07] – Objetivo e Escopo dos Indicadores
5. Necessidade de indicadores para qualquer ação comercial (clientes atuais, clientes anteriores, evasão, novos/mês, histórico de faturamento).
6. Diferenciação entre faturamento gerencial e financeiro (exemplos com taxas de cartão); foco no que foi vendido no mês.
7. [2026-05-25 09:12] – Capacidade de Levantamento e Lacunas
8. Centro tem 2 anos e meio; há possibilidade de levantar faturamento mensal, porém controles estão em Excel e incompletos (vendas de produtos não registradas).
9. Sistema subutilizado; usado principalmente para contratos; ausência de dados confiáveis no sistema.
10. [2026-05-25 09:16] – Planos e Formas de Recebimento
11. Planos trimestral/semestral/anual com brindes; mesma mensalidade para todos.
12. Recebimentos via dinheiro/boletos; ausência de cartão; emissão de 12 boletos para anual; NF apenas para boletos.
13. Planilha não diferencia meio de pagamento; necessidade de separação para análises.
14. [2026-05-25 09:20] – Horários e Gestão Operacional
15. Horários dos alunos estão em planilha separada; necessidade de consolidar para entender principais horários e ociosidade.
16. Orientação para enviar todos os controles; recomendação de migrar informações para o sistema (planos, boletos, status de pagamento).
17. [2026-05-25 09:24] – Métricas de Negócio e Estratégia de Ocupação
18. Cálculo de ponto de equilíbrio com financeiro; derivação de ticket médio e metas de clientes adicionais.
19. Estratégias para horários ociosos (descontos em determinados horários, ex.: 13h).
20. [2026-05-25 09:28] – Concorrência e Parcerias
21. Nova concorrente na cidade; provável uso de parcerias/indicações para captação.
22. Decisão de antecipar parcerias; direcionar descontos para horários de baixa demanda; contato proativo com escolas/empresas.
23. [2026-05-25 09:32] – Expansão do Espaço e Novas Ofertas
24. Mudança para espaço maior; abertura de turmas em grupo (ex.: Jump, vagas limitadas por equipamento).
25. Modelo “livre” (R$ 177,00): acesso semana inteira com horário marcado; intenção de ampliar para manhã.
26. Restrição anterior por falta de profissionais; novos currículos permitem viabilização; proposta de incluir musculação livre na mensalidade das aulas em grupo com horários fixos.
27. [2026-05-25 09:37] – Histórico do CNPJ e Governança
28. Empresa tem 8 anos como academia; gestão atual por Marcela e Cíntia há 2 anos e meio, com mudança no modelo de atendimento.
29. [2026-05-25 09:39] – Procedimentos e Plataforma
30. Instrução para anexar controles na plataforma (jornada > comercial > monitoramento de KPIs) e no WhatsApp como apoio.
31. Envio de documentos dos planos e faturamentos por cliente; confirmação de reunião da tarde cancelada para tabulação interna.
32. [2026-05-25 09:42] – Unidade Mecânica e Encaminhamentos
33. Solicitação de envio de dados da mecânica a partir de janeiro (início de uso adequado do sistema).
34. Encaminhamento de checklist por WhatsApp; upload na mesma seção de KPIs da plataforma.
35. [2026-05-25 09:45] – Encerramento
36. Agradecimentos e confirmação de disponibilidade para dúvidas; alinhamento dos próximos passos.

Lista de Responsáveis e Ações

Responsável | Ação a ser desempenhada | Prazo

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Marcela | Anexar na plataforma todas as planilhas e controles de alunos, pagamentos e horários; enviar também por WhatsApp | 2026-05-27

Marcela | Enviar documentos dos planos (mensal, trimestral, semestral, anual; 1x/semana, 2x/semana, livre) com benefícios e regras | 2026-05-27

Speaker 1 (Consultoria) | Tabular dados e calcular KPIs: clientes ativos, evasão, novos/mês, ticket médio, ocupação por horário | 2026-05-30

Financeiro (Equipe interna) | Calcular ponto de equilíbrio operacional com base nos dados consolidados | 2026-05-30

Marcela e Equipe Adm. | Definir plano de migração para o sistema (planos, boletos, status de pagamento, horários) | 2026-06-03

Marcela e Equipe Adm. | Iniciar migração efetiva dos dados para o sistema | 2026-06-10

Marcela | Elaborar lista de potenciais parceiros (escolas/empresas) e mensagem padrão de abordagem | 2026-05-31

Marcela | Realizar primeiros contatos de parceria para horários ociosos | 2026-06-05

Marcela e Cíntia | Propor grade de horários livres (incluindo manhã), com capacidade e alocação de profissionais | 2026-06-07

Marcela e Cíntia | Implementar piloto de horários livres pela manhã | 2026-06-17

Marcela (Mecânica) | Enviar histórico de faturamento e KPIs da unidade de mecânica (a partir de 2026-01-01) na plataforma | 2026-05-28