Validação de politicas Cobrança, Controle de Caixa interno e pagamento

Sumário Executivo

A reunião teve como objetivo estruturar a padronização dos processos financeiros e operacionais da empresa, com foco em previsibilidade de caixa, redução da inadimplência, segurança das transações e controle interno. Foram identificadas falhas críticas na gestão de recebimentos, caixa físico, estoque e compras, impactando diretamente o fluxo financeiro, a confiabilidade dos dados e a capacidade de pagamento da empresa. Como direcionamento estratégico, definiu-se a centralização dos recebimentos via boleto híbrido, a implantação da posição diária de caixa, o controle rigoroso do caixa físico e a padronização de compras e estoque, além de uma forte atuação em comunicação e treinamento para sustentação da mudança cultural.

1. Situação Atual e Principais Problemas

1. Vendas e consumos não registrados corretamente.
2. Clientes acessando áreas internas e retirando itens sem controle.
3. Múltiplos canais de recebimento (PIX, dinheiro, contas diversas).
4. Falta de conciliação financeira e controle de inadimplência.
5. Divergências relevantes no caixa físico (R$ 3.000 a R$ 3.494).
6. Compras realizadas sem aprovação financeira.
7. Ausência de rotina diária de controle financeiro.

Conclusão:

A empresa opera com alto risco financeiro e baixa previsibilidade de caixa.

2. Padronização de Contas a Receber e Cobrança

1. Implementação do boleto híbrido (com QR Code PIX) como meio padrão.
2. Eliminação de PIX avulso e pagamentos em mãos.
3. Padronização de vencimento no dia 10.
4. Emissão diária de boletos com base em cadastro atualizado.
5. Estruturação de processo formal de cobrança com regras e gatilhos.
6. Consolidação de planos e modalidades de pagamento.

Conclusão:

Centralização dos recebimentos é essencial para controle e previsibilidade.

3. Posição Diária e Controle Financeiro

1. Implantação da posição diária de caixa até às 10h.
2. Previsão de entradas e saídas para os próximos 5 dias.
3. Alimentação diária do fluxo em Excel (provisório).
4. Envio de extratos diários e fechamento com horário fixo.
5. Pagamentos concentrados nas segundas-feiras.

Conclusão:

A rotina financeira diária é indispensável para tomada de decisão.

4. Contas a Pagar e Planejamento Financeiro

1. Exigência de 7 dias de antecedência para pagamentos.
2. Registro de pagamentos parciais e controle de saldos.
3. Priorização de folha de pagamento (professores).
4. Consolidação de obrigações futuras para negociação.
5. Bloqueio de pagamentos sem comprovação.

Conclusão:

Planejamento financeiro deve substituir decisões emergenciais.

5. Controle de Caixa Físico e Comandas

1. Padronização de abertura de caixa com R$ 150.
2. Definição de responsáveis por turno e fechamento diário.
3. Obrigatoriedade de recibo para retiradas.
4. Eliminação de comandas abertas e “fichinha de bar”.
5. Pagamento obrigatório no ato do consumo.

Conclusão:

O caixa físico deve operar com controle rígido e rastreabilidade total.

6. Controle de Estoque e Acesso

1. Restrição de acesso à área interna/estoque.
2. Implantação de controle diário de estoque.
3. Responsabilização por divergências.
4. Cadastro obrigatório antes de consumo.

Conclusão:

Controle físico e sistêmico devem estar integrados para evitar perdas.

7. Cadastros, Comunicação e Governança Bancária

1. Criação de cadastro único de clientes.
2. Definição de canal padrão de envio de cobranças.
3. Consolidação de contas bancárias.
4. Centralização dos recebimentos em uma única plataforma.

Conclusão:

Padronização elimina inconsistências e melhora a comunicação com clientes.

8. Compras, Estoque e Aprovações

1. Implementação de planejamento semanal de compras.
2. Aprovação financeira obrigatória antes de compras.
3. Registro de entrada de produtos no ato do recebimento.
4. Integração entre compras, estoque e financeiro.

Conclusão:

Compras devem ser planejadas e alinhadas ao fluxo de caixa.

9. Regras de Recebimento e Pagamento

1. Cobrança mensal padronizada por mês cheio.
2. Cobrança proporcional na adesão.
3. Pagamento de professores no dia 15.

Conclusão:

Padronização garante previsibilidade e organização financeira.

10. Conciliação de Créditos e Clientes

1. Consolidação de clientes com crédito.
2. Baixas semanais e comunicação de saldo.
3. Validação conjunta de informações.

Conclusão:

Controle de créditos evita perdas e conflitos com clientes.

11. Governança, Comunicação e Treinamento

1. Atualização de contratos com validação jurídica.
2. Comunicação clara das novas regras aos clientes.
3. Treinamento das equipes nos novos processos.
4. Definição de responsabilidades e auditorias.

Conclusão:

Mudança cultural é essencial para sustentação do modelo.

12. Pontos em Aberto e Riscos

1. Definição da plataforma de cobrança (Itaú vs Let’s Play).
2. Estruturação da governança de exceções.
3. Regularização de inadimplências antigas.
4. Definição de responsáveis pelo caixa noturno.
5. Avaliação de barreiras físicas de controle.
6. Definição de métricas e indicadores de acompanhamento.