1. Sumário Executivo
A reunião teve como objetivo estruturar e validar a política de compras da empresa, integrando as áreas financeira e comercial, com foco em padronização de processos, controle de custos e redução de dependência operacional.
Foi identificado que o processo atual funciona de forma prática, porém pouco documentada, com forte dependência de conhecimento tácito e decisões pontuais. A ausência de padronização gera riscos de inconsistência, variação de custos e dificuldade de controle financeiro.
Como direcionamento, foi definido que a empresa deverá formalizar sua política de compras, estabelecer janelas fixas, criar critérios claros para exceções, estruturar o controle orçamentário e integrar o processo com o fluxo de caixa e análise de resultados.
2. Situação Atual do Processo de Compras
Foi identificado que a empresa opera com dois modelos principais de compras:
- Compras para revenda com controle de estoque, baseadas em alertas de estoque mínimo e cotação entre fornecedores, mantendo padrão de qualidade.
- Compras sem nota, realizadas com fornecedores fixos, com menor frequência de cotação e revisões periódicas de mercado.
O processo atual inclui conferência com fornecedores e decisões baseadas em experiência, porém sem documentação formal.
Também foi destacada a política específica para compra de tintas, com fornecedor único, compras em volume e pagamento predominantemente à vista.
3. Frequência e Urgência das Compras
Foi identificado que a empresa realiza, em média, 10 compras semanais, sendo aproximadamente metade delas urgentes.
As compras são realizadas principalmente por um responsável central, com apoio pontual da equipe quando necessário.
Foi discutida a possibilidade de concentração das compras em dias específicos, sendo posteriormente validado o modelo de janelas semanais, mantendo flexibilidade para urgências.
4. Política de Compras Programadas e Controle Orçamentário
Foi definida a adoção de janelas fixas de compras duas vezes por semana (segunda e quinta-feira), com exceções permitidas para demandas urgentes de menor valor.
Foi estabelecido um teto de referência mensal para compras de peças, com base em proporção de vendas, permitindo ajuste conforme o volume comercial.
Também foi apresentada a utilização da ferramenta de “Orçamento de Pagamento”, que permitirá:
- Controle do orçamento de compras
- Acompanhamento do realizado
- Monitoramento de contas a pagar
Foi reforçada a importância de análise tanto por competência (DRE) quanto por caixa, garantindo visão completa da operação.
5. Logística, Inventário e Relatórios
Foi discutido o lead time de compras e entregas, com destaque para a importância de planejamento das compras para evitar rupturas.
Ficou definido que o inventário deverá ser realizado periodicamente (entre 1 e 2 meses), com envio de relatórios de estoque e vendas para consolidação e análise.
Também foi destacada a necessidade de integração de dados de diferentes sistemas, garantindo consistência das informações.
6. Rotina de Reuniões e Integração Financeira
Foi definida a realização de reuniões semanais, com apresentação de fluxo de caixa e ferramenta de compras atualizados.
A integração entre financeiro e operação será reforçada, com apoio técnico para estruturação dos dados e melhoria da análise gerencial.
Também foram identificados ajustes necessários na comunicação interna, especialmente na padronização de envio de arquivos, uso de canais oficiais e organização das solicitações.
7. Pontos Críticos Identificados
Foram destacados como principais pontos de atenção:
- Ausência de política formal de compras
- Dependência de decisões informais
- Falta de critérios estruturados para compras sem nota
- Oscilação nos volumes de compra e impacto no resultado
- Falta de padronização na comunicação e envio de informações
- Necessidade de integração entre dados financeiros e operacionais
8. Encaminhamentos Gerais
Ficou definido que a empresa deverá priorizar:
- Documentação da política de compras
- Estruturação do controle orçamentário
- Padronização de processos e comunicação
- Integração entre financeiro e operação
- Definição clara de critérios de compra e exceções
Essas ações visam aumentar a previsibilidade, controle e eficiência da operação.