Reunião Financeiro

Ata de Reunião - Consultoria Financeira

Objetivo da Reunião

Alinhar a estruturação financeira da empresa, corrigir erros de planilhas financeiras, definir a política de pagamento e separação de despesas pessoais e empresariais, além de otimizar o fluxo de caixa e garantir um controle mais preciso das finanças.

1. Principais Decisões

1. Centralização de Transações: Os sócios devem evitar receber pagamentos destinados à empresa em contas pessoais. A recomendação é centralizar todas as transações nas contas PJ para facilitar o controle e a gestão financeira.
2. Custo com Cortesia: Itens de cortesia (café, bolachas) serão registrados como despesa variável da empresa para evitar a mistura de despesas pessoais com as empresariais.
3. Planilha de Fluxo de Caixa: A planilha será refeita para corrigir erros de cálculo e garantir a precisão dos dados financeiros. As somas automáticas não estavam funcionando corretamente, tornando os totais não confiáveis.
4. Organização e Comunicação: Todos os documentos e atualizações financeiras devem ser postados na plataforma da empresa, centralizando a comunicação e mantendo a organização.

2. Minutas Detalhadas

Apresentação e Levantamento de Dados

1. Consultora Yara: Iniciou o trabalho de consultoria financeira com foco no fluxo de caixa, endividamento e outros aspectos financeiros da empresa. Yara apresentou um fluxograma que guiará o trabalho ao longo dos meses. A primeira fase é entender a visão de Evelyn sobre as finanças, com o confronto posterior de dados reais.

Fluxo de Caixa

1. Método de Preenchimento: Será utilizada uma planilha simples em Excel para registrar todas as entradas e saídas em dinheiro físico, com transações via Pix e cartão sendo extraídas diretamente dos extratos bancários.
2. Acompanhamento Semanal: O fluxo de caixa será analisado semanalmente, e as despesas serão classificadas (fornecedores, pessoal, etc.).

Outras Áreas Financeiras

1. Endividamento e Inadimplência: A inadimplência é baixa, e o foco será na análise de endividamento, orçamento, ponto de equilíbrio e CMV adaptado para serviços.
2. Pesquisa de Mercado: Será feita uma pesquisa de mercado para avaliar a adequação dos preços.
3. Definição do Ponto de Equilíbrio: A definição do ponto de equilíbrio ajudará a guiar futuros investimentos sem afetar a saúde financeira.

Suporte e Coleta de Dados

1. Yara enfatizou que Evelyn pode buscar apoio sempre que necessário para esclarecer dúvidas sobre preenchimento de planilhas e o uso do sistema.

Receitas e Despesas

1. Estimativas de Receita: A receita estimada da empresa é de R$ 31.800,00, incluindo mensalidades, suplementos e serviços prestados para a prefeitura.
2. Despesas:
3. Custos Variáveis: Suplementos e equipamentos são comprados de forma esporádica.
4. Despesas Administrativas: Incluem água, telefone, software, energia, internet, contabilidade, entre outras.
5. Despesas Anuais: Alvarás, CREF e seguro do prédio, com custos anuais de R$ 1.100 e R$ 4.000, respectivamente.

Plano de Manutenção

1. Foi discutido um valor de R$ 1.500 para manutenção de imobilizado e R$ 3.000 para manutenção de máquinas, com base na necessidade de ajustes esporádicos.

Custo de Limpeza

1. Serviço de Limpeza: Custo mensal de R$ 800 (R$ 200 por semana).

3. Identificação de Problemas e Soluções

1. Erro no Cálculo da Planilha: Identificou-se um erro nas somas automáticas da planilha financeira, o que causou discrepâncias nas informações. A decisão foi reiniciar a planilha para garantir a precisão dos dados financeiros.
2. Mistura de Despesas Pessoais e Empresariais: A falta de separação clara entre as finanças pessoais e da empresa está impactando a definição do prolabore e a análise do fluxo de caixa. Foi acordado que os pagamentos destinados à empresa devem ser feitos exclusivamente pela conta PJ.

4. Definição de Próximos Passos e Ações

1. Corrigir Fórmula de Soma na Planilha de Despesas
2. Responsável: Yara
3. Prazo: Imediato
4. Centralizar Transações nas Contas PJ
5. Responsável: Sócios
6. Prazo: Imediato
7. Reiniciar a Planilha de Fluxo de Caixa
8. Responsável: Yara
9. Prazo: Imediato
10. Ajustar Política de Despesas Variáveis (Itens de Cortesia)
11. Responsável: Yara
12. Prazo: Imediato
13. Coleta de Dados para Fluxo de Caixa Projetado
14. Responsável: Evelyn
15. Prazo: 2026-05-12
16. Revisar e Organizar as Despesas Fixas e Variáveis
17. Responsável: Yara
18. Prazo: 2026-05-15
19. Reunião de Acompanhamento Semanal do Fluxo de Caixa
20. Responsável: Yara e Evelyn
21. Prazo: Semanal (início em 2026-05-19)

5. Tabela de Responsáveis e Ações

6. Considerações Finais

A reunião foi fundamental para estruturar as finanças da empresa, corrigindo erros de planilha e definindo políticas claras para a separação das finanças pessoais e empresariais. O próximo passo é implementar o controle de fluxo de caixa e acompanhar o progresso financeiro semanalmente para garantir a saúde financeira da empresa.