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Processos Financeiros

Escrito por

Iara Santos Queiroz De Lima

em

Ata de Reunião - Consultoria Financeira para Espetaria

Objetivo da Reunião

A reunião teve como foco o estabelecimento de um fluxo de caixa diário confiável para a espetaria, com a centralização das finanças, reconciliação bancária, padronização de despesas e otimização do controle de recebimentos e pagamentos. O objetivo principal foi melhorar o controle financeiro e permitir a gestão eficiente dos recursos da empresa.

1. Principais Desafios Identificados

  1. Falta de Controle e Conciliação Diária Estruturados:
  2. A operação apresentava um caixa extremamente apertado, com saldos que não batiam, dificuldades para planejar pagamentos e fechar o período do mês.
  3. Múltiplas Contas e Fluxos Dispersos:
  4. As contas estavam espalhadas entre Cielo, Stone, Cressol e até uma conta pessoal (Nubank), dificultando a rastreabilidade e o controle financeiro.
  5. Mistura de Despesas Pessoais com Empresariais:
  6. Houve confusão na separação de despesas pessoais e da empresa, o que afetou a DRE e a conciliação financeira.
  7. Classificação Inconsistente de Despesas Elevando o CMV:
  8. Despesas como material de limpeza e itens de expediente estavam sendo lançadas incorretamente como insumos, o que elevava o CMV e distorcia a análise de margem.
  9. Insuficiência de Caixa para Desligamentos Imminentes:
  10. A empresa enfrentava dificuldades financeiras, o que gerava riscos trabalhistas com desligamentos iminentes, como o gerente registrado.
  11. Limitações Tecnológicas e Processos de Registro Imaturos:
  12. Problemas com o uso de planilhas no celular e computador lento, além de uma falta de integração dos dados financeiros.

2. Soluções Propostas

Implementação de Fluxo de Caixa Diário

  1. Objetivo:
  2. Implementar um controle de fluxo de caixa com saldos de abertura/fechamento diários, entradas (dinheiro/PIX/cartão) e saídas por categoria, batendo com extratos e relatórios de adquirentes.
  3. Prazo: Imediato (início com dados do dia 1 ao 10).
  4. Métrica: Saldos diários fechados sem diferenças e relatórios consistentes.

Centralização de Pagamentos e Recebimentos

  1. Objetivo:
  2. Centralizar pagamentos e recebimentos em uma única conta (preferência por Cressol ou Stone), eliminando a mistura de contas e padronizando fluxos financeiros.
  3. Prazo: Durante a migração iniciada em 11/05/2026.
  4. Métrica: 100% dos pagamentos realizados por uma única conta, redução de divergências e tempo de fechamento.

Separação de Despesas Pessoais e Empresariais

  1. Objetivo:
  2. Eliminar lançamentos pessoais no extrato PJ, formalizar pró-labore e implementar uma política de reembolso com comprovantes.
  3. Prazo: Implantação imediata, revisão no próximo fechamento.
  4. Métrica: DRE limpa, sem itens pessoais, e conciliação sem erros.

Definição de Plano de Contas e Classificação de Despesas

  1. Objetivo:
  2. Criar um plano de contas com exemplos práticos (insumos, fornecedores, expediente, prestadores, utilidades, pró-labore, tributos) e realizar treinamento com a equipe.
  3. Prazo: Antes do próximo ciclo de fechamento.
  4. Métrica: 100% das despesas corretamente classificadas por 1 mês; margens por categoria.

Controle do Caixa Físico

  1. Objetivo:
  2. Implementar a rotina de controle do caixa físico, mantendo troco de R$ 700 e registrando retiradas com finalidade. Realizar a conferência semanal.
  3. Prazo: Início imediato (planilha até 2026-05-17).
  4. Métrica: Contagem física batendo com planilha, ausência de diferenças.

Planejamento e Execução de Acertos de Desligamento

  1. Objetivo:
  2. Planejar os desligamentos de funcionários, incluindo o pagamento de rescisões (parcelamento ou à vista), garantindo a conformidade legal.
  3. Prazo: Imediato (pedidos nesta semana, a partir de 11/05/2026).
  4. Métrica: Acordos pagos conforme legislação e combinações feitas com os funcionários.

Melhoria na Previsibilidade Frente à Sazonalidade

  1. Objetivo:
  2. Criar um calendário de caixa com entradas e saídas fixas, considerando oscilações sazonais como chuva, e manter o saldo mínimo.
  3. Prazo: Próximo ciclo mensal.
  4. Métrica: Redução de déficits em dias de baixa e manutenção de saldo mínimo.

Aquisição de Notebook para Viabilizar o Controle

  1. Objetivo:
  2. Adquirir um notebook para facilitar o uso de planilhas e sistemas, melhorar a atualização diária e garantir a redução de erros operacionais.
  3. Prazo: Indispensável em 2-3 meses.
  4. Métrica: Atualização diária fluida e redução de erros.

3. Ações e Tarefas Imediatas

  1. Enviar extratos e dados do programa interno do dia 1 ao 10, incluindo saldos de abertura/fechamento.
  2. Responsáveis: Equipe do cliente/financeiro
  3. Prazo: Imediato (2026-05-11)
  4. Solicitar extratos do banco Cressol com saldo anterior e saldo final diário/mensal.
  5. Responsáveis: Proprietários
  6. Prazo: 2026-05-15
  7. Enviar relatório de recebíveis (Stone/Cielo) do dia 1 ao 10.
  8. Responsáveis: Proprietários
  9. Prazo: 2026-05-12
  10. Configurar transferência automática para “zerar” a conta da Cielo e centralizar a conta em Cressol ou Stone.
  11. Responsáveis: Proprietários/Banco
  12. Prazo: 2026-05-20
  13. Consolidar entradas/saídas no programa interno e cruzar com a planilha da consultora.
  14. Responsáveis: Financeiro
  15. Prazo: Conclusão até 2026-05-10
  16. Implementar plano de contas e treinamento rápido de classificação de despesas.
  17. Responsáveis: Consultoria
  18. Prazo: 2026-05-18
  19. Separar despesas pessoais e formalizar pró-labore.
  20. Responsáveis: Proprietários/Consultoria
  21. Prazo: Curto prazo (revisão no próximo fechamento)
  22. Implementar rotina de controle de caixa físico e registrar retiradas com finalidade.
  23. Responsáveis: Consultoria/Cliente
  24. Prazo: Imediato (planilha até 2026-05-17)
  25. Preparar cálculos e cenários de pagamento para os desligamentos.
  26. Responsáveis: Financeiro + Consultora
  27. Prazo: 2026-05-11
  28. Reconstruir lançamentos do mês corrente considerando descontos e classificações corretas.
  29. Responsáveis: Consultoria com insumos do cliente
  30. Prazo: 2026-05-25
  31. Identificar e corrigir lançamentos sem descrição.
  32. Responsáveis: Proprietários
  33. Prazo: 2026-05-16
  34. Padronizar processo de recebíveis e documentar política por escrito.
  35. Responsáveis: Consultoria
  36. Prazo: 2026-05-18
  37. Agendar reunião para fechar o fluxo diário com base nos extratos e saldos fornecidos.
  38. Responsáveis: Ambas as partes
  39. Prazo: Até 2026-05-19
  40. Iniciar pesquisa de notebook e configurar acesso e backup em nuvem.
  41. Responsáveis: Proprietários (Suporte: Emanuel)
  42. Prazo: Iniciar hoje (2026-05-11)

4. Considerações Finais

Esta ata resume os principais pontos discutidos na reunião de consultoria financeira, com ações focadas na organização e centralização do fluxo financeiro, controle de caixa e padronização das despesas. A implementação das tarefas imediatas será fundamental para melhorar o desempenho financeiro e operacional da empresa.

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