ATA DE REUNIÃO – Levantamento de KPIs Comerciais (Empresa de Sabrina – ADM Agro)

Resumo Executivo

Reunião breve para definir o levantamento de indicadores comerciais (KPIs) a partir do sistema ADM Agro, com foco em vendas por cliente (mensal), vendas por produto (mensal), faturamento mensal gerencial e vendas por vendedor. Objetivo: construir base analítica para ações comerciais mais assertivas (curva ABC de clientes, mapa de calor por regiões, análise de sazonalidade, recorrência de compra e comparação mensal/anual). Decidiu-se extrair relatórios de janeiro até maio (ano corrente), com possibilidade de período ampliado (jan/2025 a mai/2026) para análises de recorrência. Definiu-se o envio dos materiais pela plataforma (Monitoramento de KPIs) e, opcionalmente, via WhatsApp. Sabrina acionará o suporte do sistema para exportações. O solicitante fornecerá ferramenta para captura do histórico de faturamento gerencial.

Tópicos Discutidos

1. Levantamento de KPIs e confiabilidade do sistema:
2. Discussão sobre a completude dos dados de vendas no ADM Agro: pedidos geram nota/cupom; vendas são registradas; controle de estoque não é confiável neste momento.
3. Confirmação de que o foco será em dados gerenciais de vendas (não fiscais) para análise.
4. Relatórios solicitados – Vendas por Cliente (Mensal):
5. Período mínimo: janeiro a maio (ano corrente, até a última semana de maio).
6. Preferência por mês a mês; possibilidade de ampliar o período conforme disponibilidade.
7. Uso para curva ABC de clientes, análise de concentração de receita e identificação de clientes críticos (A).
8. Relatórios solicitados – Vendas por Produto (Mensal):
9. Mesmo período (jan–mai).
10. Necessidade de constar quantidades e unidade (ex.: a granel, ml) e volume de vendas por produto em cada mês.
11. Curva ABC e Mapa de Calor (Base de Clientes):
12. Necessidade de cadastro de clientes consistente (nome idêntico entre vendas e cadastro) para geolocalização por cidade/região.
13. Objetivo: identificar áreas com forte presença, lacunas comerciais entre cidades e subsidiar estratégias (ex.: tráfego pago/impulsionamento regional).
14. Recorrência de Compra e Período Ampliado:
15. Possibilidade de análise jan/2025 a mai/2026 para mapear meses de compra e ausência por cliente, suportando ações ativas de reativação no mês subsequente.
16. Histórico de Faturamento Mensal (Gerencial):
17. Coleta do total vendido por mês (não necessariamente atrelado à emissão de notas).
18. Comparações de variação mensal e anual para entender sazonalidade e planejar ações em meses historicamente mais fracos.
19. Ferramenta (planilha/modelo) será fornecida para preenchimento.
20. Vendas por Vendedor e Metas:
21. Solicitação de relatório de venda por vendedor (há três vendedores).
22. Inclusão, se disponível, dos valores de metas de cada vendedor para análise de desempenho versus meta.
23. Fluxo de envio e suporte:
24. Materiais devem ser anexados na plataforma (Comercial > Monitoramento de KPIs); envio via WhatsApp também aceito como alternativa.
25. Sabrina buscará suporte do ADM Agro para geração dos relatórios.
26. Canal de comunicação: preferencialmente mensagem privada para respostas mais rápidas.

Próximos Passos

1. Sabrina:
2. Extrair “Vendas por Cliente – Mensal” (jan–mai, mês a mês) do ADM Agro e anexar na plataforma (Monitoramento de KPIs). Prazo: 2026-05-29.
3. Extrair “Vendas por Produto – Mensal” (jan–mai), incluindo quantidades/unidades e volume mensal por produto; anexar na plataforma. Prazo: 2026-05-29.
4. Extrair “Vendas por Vendedor” (jan–mai), contemplando os três vendedores; anexar na plataforma. Prazo: 2026-05-29.
5. Disponibilizar metas de vendas por vendedor (documento ou texto) na plataforma. Prazo: 2026-05-30.
6. Providenciar base de cadastro de clientes (com nomes idênticos aos dos relatórios de vendas e cidade/região). Prazo: 2026-05-30.
7. Acionar suporte do ADM Agro para apoio nas extrações, se necessário. Início: 2026-05-27.
8. Solicitante:
9. Disponibilizar na plataforma a ferramenta (planilha/modelo) para “Histórico de Faturamento Mensal – Gerencial”. Prazo: 2026-05-27.
10. Receber os arquivos via plataforma (e/ou WhatsApp), validar consistência e iniciar análises de curva ABC, recorrência e mapa de calor. Início após recebimento; previsão de pré-análise: até 2026-06-03.
11. Orientar Sabrina sobre eventuais ajustes de cadastro para viabilizar mapa de calor. Prazo após revisão inicial: até 2026-06-05.

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Extrair e anexar relatórios: Vendas por Cliente (mensal), Vendas por Produto (mensal), Vendas por Vendedor.
3. Enviar metas de vendas por vendedor.
4. Fornecer base de cadastro de clientes padronizada (nomes/cidades).
5. Disponibilizar planilha do Faturamento Mensal (gerencial).
6. Validar dados e produzir análises: Curva ABC, recorrência de compra, mapa de calor, sazonalidade.
7. Decisões Chave:
8. Foco nos dados gerenciais de vendas (não fiscais) para análises.
9. Período inicial de referência: janeiro a maio (com possibilidade de ampliação para jan/2025–mai/2026).
10. Uso da plataforma (Comercial > Monitoramento de KPIs) como repositório principal de arquivos.
11. Aplicação das análises para direcionar ações comerciais (reativação de clientes inativos, estratégias regionais e avaliação de desempenho por vendedor).

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 2026-05-27 13:00 – Abertura e objetivo
2. Apresentação breve; reforço do objetivo de uma reunião breve focada em levantamento de KPIs comerciais.
3. Confirmação de que o sistema ADM Agro registra vendas por pedido transformado em nota/cupom; estoque não confiável.
4. 2026-05-27 13:05 – Solicitação de relatórios de Vendas por Cliente (Mensal)
5. Definição do período: janeiro a maio; necessidade de consolidação mês a mês.
6. Justificativa: base para análise da curva ABC, priorização de clientes-chave.
7. 2026-05-27 13:10 – Solicitação de relatórios de Vendas por Produto (Mensal)
8. Requisito de incluir quantidades e unidades (p. ex., a granel, ml) e volume de vendas por produto em cada mês.
9. Verificação da capacidade do sistema para capturar tais métricas.
10. 2026-05-27 13:15 – Demonstração do racional analítico (Curva ABC)
11. Explicação conceitual sobre concentração de faturamento em poucos clientes (curva A) e impacto da perda desses clientes.
12. Preparação para aplicar metodologia semelhante na operação de Sabrina.
13. 2026-05-27 13:20 – Mapa de Calor e Cadastro de Clientes
14. Necessidade de consistência entre nomes de clientes nos relatórios e no cadastro para georreferenciamento por cidade/região.
15. Uso do mapa de calor para identificar lacunas entre cidades e embasar campanhas (tráfego pago/impulsionamento).
16. 2026-05-27 13:25 – Recorrência de compra e período ampliado
17. Possibilidade de análise de janeiro/2025 a maio/2026 para identificar meses de compra por cliente e ausência de compra.
18. Encaminhamento: ações ativas de contato/antecipação de ofertas no mês subsequente.
19. 2026-05-27 13:28 – Histórico de Faturamento Mensal (Gerencial)
20. Solicitação de totais mensais de vendas, independentes da emissão de nota, para comparar variações mensais e anuais.
21. Compromisso do solicitante de disponibilizar ferramenta (planilha) para preenchimento e análise de sazonalidade.
22. 2026-05-27 13:31 – Vendas por Vendedor e Metas
23. Pedido de relatório por vendedor (há três vendedores) e de metas individuais.
24. Finalidade: avaliar desempenho por vendedor e aderência às metas.
25. 2026-05-27 13:33 – Fluxo de envio e suporte
26. Definição do repositório principal: Plataforma > Comercial > Monitoramento de KPIs; WhatsApp como alternativa.
27. Sabrina acionará o suporte do ADM Agro para auxílio nas extrações.
28. 2026-05-27 13:35 – Encerramento
29. Confirmação dos itens solicitados e prazos; orientação de contato por mensagem privada para respostas mais ágeis.

Lista de Responsáveis e Ações

Responsável | Ação a ser desempenhada | Prazo

Sabrina | Extrair “Vendas por Cliente – Mensal” (jan–mai) e anexar na plataforma (Monitoramento de KPIs) | 2026-05-29

Sabrina | Extrair “Vendas por Produto – Mensal” (jan–mai) com quantidades/unidades e volumes; anexar na plataforma | 2026-05-29

Sabrina | Extrair “Vendas por Vendedor” (jan–mai) contemplando os três vendedores; anexar na plataforma | 2026-05-29

Sabrina | Enviar metas de vendas de cada vendedor (documento/texto) | 2026-05-30

Sabrina | Disponibilizar base de cadastro de clientes com nomes padronizados e cidade/região | 2026-05-30

Sabrina | Acionar suporte do ADM Agro para apoiar as exportações | Início em 2026-05-27

Solicitante | Disponibilizar planilha/modelo para “Histórico de Faturamento Mensal – Gerencial” na plataforma | 2026-05-27

Solicitante | Validar dados recebidos e iniciar análises (Curva ABC, recorrência, mapa de calor, sazonalidade) | Início após recebimento; prévia até 2026-06-03

Solicitante | Orientar ajustes de cadastro para viabilizar o mapa de calor (se necessário) | Até 2026-06-05

Observações:

1. Estoque não será utilizado como fonte para validação neste ciclo inicial.
2. Caso surjam novos pontos a partir dos relatórios, serão comunicados para inclusão no escopo de análise.