ATA DE REUNIÃO – Implementação de KPIs Comerciais e Análise de Desempenho

Resumo Executivo

1. Objetivo: Definir e consolidar indicadores-chave de performance (KPIs) para a área comercial, padronizar relatórios de vendas e faturamento, e estabelecer rotina de medição de taxa de conversão e ticket médio.
2. Principais tópicos: Uso do sistema para extrair vendas por produto e cliente; tratamento de vendas sem nota; cadastro mínimo de clientes; análise curva ABC (produtos e clientes); gestão de estoque e compras alinhada ao fluxo de caixa; histórico de faturamento mensal dos últimos três anos e sazonalidade; medição diária de taxa de conversão e ticket médio; definição de ferramentas e planilhas de controle.
3. Decisões estratégicas: Implantar rotina diária de conversão e ticket; estruturar relatórios mensais por produto e cliente (jan/2026 a mai/2026); consolidar faturamento mensal de jan/2023 a mai/2026 para análise de sazonalidade; usar curva ABC para orientar ações comerciais e compras; focar em campanhas sazonais (ex.: cama box em período frio).

Tópicos Discutidos

1. Indicadores e KPIs
2. Importância de indicadores como painel de controle para ações táticas de curto prazo.
3. Necessidade de medir vendas por produto, por cliente, taxa de conversão e ticket médio.
4. Uso do sistema atual (Comfort) como fonte primária; exceções para vendas sem nota.
5. Vendas sem nota fiscal
6. Parte mínima das vendas ocorre sem nota, registradas manualmente em caderninhos.
7. Conteúdo do registro: produto e quantidade; necessidade de consolidar volume e itens para não perder visibilidade.
8. Cadastro de clientes
9. Cadastro básico (nome, CPF) é realizado para novos clientes e emissão de notas.
10. Suficiente para análises de curva ABC de clientes e faturamento por cliente.
11. Curva ABC de produtos e clientes
12. Objetivo: identificar principais clientes e produtos (A, B, C) para orientar ações comerciais.
13. Estratégia: evitar campanhas focadas apenas em produtos A com baixa margem; combinar com itens de maior margem.
14. Uso para compras: ajustar níveis de estoque, evitando capital imobilizado em itens C de baixa recorrência.
15. Gestão de estoque e compras alinhada ao financeiro
16. Impacto do excesso de compras no fluxo de caixa e sobra operacional.
17. Necessidade de sincronizar análise de estoque com fluxo de pagamentos e entradas.
18. Histórico de faturamento e sazonalidade
19. Solicitação de faturamento mensal (jan/2023 a mai/2026) para calcular variação mensal e anual e montar calendário de ações.
20. Indicação de sazonalidade: maior venda de cama box e colchão em período frio.
21. Retomada de ações comerciais (feirões/campanhas) conforme sazonalidade, sem descapitalizar excessivamente.
22. Vendas por vendedor
23. Estrutura atual: equipe reduzida (Marina, esposo, Livane e dois entregadores); vendas contabilizadas em conjunto.
24. Sem necessidade de análise por vendedor no momento.
25. Taxa de conversão e canais
26. Alta conversão em loja (estimativa 9 de cada 10); necessidade de incluir contatos de WhatsApp/Instagram no funil.
27. Importância de mensurar todos os atendimentos (presencial e remoto) para calcular conversão real.
28. Ferramenta de medição diária
29. Planilha simples: entradas diárias de “vendas convertidas”, “atendimentos totais” e “faturamento do dia”.
30. Saídas: taxa de conversão diária e média, ticket médio diário e médio, consolidação mensal.
31. Possibilidade de preenchimento manual com posterior consolidação em Excel.

Próximos Passos

1. Extrair relatórios mensais de venda por produto (jan/2026 a mai/2026) – Responsável: Marina – Prazo: 2026-05-29
2. Extrair relatórios mensais de venda por cliente (jan/2026 a mai/2026) – Responsável: Marina – Prazo: 2026-05-29
3. Consolidar faturamento mensal (jan/2023 a mai/2026) em planilha fornecida – Responsável: Marina – Prazo: 2026-05-31
4. Implantar rotina diária de medição (conversão e ticket médio) com planilha – Responsável: Marina – Início: 2026-05-26; consolidação semanal às sextas
5. Enviar planilha-modelo de KPIs (vendas, conversão, faturamento) – Responsável: Gabriel – Prazo: 2026-05-25
6. Analisar curva ABC de clientes e produtos com base nos relatórios recebidos – Responsável: Gabriel – Prazo: 2026-06-03
7. Propor calendário de ações comerciais sazonais (foco em cama box/colchões) – Responsável: Gabriel – Prazo: 2026-06-07
8. Revisar níveis de estoque de itens C e margens para campanhas combinadas – Responsáveis: Marina (estoque), Gabriel (análise) – Prazo: 2026-06-10

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Extrair vendas por produto (jan–mai/2026) e por cliente (jan–mai/2026).
3. Consolidar faturamento mensal (jan/2023–mai/2026) na planilha.
4. Iniciar preenchimento diário de conversão e faturamento a partir de 2026-05-26.
5. Enviar planilha-modelo de KPIs (Gabriel) em 2026-05-25.
6. Rodar análises de curva ABC e propor calendário de campanhas sazonais.
7. Revisar estoque e margens para ações comerciais combinadas.
8. Decisões Chave:
9. Inclusão de contatos remotos (WhatsApp/Instagram) no cálculo da taxa de conversão.
10. Uso do sistema Comfort como fonte principal de dados; consolidar manualmente vendas sem nota.
11. Foco estratégico em campanhas com produtos de maior margem, evitando concentração em itens de curva A com baixa margem.
12. Planejamento de ações sazonais baseado em histórico de faturamento.

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 2026-05-25 – Definição de KPIs e objetivos da reunião
2. Apresentado conceito de KPIs como painel para decisões de curto prazo.
3. Acordada necessidade de medir vendas por produto e cliente, taxa de conversão e ticket médio.
4. Decisão de usar dados do sistema como base e consolidar exceções (sem nota).
5. 2026-05-25 – Tratamento de vendas sem nota
6. Identificado registro manual em caderninhos para poucas vendas sem nota.
7. Recomendado consolidar produto e quantidade para não perder visibilidade.
8. Concluído que impacto é baixo (“quase nada”), mas será considerado.
9. 2026-05-25 – Cadastro de clientes
10. Confirmado cadastro mínimo (nome, CPF) para novos clientes e emissão de nota.
11. Suficiente para análises de curva ABC e faturamento por cliente.
12. 2026-05-25 – Curva ABC e estratégias comerciais
13. Planejada análise ABC de produtos e clientes para identificar itens e clientes principais.
14. Estabelecida diretriz: campanhas não focar exclusivamente em itens A de baixa margem; combinar com produtos de maior margem.
15. Alinhamento com compras: revisar estoques de itens C de baixa rotatividade.
16. 2026-05-25 – Financeiro, fluxo de caixa e estoque
17. Discussão sobre impacto de compras excessivas na sobra operacional.
18. Acordada integração entre análise comercial/estoque e financeiro para melhor gestão de caixa.
19. 2026-05-25 – Histórico de faturamento e sazonalidade
20. Solicitação do faturamento mensal dos últimos três anos (jan/2023 a mai/2026).
21. Observada sazonalidade com maior venda de cama box/colchões em períodos frios; potencial retomada de campanhas (feirões).
22. Diretriz: planejar ações sem descapitalizar; verificar estoque e margem antes.
23. 2026-05-25 – Estrutura de equipe e vendas por vendedor
24. Equipe operacional: Marina, esposo, Livane e dois entregadores; vendas contabilizadas em conjunto.
25. Decisão: dispensar análise por vendedor neste momento.
26. 2026-05-25 – Taxa de conversão e canais
27. Estimativa alta de conversão em loja (≈90%); necessidade de incluir contatos digitais no funil.
28. Apresentada relação entre ponto de equilíbrio, ticket médio e volume de atendimentos necessários.
29. 2026-05-25 – Ferramenta diária de medição
30. Proposta de planilha com três entradas: vendas convertidas, atendimentos totais e faturamento diário (valor cheio, não parcelas).
31. Consolidação automática de taxa de conversão média e ticket médio.
32. Acordada rotina diária e possibilidade de anotação manual com posterior consolidação.