Ata de Reunião - Consultoria Financeira e Fluxo de Caixa
Sumário
- Objetivo da Reunião
- Itens de Ação e Tarefas
- Decisões-Chave
- Pontos de Dor e Soluções Propostas
- Próximos Passos e Ações
- Conclusão
1. Objetivo da Reunião
A reunião teve como objetivo melhorar o controle financeiro e operacional da empresa, com foco no fluxo de caixa, conciliação bancária, e a classificação de despesas e receitas. Além disso, foram discutidas as ações necessárias para ajustar os processos financeiros, alinhar as metas e desenvolver uma rotina de controle de caixa diário.
2. Itens de Ação e Tarefas
- @Jaque: Revisar e atualizar a estimativa de gasto com material de limpeza por loja e total mensal/anual.
- Prazo: Não mencionado.
- @Equipe (não especificado): Registrar IPVA anual da empresa (caminhões e Saveiro) e aplicar 50% de rateio dos IPVA pessoais (Renault: R$ 4.720; Compass: R$ 7.500) no custo da empresa.
- Prazo: Não mencionado.
- @Equipe Financeira: Calcular provisão mensal de rescisões com base em R$ 14.000,00/ano (aprox. R$ 1.166,67/mês).
- Prazo: Não mencionado.
- @Speaker 2: Usar 23 colaboradores como base para cálculos de custo de uniformes.
- Prazo: Não mencionado.
- @Speaker 5: Confirmar e manter a lista de 10 beneficiários de vale alimentação com valor de R$ 285 cada.
- Prazo: Não mencionado.
- @Equipe Financeira: Registrar R$ 300/mês em despesas bancárias de pacotes (R$ 50 x 6 contas).
- Prazo: Não mencionado.
- @Yara: Solicitar e compilar extratos bancários e documentos correlatos para montagem do balancete.
- Prazo: Até o final do segundo mês (até 2026-07-04).
- @Yara: Enviar, ao fim da reunião de 2026-05-04, mensagem listando os documentos necessários para a próxima reunião.
- Prazo: 2026-05-04.
- @Jaque: Enviar relatório consolidado de recebimentos em dinheiro físico do sábado (2026-05-02), incluindo saldos inicial e final e volume recebido.
- Prazo: Não mencionado.
- @Yara: Abrir oito abas (uma por loja) na planilha de fluxo para acompanhamento individual por unidade.
- Prazo: Não mencionado.
- @Speaker 5: Enviar relatório do controle de caixa físico (dinheiro em espécie, cheques, moedas), por empresa ou geral.
- Prazo: Não mencionado.
- @Speaker 5: Compartilhar imediatamente a movimentação de dinheiro em espécie de todas as lojas.
- Prazo: Não mencionado.
- @Speaker 5: Enviar na sequência, no grupo, o relatório por filial de vendas em dinheiro físico.
- Prazo: Não mencionado.
- @Yara: Revisar os relatórios enviados e solicitar ajustes/itens adicionais conforme necessário.
- Prazo: Não mencionado.
- @Emanuel: Entrar em contato com Speaker 5 para fornecer/recuperar acesso à plataforma.
- Data: 2026-05-04.
- @Speaker 5: Informar se existe alguma conta empresarial de grande peso não coberta neste levantamento.
- Prazo: Não mencionado.
3. Decisões-Chave
- Yara conduzirá a interlocução com Jaque na parte financeira, com Speaker 1 fazendo a abertura breve: A transição foi feita para facilitar a comunicação e garantir que a correção dos dados fosse feita em tempo real.
- Priorizar no primeiro mês o alinhamento do plano e estruturação do fluxo de caixa antes de detalhar endividamento: Este foco ajudará a garantir uma visão clara do que está acontecendo no fluxo financeiro da empresa.
- Adotar R$ 255.000 como média mensal de pagamento a fornecedores: Esta média foi escolhida dentro do intervalo informado por Jaque, garantindo a precisão no cálculo.
- Registrar R$ 3.000/mês para combustíveis e R$ 25.000/ano para despesas de veículo (sem IPVA): Estimativas operacionais de Jaque foram adotadas como base.
- Provisionar R$ 2.500,00/mês para seguros: A despesa mínima mensal foi definida com base nas informações fornecidas.
- Tratar impostos (Simples e outros) separadamente dos custos fixos: A estrutura de planilha foi organizada dessa forma para otimizar a apuração.
- Adotar planejamento para ajustes no processo de contratação: A empresa tem registrado demissões frequentes, com alta taxa de rescisões, o que implica a necessidade de ajustes nas contratações.
- Segregar R$ 2.850 do total da folha (R$ 45 mil) para evitar incidência de INSS/FGTS: A alocação correta das rubricas é essencial para garantir a conformidade com a legislação.
- Adotar valor de referência de prolabore efetivo entre R$ 10 mil e R$ 12 mil: Esse valor foi considerado como adequado para as necessidades operacionais da empresa.
- Ajustar prolabore efetivo de ~R$ 10–12 mil para ~R$ 17 mil/mês: O valor foi ajustado para incluir despesas pessoais adicionais, como a faculdade da filha de um dos sócios.
- Segregar manutenção entre frota da empresa e veículos pessoais, ajustando valores: Foi decidido que o rateio de 50% será aplicado para os veículos pessoais, com os custos ajustados conforme a realidade da empresa.
- Fixar despesa de uniformes em R$ 13 mil/ano (~R$ 1.000/mês): Este valor foi ajustado considerando a não recorrência anual de compras de jaquetas.
- Montar balancete no final do segundo mês para entender detalhadamente os investimentos e a alocação de recursos: A decisão foi tomada para esclarecer a origem e o uso do capital na empresa.
4. Pontos de Dor e Soluções Propostas
Dificuldade na Classificação de Despesas e Receitas
- Problema: Incertezas na classificação de despesas, especialmente entre fornecedores e contas não mercadorias (ex.: água, internet).
- Impacto: Relatórios inconsistentes, dificuldade em identificar custos por centro de despesa.
- Solução Proposta: Criar uma tabela de categorias e regras de classificação, estabelecendo diretrizes claras para o preenchimento e organização dos lançamentos financeiros.
Falta de Controle Consistente do Cofre e Caixa Físico
- Problema: A mistura de fundos e a falta de controle do cofre e caixa físico comprometem a precisão dos registros financeiros.
- Impacto: Quebra de caixa e risco de perdas financeiras.
- Solução Proposta: Manter o fundo de caixa fixo e controlar o cofre separadamente, implementando um processo de lançamento detalhado e rastreável.
Dificuldade na Transferência Manual entre Bancos
- Problema: As transferências manuais entre os bancos estão gerando confusão e aumentam o risco de erros.
- Impacto: Dificuldade na reconciliação e falta de clareza no fluxo financeiro.
- Solução Proposta: Centralizar os recebimentos e transferências automáticas para simplificar o processo e evitar erros de lançamento.
5. Próximos Passos e Ações
- @Yara: Consolidar a categoria e estimativa anual para “brindes/comemorações internas” com base em datas indicadas e histórico.
- Prazo: Sem data definida.
- @Equipe (não especificado): Ajustar a mensalidade média na projeção considerando a distribuição real de planos (faixas R$ 160 a R$ 420).
- Prazo: Sem prazo específico.
- @Equipe (não especificado): Separar e enviar a Yara a lista de alunos por plano.
- Prazo: Sem data definida.
- @Yara: Coletar extratos bancários e iniciar tabulação na ferramenta dedicada.
- Prazo: Sem data definida.
- @Equipe (não especificado): Alimentar diariamente a planilha de controle de caixa usada pela consultoria.
- Prazo: Sem data definida.
- @Yara: Enviar lista de documentos necessários para a próxima reunião ao final da reunião de hoje (2026-05-04).
- Prazo: 2026-05-04.
- @Equipe (Marcela ou Cíntia): Providenciar os documentos solicitados por Yara para início do preenchimento.
- Prazo: Sem data definida.
- @Marcela ou @Cíntia: Enviar a ferramenta de controle para Yara ainda hoje (2026-05-04).
- Prazo: 2026-05-04.
- @Yara: Conduzir reuniões semanais e tabular o financeiro.
- Prazo: Início a partir de 2026-05-04; recorrente semanal.
6. Conclusão
A reunião focou na implementação de um controle financeiro mais organizado, com a definição clara de categorias de receitas e despesas, e o estabelecimento de uma rotina consistente de conciliação bancária e controle de caixa físico. A consultoria continuará oferecendo apoio contínuo para garantir que todas as ações e melhorias propostas sejam aplicadas corretamente.
Este relatório resume as decisões, ações a serem tomadas e as responsabilidades atribuídas, visando otimizar o controle financeiro e garantir a transparência nas operações financeiras da empresa.