ATA DE REUNIÃO – Gestão Operacional, Comercial e Financeira da Arena

ATA DE REUNIÃO – Gestão Operacional, Comercial e Financeira da Arena

Data de criação do documento: 2026-05-29

Resumo Executivo

Objetivo: Definir e alinhar processos de gestão operacional, comercial e financeira da arena de pádel e do bar, visando melhorar a geração de receita, controle de custos, previsibilidade de caixa e a eficiência geral. A reunião focou na necessidade de estruturação de papéis, implementação de ferramentas de controle e estabelecimento de rotinas de governança.

Principais tópicos:

1. Estruturação de Papéis: Definição da necessidade de um Gestor Operacional/Comercial com escopo claro, separando as funções comerciais (Arthur), financeiras (Suzana/Ed) e operacionais. Nomeação de Suzana como responsável pela execução dos controles diários.
2. Controles Financeiros: Implementação de ferramentas como projeção de fluxo de caixa e controle de estoque. Padronização de processos de fechamento de caixa, sangrias, depósitos, aprovação de pagamentos e fechamento mensal.
3. Gestão Comercial: Estruturação de campanhas de aula experimental, parcerias locais, e organização de eventos como ferramenta de aquisição de clientes. Definição de metas de visitas comerciais.
4. Planejamento e Operações: Alinhamento da política de compras ao planejamento de eventos, garantia de atendimento no horário de pico (16h30–22h) e formalização de um plano de substituição para ausências.
5. Governança e Métricas: Estabelecimento de uma rotina de reuniões semanais (financeira e comercial) e um fechamento mensal, com a criação de um painel de indicadores para acompanhamento de performance.

Decisões estratégicas:

1. Designar Suzana como responsável operacional para executar controles diários (caixa, estoque, sangrias) e reportes.
2. Recrutar um Gestor Operacional/Comercial com mandato claro para liderar a execução, planejamento e cobrança das rotinas.
3. Adotar duas ferramentas principais: controle de estoque por produto e projeção de fluxo de caixa por bancos.
4. Implementar uma política de compras alinhada ao planejamento de eventos para otimizar custos e evitar desperdícios.
5. Estabelecer meta de caixa mensal: cobrir R$25 mil em obrigações (Evolua e fornecedores) e gerar uma sobra média de R$10 mil.
6. Formalizar a separação de papéis: Comercial (Arthur), Financeiro (Suzana/Ed) e Operação (novo Gestor), com fluxo de aprovação claro para decisões financeiras.
7. Instituir uma rotina de governança com reuniões semanais, fechamento mensal e um painel de métricas (apoiado por Gabriel).

Tópicos Discutidos

1. Gestão Operacional e Estrutura de Papéis
2. Discutida a necessidade de um responsável pela gestão integrada da arena e do bar, garantindo qualidade no atendimento, organização e manutenção.
3. Definição de Suzana como responsável operacional diária, com chegada às 08:00 para abertura, acompanhamento e fechamento de caixa.
4. Decidida a busca por um Gestor Operacional/Comercial “mais pronto”, com perfil de liderança, planejamento e cobrança. O processo de atração foi iniciado por Gabriel.
5. Definido um plano de substituição para ausências (ex: viagens), onde o professor mais antigo pode assumir temporariamente com um check-list claro.
6. Alinhada a necessidade de uma reunião com professores para padronizar o uso de equipamentos e rotinas operacionais.
7. Controles Financeiros e de Caixa
8. Implementação de um controle de estoque por produto (~30 itens) e uma planilha de projeção de fluxo de caixa por bancos (Banco de Crédito, Cressol), incluindo provisionamentos.
9. Estabelecimento de um processo formal para retiradas de caixa, sangrias e depósitos, com a meta de depositar 90% do numerário diariamente para reduzir riscos.
10. Definição de um fluxo de aprovação de pagamentos: comercial (Arthur) pré-negocia, financeiro (Suzana/Ed) avalia a capacidade de pagamento, e a diretoria valida.
11. Padronização do fechamento financeiro mensal para consolidar o uso de recursos, prestar contas e analisar o endividamento (referência a uma linha de R$46 mil).
12. Gestão Comercial, Campanhas e Parcerias
13. O DFCC (comitê) será responsável por criar campanhas contínuas de aula experimental (gratuita ou com valor simbólico).
14. Estruturação de um processo para firmar parcerias com empresas locais (ex: Carrefour, Fasttel) e oferecer pacotes corporativos.
15. Utilização de eventos como ferramenta de aquisição de novos clientes, com meta de captação (ex: 20 novos visitantes/leads por evento).
16. Definição de metas comerciais, como a realização de 10 visitas a escolas/parceiros por mês.
17. Planejamento de Compras e Eventos
18. Necessidade de tornar a receita (que atingiu R$70 mil no mês anterior) mais previsível, alinhando o planejamento de eventos (ex: 2 por mês) com as compras.
19. Estabelecimento de uma política de compras onde os insumos são adquiridos com base na previsão de receita e custo de cada evento, evitando improvisos.
20. Criação de um roteiro padrão para cada evento: definição de receita-alvo, orçamento de custo, sobra prevista, plano de compras e comunicação.
21. Rotinas de Governança, Atendimento e Métricas
22. Estabelecimento de uma rotina de reuniões: financeiras às segundas e comerciais às terças.
23. Definição de uma reunião mensal de fechamento para análise de resultados e métricas.
24. Ênfase na garantia de atendimento no horário de pico (16h30–22h), com escalas e espelhamento de acessos/senhas entre responsáveis.
25. Implementação de um painel de métricas com apoio de Gabriel para acompanhar indicadores como taxa de conversão, visitas, receita por evento, ticket médio e prazo de resposta.

Próximos Passos

1. Implementar controle de estoque por produto e cadastrar ~30 itens no sistema Padel (Responsável: Suzane | Prazo: 2026-06-02).
2. Implementar planilha de projeção de fluxo de caixa com bancos e provisionamentos (Responsável: Suzane, com apoio | Prazo: 2026-06-03).
3. Estabelecer rotina de reuniões: financeira às segundas e comercial às terças (Responsável: Speaker 1 | Início: 2026-06-01 / 2026-06-02).
4. Definir procedimento de sangrias e depósitos diários (meta de 90%) (Responsável: Suzane | Início: 2026-05-30).
5. Definir e publicar descrição do cargo de Gestor Operacional, iniciando o recrutamento (Responsável: Gabriel, Diretoria | Prazo: 2026-06-05).
6. Padronizar processo de caixa e aprovação de pagamentos, com treinamento da equipe (Responsável: Suzana | Prazo: 2026-06-04).
7. Estabelecer escala de atendimento para o horário de pico (16h30–22h) com espelhamento de acesso (Responsável: Operações | Prazo: 2026-06-03).
8. Estruturar política de compras alinhada aos eventos do mês (Responsável: Gestor a definir + Compras | Prazo: 2026-06-05).
9. Implementar campanha contínua de aula experimental (Responsável: DFCC, Arthur, Suzana | Prazo: 2026-06-07).
10. Padronizar processo de eventos com checklists e SLAs de resposta (Responsável: Gestor a definir + Marketing | Prazo: 2026-06-07).
11. Iniciar visitas comerciais (mínimo de 10/mês) (Responsável: Comercial | Início: 2026-06-03).
12. Renegociar o “pandilha” (custo alugado) (Responsável: Financeiro + Jurídico | Prazo: 2026-06-10).
13. Criar painel de indicadores operacionais, comerciais e financeiros (Responsável: Ed, Suzana, Gabriel | Prazo: 2026-06-12).
14. Estruturar pacote de parcerias locais (Carrefour, Fasttel) (Responsável: Arthur | Prazo: 2026-06-12).
15. Realizar reunião com professores para alinhamento operacional (Responsável: Operações + Acadêmico | Prazo: 2026-06-06).