ATA DE REUNIÃO – APRESENTAÇÃO E VALIDAÇÃO DA POLÍTICA DE RECEBIMENTO
1. Sumário Executivo
Reunião realizada com o objetivo de apresentar, discutir e validar a Política de Recebimento da empresa, estabelecendo diretrizes claras para controle das entradas financeiras, redução da inadimplência, organização do contas a receber e previsibilidade do fluxo de caixa.
Durante a reunião, foram alinhados critérios de recebimento, responsabilidades, formas de pagamento, rotinas de acompanhamento e ferramentas de controle. Ao final, a política foi validada pelos responsáveis e encaminhada para implementação, com acompanhamento da consultoria.
2. Tópicos discutidos
2.1 Apresentação da Política de Recebimento
Foi apresentada a Política de Recebimento da empresa, contemplando:
Diretrizes para vendas à vista e a prazo;
Formas de pagamento aceitas;
Critérios para liberação de serviços e produtos;
Procedimentos para controle do contas a receber.
O documento foi analisado de forma estratégica, garantindo aderência à realidade operacional e financeira da empresa.
2.2 Critérios de Recebimento e Formas de Pagamento
Foram alinhados os critérios obrigatórios para os recebimentos, incluindo:
Regras para pagamentos à vista (dinheiro, débito, transferência);
Condições para vendas a prazo (cartão de crédito, parcelamentos, prazos);
Necessidade de confirmação de crédito antes da liberação do serviço ou produto;
Definição de limites e exceções, condicionadas à autorização da gestão.
2.3 Organização do Contas a Receber
Foi discutida a importância da organização do contas a receber como pilar do controle financeiro, com alinhamento sobre:
Acompanhamento periódico dos valores a receber;
Identificação de inadimplência;
Classificação correta dos recebimentos;
Utilização de ferramentas e relatórios de apoio para leitura do fluxo de caixa.
2.4 Rotinas de Acompanhamento e Controle
Ficou definido que a empresa deverá adotar rotinas periódicas para acompanhamento dos recebimentos, com foco em:
Atualização constante do contas a receber;
Conferência entre valores faturados e valores efetivamente recebidos;
Apoio à tomada de decisão financeira e comercial;
Redução de riscos de inadimplência e inconsistências.
2.5 Validação da Política e Encaminhamentos
A Política de Recebimento foi validada pelos responsáveis, ficando acordado que:
O documento será implementado imediatamente;
A equipe seguirá os procedimentos definidos;
A consultoria prestará suporte na fase inicial de execução e ajustes operacionais.
3. Próximos Passos
Implementar a Política de Recebimento conforme orientações apresentadas;
Utilizar a ferramenta de controle de recebimentos e contas a receber;
Manter rotina periódica de acompanhamento e validação das informações;
Reportar dúvidas ou inconsistências à consultoria para orientação.
4. Responsáveis e Ações
Sócio / Empresário
Validar a política, garantir sua aplicação prática e apoiar a equipe na execução.
Equipe Financeira
Executar os procedimentos de recebimento, manter o contas a receber atualizado e reportar eventuais inconsistências.
Equipe Comercial / Atendimento
Seguir os critérios de recebimento definidos antes da liberação de serviços ou produtos.
Consultoria – Business Group
Acompanhar a implementação da política, orientar a equipe e apoiar ajustes necessários durante o processo.