ATA DE REUNIÃO – Planejamento do Bazar, Política e Treinamento de Atendimento

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo alinhar o planejamento estratégico do bazar da Ateliê Trends, definindo o fluxo de trabalho, a organização da agenda, a abordagem comercial e os materiais de apoio necessários para a ação.

Foi estruturado um roteiro de atendimento com foco em exclusividade, oportunidade, urgência e personalização, priorizando inicialmente a base de clientes VIP e clientes com histórico de locação. Também foi definida a necessidade de controle rigoroso dos agendamentos por meio de planilha, além da elaboração de uma política formal de atendimento e de um treinamento comercial para a equipe.

Como complemento, foi sugerida a padronização visual da equipe por meio de uniforme, com o objetivo de reforçar a imagem profissional da marca e melhorar a experiência do cliente durante o bazar.

2. Objetivo da Reunião

Planejar a operação comercial do bazar da Ateliê Trends, estruturando:

1. a estratégia de convite e abordagem dos clientes;
2. o fluxo de atendimento;
3. o controle de agenda;
4. a preparação da equipe;
5. e os materiais de apoio para execução da ação.

3. Principais Tópicos Discutidos

3.1 Estratégia de atendimento e script comercial

Foi apresentado e validado o direcionamento de um script comercial para o contato com os clientes, com o objetivo de padronizar a comunicação sem perder a personalização no atendimento.

A abordagem deverá seguir quatro pilares principais:

Exclusividade

O cliente deve perceber que está recebendo um convite especial. Por isso, a ação será iniciada pela base de clientes VIP e por clientes com histórico de relacionamento com a marca.

Oportunidade

O bazar deve ser comunicado como uma oportunidade única de aquisição de peças selecionadas, e não apenas como uma ação de liquidação.

Urgência e escassez

Será reforçado que as peças são únicas e que, por esse motivo, a decisão de compra precisa ser estimulada com agilidade.

Personalização

Sempre que possível, será feita a pré-seleção de peças de acordo com o perfil do cliente antes do atendimento presencial.

Também foi sugerido contato prioritário com clientes de locações anteriores, especialmente noivas e formandas, oferecendo a oportunidade de aquisição do vestido ou de peças com perfil semelhante.

3.2 Fluxo de trabalho e organização da agenda

Foi definido um fluxo de atendimento em seis etapas, visando garantir organização, melhor aproveitamento do tempo e maior qualidade no atendimento.

Etapas do fluxo:

1. Envio do convite para a lista VIP;
2. Divulgação ampliada da ação;
3. Confirmação de presença;
4. Preparação prévia com separação de peças por perfil;
5. Atendimento presencial no dia do bazar;
6. Pós-venda, incluindo pesquisa de satisfação.

Também foi alinhada a necessidade de uso de uma planilha de controle da agenda, contendo:

1. nome do cliente;
2. horário agendado;
3. confirmação de presença;
4. perfil ou interesse principal;
5. observações relevantes;
6. comparecimento;
7. valor gasto;
8. informações para análise posterior de ticket médio e conversão.

Como sugestão operacional, os atendimentos poderão ser organizados em blocos de 30 a 45 minutos, com possibilidade de atender de dois a três clientes simultaneamente, desde que isso não comprometa a experiência e a qualidade do atendimento.

3.3 Treinamento da equipe e padronização do atendimento

Foi discutida a necessidade de preparar melhor a equipe para a ação, especialmente no que diz respeito à postura comercial, atendimento consultivo e experiência do cliente.

Nesse sentido, ficou alinhada a elaboração de uma política formal de atendimento, contemplando:

1. padrão de cordialidade;
2. abordagem comercial;
3. condução da venda consultiva;
4. coleta e registro de informações dos clientes;
5. e postura da equipe durante o bazar.

Também foi sugerida a realização de um treinamento com a equipe envolvida, com foco em:

1. atendimento;
2. argumentação comercial;
3. organização do atendimento durante a ação;
4. e reforço da proposta de valor da marca.

Como complemento à imagem profissional da operação, foi sugerida a adoção de uniforme para a equipe durante o evento.

3.4 Materiais de apoio

Foi confirmado que Lara está desenvolvendo o convite digital que será enviado via WhatsApp.

Também ficou alinhado que eventuais ajustes nas peças compradas durante o bazar serão cobrados separadamente.

4. Deliberações da Reunião

Ficou definido que:

1. a abordagem inicial será feita de forma exclusiva para a base prioritária de clientes;
2. a agenda será organizada por meio de planilha de controle;
3. a divulgação ampliada no Instagram ocorrerá após o contato inicial com os clientes selecionados;
4. a confirmação de presença será realizada poucos dias antes do evento;
5. será desenvolvida uma política de atendimento para padronizar a ação;
6. e a equipe receberá treinamento antes da execução do bazar.

5. Próximos Passos

Jussiane fará a adaptação do script para os contatos com os clientes e iniciará o agendamento com a base prioritária. Lara finalizará a arte do convite digital. Na sequência, será estruturada a política de atendimento para validação e, posteriormente, realizado o treinamento com a equipe envolvida.