Sumário:
A reunião teve como objetivo revisar e finalizar a configuração do fluxo de caixa no sistema financeiro utilizado por Cleiton. A principal preocupação era a configuração incompleta do plano de contas e a ausência de contas de despesas e fornecedores no fluxo, o que tem gerado divergências nos relatórios financeiros. Além disso, Cleiton tem enfrentado sobrecarga operacional e falta de tempo para lidar com as questões administrativas e financeiras, devido à ausência de funcionários em sua equipe. A reunião também abordou o processo de treinamento de Cleiton para configurar e acompanhar o fluxo de caixa e o planejamento de integração de um novo colaborador para o setor financeiro a partir de 5 de abril.
1. Objetivo da Reunião:
Revisar e finalizar a configuração do fluxo de caixa, ajustando o plano de contas, as despesas e fornecedores no sistema financeiro. Capacitar Cleiton para a análise do fluxo de caixa e garantir que o futuro responsável financeiro esteja integrado ao processo a partir de 5 de abril.
2. Contexto:
- Situação Atual:
- Cleiton realiza conciliações diárias e lançamentos manuais, mas não acompanha regularmente o resultado operacional por meio do fluxo de caixa. A configuração do plano de contas e das despesas não está completa, gerando divergências entre os relatórios (DRE vs. Fluxo de Caixa). A principal dificuldade está na falta de categorização e na exibição das despesas no fluxo, como fornecedores, FGTS e exame médico, o que dificulta a leitura do resultado operacional.
- Impacto:
- A divergência nos relatórios e a ausência de categorias de despesas no fluxo dificultam a tomada de decisões e o acompanhamento preciso das finanças da empresa. Cleiton tem enfrentado dificuldades para entender se a operação está positiva ou negativa, além de não utilizar o fluxo de caixa para acompanhar receitas, despesas e custos.
- Sobrecarga Operacional:
- Cleiton está com a equipe reduzida, com duas funcionárias em licença maternidade e uma com problemas. Isso tem gerado uma sobrecarga operacional e atrasos no processo de configuração do sistema e nas análises financeiras.
3. Principais Problemas Identificados:
- Configuração incompleta do fluxo de caixa e plano de contas:
- Divergências entre DRE e fluxo (ex.: “233 mil” de recebimentos no DRE vs. “234,565” no fluxo).
- Contas como fornecedores e CMV não estão configuradas corretamente para aparecer no fluxo.
- Sobrecarga operacional de Cleiton:
- Cleiton não tem conseguido aprofundar na parte administrativa e financeira devido à sobrecarga de trabalho.
- Uso de “Banco Outros” para movimentações pessoais e empresariais:
- Confusão entre pro labore e despesas operacionais, o que pode gerar distorções no fluxo de caixa.
4. Expectativas e Ações a Serem Tomadas:
- Finalização da configuração do fluxo de caixa e plano de contas:
- Ajustar a categorização das contas de despesas, CMV, fornecedores e demais categorias.
- Garantir que todas as contas relevantes apareçam corretamente no fluxo.
- Treinamento de Cleiton para acompanhamento do fluxo:
- Capacitar Cleiton para realizar a leitura correta do fluxo de caixa e interpretar o resultado operacional.
- Integração de novo colaborador no financeiro:
- Iniciar integração da nova pessoa do financeiro, que começará a trabalhar a partir de 5 de abril, para que ela assuma as tarefas de lançamento e conciliação.