1. Sumário Executivo
A reunião focou na análise e reestruturação do plano de contas financeiras de Cleiton, com o objetivo de corrigir inconsistências nos relatórios financeiros, como o fluxo de caixa e o DRE, que não refletem corretamente a realidade operacional da empresa.
Foi identificado que a alocação incorreta de contas está comprometendo a precisão dos relatórios, dificultando a tomada de decisões estratégicas e financeiras. O objetivo principal é reestruturar o plano de contas, garantindo que as despesas e receitas sejam alocadas corretamente, e que os relatórios financeiros apresentem números consistentes e precisos.
2. Situação Atual do Sistema de Gestão e Relatórios Financeiros
Foi identificada uma série de problemas nos relatórios financeiros:
- Alocação incorreta de contas:
- Muitas despesas fixas estão classificadas como variáveis (ex.: água, luz, internet, honorários contábeis). Além disso, o pró-labore, o FGTS e o INSS estão sendo tratados como distribuição de lucros, quando deveriam estar classificados como "Despesas com Pessoal".
- Contas genéricas:
- Contas como "Material de Consumo" e "Outras Despesas" estão sendo usadas para itens diversos, o que dificulta a análise detalhada das finanças. Essas contas precisam ser bloqueadas e substituídas por categorias mais específicas.
- Inconsistência entre Fluxo de Caixa e DRE:
- Houve uma divergência significativa no Custo da Mercadoria Vendida (CMV) entre o fluxo de caixa (R$ 247.000) e o DRE (R$ 186.000), o que compromete a confiabilidade dos relatórios financeiros.
- Movimentações financeiras sem contrapartida:
- Algumas operações, como vale-presente e transferências entre contas, estão sendo registradas de forma unilateral, sem uma contrapartida (débito e crédito), criando desequilíbrios nos relatórios.
3. Expectativas de Cleiton
Cleiton busca reestruturar o plano de contas para refletir corretamente a realidade financeira da empresa e gerar relatórios financeiros precisos, a fim de:
- Alocar corretamente as contas: Cada despesa deve ser movida para o grupo adequado (despesas fixas, variáveis, pessoais, etc.), com o objetivo de proporcionar uma visão clara da saúde financeira da empresa.
- Garantir consistência nos relatórios financeiros: Após os ajustes, os relatórios devem ser consistentes entre si, permitindo uma tomada de decisão mais eficiente.
- Melhorar a visibilidade do fluxo de caixa: Criar um sistema de contas claras e bem definidas para facilitar a análise e o controle financeiro.
4. Tarefas e Ações Definidas
As principais ações e responsáveis foram definidas para corrigir as inconsistências financeiras e ajustar o plano de contas no sistema:
- Contato com Suporte do Sistema:
- Cleiton deverá entrar em contato com Sidney, responsável pelo sistema, para solicitar os ajustes necessários no plano de contas, usando a planilha Excel como guia. Prazo: amanhã.
- Apoio Interno no Ajuste do Plano de Contas:
- Se necessário, uma reunião de 1-2 horas será agendada com Cid ou Alfredo para auxiliar na reestruturação do plano de contas.
- Reclassificação de Despesas Fixas e Variáveis:
- Reclassificar todas as despesas fixas que estão atualmente alocadas como variáveis, incluindo água, luz, internet, software, honorários contábeis e telefone, movendo-as para o grupo “Despesas Fixas”.
- Reclassificação de Contas de Pessoal:
- As contas de FGTS, INSS e pró-labore devem ser movidas para a categoria “Despesas com Pessoal”, corrigindo sua classificação.
- Ajuste de Devoluções de Vendas:
- A conta de “Devolução de venda de mercadoria” deve ser ajustada para ser uma dedução da receita, e não um aumento do CMV.
- Unificação de Contas Genéricas:
- As contas “Propaganda e Marketing” e “Propaganda e Publicidade” devem ser unificadas, eliminando duplicações.
- Criação de Contas Específicas para Despesas:
- Bloquear o uso de contas como “Material de Consumo” e “Outras Despesas”, criando contas específicas para cada tipo de gasto.
- Reclassificação de Transações Pós-Operacionais:
- Reclassificar todas as transações relacionadas a investimentos, compra de ativos e aportes de sócios para fora do resultado operacional.
- Investigação de “Fechamento Caixa Multidébito”:
- Investigar a origem da despesa de R$ 14.000 registrada como “fechamento caixa multidébito” e corrigir se necessário.