Alinhamento sobre alimentação do sistema e padronização de contas

Sumário

1. Introdução
2. Contexto
3. Pontos de Dor
4. Expectativas e Objetivos
5. Próximos Passos e Tarefas
6. Tabela de Responsáveis e Ações

1. Introdução

A reunião teve como objetivo alinhar os ajustes finos no sistema financeiro da empresa de Tati para garantir que o DRE gerencial (por caixa e por competência) reflita corretamente o plano de contas, possibilitando análises precisas do fluxo de caixa. O desafio central envolveu a categorização das despesas, especialmente relacionadas ao INSS e ao impacto de lançamentos envolvendo colaborador e fornecedor.

2. Contexto

A equipe, composta por Cleiton (consultor), Carlos (BG Assessoria), Tati (cliente/usuária-chave), e Geraldo (representante do fornecedor do sistema), está trabalhando em uma reconfiguração do plano de contas, que deve melhorar a visibilidade das despesas e permitir uma análise mais granular no DRE e no fluxo de caixa. A empresa utiliza o sistema há quatro anos e atualmente enfrenta dificuldades no lançamento de despesas de colaboradores e na falta de granularidade nos relatórios financeiros.

3. Pontos de Dor

1. Limitação no Lançamento de Despesas de Colaboradores
2. A principal limitação identificada é a impossibilidade de associar um fornecedor específico ao lançamento de despesas de colaboradores (como o INSS). Atualmente, essas despesas são registradas sem fornecedor, o que dificulta a rastreabilidade nos relatórios financeiros.
3. Desalinhamento entre DRE e Fluxo de Caixa
4. O DRE gerencial e o fluxo de caixa não estão totalmente alinhados, uma vez que o plano de contas é genérico e não permite uma análise detalhada das despesas. Isso compromete a visibilidade sobre a origem das despesas e dificulta a identificação de onde há excesso de gastos.
5. Risco Operacional de Erro Humano
6. A transição para um novo plano de contas envolve o risco de erros humanos, como o lançamento de despesas em contas antigas, o que pode gerar inconsistências nos relatórios.

4. Expectativas e Objetivos

1. Alinhar o DRE e o Fluxo de Caixa
2. O objetivo é reconfigurar o plano de contas para que o DRE por caixa e por competência reflita a mesma estrutura do fluxo de caixa, permitindo uma análise detalhada das despesas e custos.
3. Implementar Workaround para Despesas de Colaboradores
4. Enquanto a melhoria no sistema para permitir a seleção de fornecedor em despesas de colaborador não é implementada, a equipe implementará um procedimento de workaround para garantir a visibilidade das despesas no DRE e nas contas a pagar.
5. Governança da Migração de Lançamentos Históricos
6. Durante a transição, será necessário garantir que os lançamentos históricos sejam corretamente alocados nas novas contas detalhadas e evitar o uso de contas antigas.

5. Próximos Passos e Tarefas

1. Reconfiguração do Plano de Contas
2. Iniciar a reconfiguração do plano de contas, agrupando as despesas de forma mais detalhada.
3. Responsáveis: Carlos, Tati, Luzmara
4. Prazo: Imediato (após 2026-04-23)
5. Guia de Padronização de Lançamentos
6. Preparar e enviar um guia de padronização de lançamentos, incluindo a implementação do workaround para as despesas de INSS e outras guias de colaboradores.
7. Responsáveis: Cleiton, Carlos
8. Prazo: Até 2026-04-26
9. Mapeamento de Contas Existentes
10. Mapear as contas existentes, identificar duplicidades e criar um plano de reaproveitamento e exclusão de contas antigas.
11. Responsáveis: Carlos, Tati
12. Prazo: Até 2026-05-03
13. Realocação de Lançamentos Históricos
14. Realocar lançamentos dos últimos 1 a 3 meses para as novas contas detalhadas, visando cobrir 95% do plano de contas revisado.
15. Responsáveis: Luzmara, equipe financeira (supervisão de Carlos)
16. Prazo: Até 2026-05-10
17. Validação da Conciliação entre DRE e Fluxo de Caixa
18. Validar a conciliação entre o DRE e o fluxo de caixa, garantindo que as despesas (ex.: "Despesas com pessoas R$137 mil") batam nos dois relatórios.
19. Responsáveis: Tati, Carlos
20. Prazo: Até 2026-05-12
21. Reunião Pós-Configuração
22. Agendar uma reunião específica para revisar os resultados da configuração e resolver dúvidas sobre os lançamentos.
23. Responsável: Cleiton
24. Prazo: Agendar para a semana de 2026-05-13
25. Solicitar Status da Melhoria no Sistema
26. Solicitar ao Geraldo o status e possível cronograma da melhoria para permitir a seleção de fornecedor em despesas de colaborador.
27. Responsável: Cleiton
28. Prazo: Até 2026-04-26
29. Implementação de Controles Operacionais
30. Implementar controles operacionais (checklist e revisão por amostragem) para evitar lançamentos em contas antigas e genéricas.
31. Responsáveis: Tati, Luzmara
32. Prazo: Até 2026-05-05