Ata de Reunião – Área Comercial
Resumo da reunião
A reunião teve como foco alinhar o início da atuação comercial externa da colaboradora Lorena na venda de sistemas fotovoltaicos, bem como definir metas iniciais, lógica de acompanhamento comercial e critérios básicos de controle de prospecção, propostas e conversão. Ficou estabelecido que a operação comercial deverá ser acompanhada por indicadores simples, com foco em visitas, propostas geradas, taxa de conversão e ticket médio, além da necessidade de apoio interno para precificação e negociação.
Dados gerais
Participantes: Gabriel, Cleidson e Lorena
Tema: Estruturação comercial e acompanhamento inicial da atuação da vendedora externa
Objetivo: Definir direcionamento comercial inicial, metas, rotina de prospecção e forma de controle dos contatos e propostas
1. Contexto da reunião
Gabriel iniciou a reunião destacando que o objetivo era entender a percepção inicial de Lorena sobre o mercado de energia solar, avaliar como estava sendo sua entrada na operação comercial e alinhar um modelo básico de acompanhamento para que a atuação comercial tivesse controle e direcionamento.
Durante o início da reunião houve instabilidade de áudio na conexão de Lorena, posteriormente resolvida com a troca de dispositivo.
2. Percepção inicial da vendedora sobre o mercado
Lorena relatou que percebe o mercado de energia solar como um mercado aquecido, com grande potencial de fechamento de negócios e alta atratividade econômica para o cliente final. Segundo ela, trata-se de uma solução com baixo custo relativo frente à alta rentabilidade gerada ao longo do tempo.
Também destacou que percebe a necessidade de paciência no processo comercial, pois o fechamento não ocorre de forma imediata e exige construção, relacionamento, apresentação de proposta e amadurecimento do cliente.
3. Situação atual da prospecção
Foi informado que Lorena iniciou suas atividades recentemente, com cerca de 11 dias de atuação, sendo parte desse período dedicado a treinamento.
Neste início, a prospecção vem sendo realizada principalmente a partir da própria rede de contatos da colaboradora, com uso de listas de transmissão no WhatsApp e abordagem de contatos já existentes em sua agenda pessoal.
Além disso, Lorena relatou que já começou a realizar prospecções presenciais e espontâneas, visitando potenciais clientes identificados em campo, como:
- farmácia de porte relevante, sem sistema fotovoltaico instalado;
- supermercado;
- investidor com galpões e imóveis;
- possíveis clientes ligados ao setor de marcenaria;
- produtores rurais e propriedades com secadores de café.
4. Perfil de clientes e oportunidades identificadas
Durante a conversa, foi reforçado que existem oportunidades relevantes em clientes com maior consumo energético, especialmente:
- farmácias;
- galpões comerciais;
- marcenarias;
- supermercados;
- produtores rurais;
- propriedades com secadores de café;
- empreendimentos com grande volume de equipamentos elétricos, como ar-condicionado.
Lorena apresentou exemplos concretos de oportunidades já identificadas, como:
- uma farmácia com conta de energia em torno de R$ 3.700,00 e orçamento estimado em cerca de R$ 95 mil;
- famílias de produtores rurais com várias unidades consumidoras;
- galpões alugados com possibilidade de implantação de usina.
5. Meta comercial inicial
Cleidson informou que já havia sido definida internamente uma meta base de R$ 100 mil mensais para a operação comercial da Lorena.
Gabriel explicou que essa meta deve ser acompanhada por indicadores simples e constantes, para permitir leitura objetiva do desempenho e tomada de decisão ao longo do mês.
6. Ticket médio e taxa de conversão
Foi informado que, com base no histórico da empresa, o ticket médio por sistema vendido gira em torno de R$ 20 mil.
A partir disso, Gabriel explicou a lógica de acompanhamento comercial:
- a venda é resultado final de uma jornada comercial;
- antes da venda, é necessário acompanhar quantidade de contatos, visitas, propostas e conversões;
- o principal indicador de curto prazo será a taxa de conversão;
- de forma conservadora, foi considerado que a conversão global pode ficar entre 5% e 15%, dependendo da maturação da operação.
Também foi explicado que:
- do lead até a proposta, a taxa pode variar de 60% a 80%;
- da proposta até a venda, a taxa tende a ficar entre 10% e 25%;
- no consolidado geral, a empresa deve trabalhar inicialmente com referência de 5% a 15% de conversão total.
7. Meta operacional de prospecção
A partir do ticket médio e da meta mensal, foi alinhado que Lorena deverá buscar uma rotina mínima de:
- 20 visitas/propostas por semana
- equivalente a cerca de 80 contatos qualificados por mês, podendo variar até 120, conforme a evolução da rotina e da taxa de conversão.
Lorena comentou que sua meta pessoal inicial era visitar pelo menos cinco clientes por dia, mas Gabriel ponderou que, para início, uma média de quatro visitas por dia já seria um objetivo realista e suficiente para gerar volume de propostas.
Como referência prática, foi consolidado o raciocínio de que:
- com cerca de 20 propostas por semana;
- e taxa de conversão inicial conservadora;
- a empresa terá base suficiente para perseguir a meta mensal estipulada.
Também foi reforçado como orientação prática que Lorena deve trabalhar com o objetivo de fechar ao menos uma venda por semana.
8. Forma de apresentação de propostas
Lorena informou que pretende evitar apresentar valores por telefone ou mensagem sempre que possível. Sua estratégia é:
- coletar os dados do cliente;
- estruturar a proposta;
- realizar a entrega presencial no dia seguinte;
- explicar pessoalmente os benefícios, economia e retorno do investimento.
A abordagem foi considerada adequada, especialmente para clientes de maior valor potencial, por permitir maior argumentação comercial e maior chance de conversão.
9. Argumentação comercial e geração de valor
Gabriel reforçou a importância de trabalhar com gatilhos de necessidade, retorno financeiro e segurança de investimento, destacando pontos como:
- economia mensal gerada;
- payback do sistema;
- qualidade dos produtos;
- garantia de placas e inversores;
- possibilidade de financiamento;
- comparação entre prazo de pagamento e tempo de garantia.
Cleidson informou que:
- as placas possuem garantia de cerca de 20 anos;
- os inversores estão, em média, com garantia de 5 anos.
Lorena acrescentou que já iniciou contato com gerentes de banco para entender linhas de financiamento e viabilizar propostas mais completas ao cliente, considerando inclusive impacto no payback.
10. Controle comercial e CRM simplificado
Lorena relatou que sua maior dificuldade atualmente está na organização dos contatos e no acompanhamento do status das oportunidades.
Diante disso, Gabriel apresentou a proposta de utilização de uma planilha simples, com função de CRM inicial, contendo:
- data do contato;
- nome do cliente;
- cidade;
- tipo de contato;
- se houve proposta;
- valor da proposta;
- se houve venda;
- motivo da não venda;
- observações.
Também foi explicado que essa ferramenta permitirá:
- acompanhar taxa de conversão;
- organizar follow-up;
- criar histórico dos clientes;
- retomar oportunidades futuramente;
- construir uma base comercial consistente.
Ficou alinhado que Lorena deverá registrar tanto:
- clientes visitados presencialmente;
- quanto contatos feitos por telefone ou mensagem, mesmo sem proposta formal, registrando o motivo quando não houver avanço.
11. Encaminhamentos definidos
Ficaram definidos os seguintes encaminhamentos:
- Lorena passará a registrar os contatos comerciais em planilha de controle.
- A meta operacional inicial será de 20 visitas/propostas por semana.
- A referência de meta de venda seguirá em R$ 100 mil mensais.
- O acompanhamento comercial será feito com base em ticket médio, número de propostas e taxa de conversão.
- Cleidson e Carlos darão suporte à construção da lógica de precificação e margem.
- Gabriel encaminhará os controles e modelos para acompanhamento comercial.
- Lorena poderá manter contato direto com Gabriel em caso de dúvidas operacionais sobre o processo comercial.