Alihamento sobre contagem de estoque

Sumário

1. Introdução
2. Processo de Pré-Cadastro e Cadastro de Produtos
3. Definição de Papéis e Estrutura de Estoque/Compras
4. Divergências de Estoque e Conferência entre Unidades
5. Política de Vendas, Compras e Estoque
6. Próximos Passos e Tarefas
7. Tabela de Responsáveis e Ações

1. Introdução

A reunião teve como foco a discussão e alinhamento de processos internos relacionados ao cadastro de produtos, gestão de estoque, política de compras, precificação e estratégias de vendas. Além disso, foram discutidos os principais desafios operacionais que impactam a eficiência da operação, com o objetivo de implementar melhorias que fortaleçam a gestão e a organização da empresa.

2. Processo de Pré-Cadastro e Cadastro de Produtos

1. Problemas Identificados:
2. O uso de pré-cadastro e divergências entre as notas fiscais (XML) e os pré-cadastros geram duplicidade de produtos e novos IDs, dificultando o controle. Além disso, a falta de revisão entre os pré-cadastros e as notas fiscais gera desvinculação de dados.
3. Conclusões e Ações:
4. Criar um fluxo padronizado para o pré-cadastro, vinculação à nota fiscal e entrada de produtos.
5. Centralizar o cadastro em uma pessoa dedicada e restringir o acesso aos vendedores para evitar duplicidades.
6. Estabelecer prazos para o cadastro de produtos, com execução imediata e critérios objetivos para decidir entre vincular a um cadastro existente ou criar um novo.
7. Treinar toda a equipe (Leia, Cirlei/Sirlene, vendedores) no processo de vinculação entre pré-cadastro e nota fiscal.

3. Definição de Papéis e Estrutura de Estoque/Compras

1. Papéis e Funções:
2. Uma nova estoquista será treinada para processos de estoque, compras e lançamentos.
3. A empresária, Leia, ficará responsável apenas pelo financeiro, e a pessoa responsável pelo estoque assumirá também o recebimento de mercadorias e as compras.
4. Descritivo de Funções:
5. Auxiliar de Estoque: Separação, conferência, inspeção de qualidade, organização da expedição e apoio à contagem física.
6. Compradora/CPO: Gestão de compras, cadastro correto de itens, lançamentos de notas fiscais, acompanhamento com fornecedores, controle de estoque, negociação e comunicação entre setores.
7. Conclusão:
8. Integrar o setor de Compras ao Financeiro para otimizar o planejamento de parcelamentos e garantir uma melhor sincronização nas entradas de notas fiscais.

4. Divergências de Estoque e Conferência entre Unidades

1. Problemas Identificados:
2. Relatórios indicam divergências nos saldos de estoque entre as unidades Bendita Casa e Bendita Energia, com discrepâncias entre os controles gerenciais e tributários.
3. Ações Necessárias:
4. Realizar contagem de estoque "às cegas" para ajustar divergências e localizar itens perdidos.
5. Ajustar o processo de conferência para incluir todas as unidades e consolidar corretamente as informações.
6. Implementar um sistema de controle que evite saldos negativos e distinga reservas de saldos disponíveis.
7. Conclusões:
8. Relatórios devem ser ajustados para separar saldo disponível, reservas e consolidação por loja/CNPJ.
9. Realizar uma conferência física de estoque coordenada por unidade.

5. Política de Vendas, Compras e Estoque

1. Estoques Negativos:
2. Vendas estão sendo feitas com saldo negativo, o que leva a compras não planejadas de itens em falta.
3. Proposta de Ação:
4. Implementar um bloqueio sistêmico para vendas com saldo negativo, permitindo apenas com aprovação e lançamento específico.
5. Ajustar os fluxos de exceção para compras quando o item não estiver em estoque.
6. Cadastro de Itens:
7. Há itens cadastrados como “não usar” e duplicados, o que precisa ser auditado e removido para garantir a correta gestão de estoque.
8. Conclusões:
9. Implementar o bloqueio de vendas com saldo negativo e revisar o processo de cadastro de itens duplicados.
10. Realizar uma limpeza nos cadastros e garantir que apenas itens com estoque positivo sejam vendidos.