Reuniões realizadas em 2026-05-11 com foco integrado nos pilares de Recursos Humanos, estrutura organizacional, finanças e operação de banho & tosa. Foram tratadas: dores e desafios em gestão de pessoas (contratação, gestão, conflitos e desligamentos, incluindo um caso crítico que exigiu demissão e reforço de procedimentos formais), validação do organograma e comunicação interna, levantamento de cargos e remunerações, planejamento de descritivos de função e fluxogramas de processos, aplicação do questionário DISC em toda a equipe, efetivação da colaboradora Raquel ao término do seguro-desemprego, formalização de política de retirada (pró-labore) e alinhamentos sobre a parceria de banho & tosa (Matheus, CNPJ distinto), com protocolos de grooming e acordos de repasse. Definiram-se próximos passos, responsáveis e prazos para padronização, compliance e ganho de eficiência.
- Tópicos discutidos:
2.1 Gestão de RH: contratações, conflitos e desligamentos
Debateram-se dificuldades emocionais da gestora na demissão, necessidade de treinamentos, protocolos e termos formais no período de experiência. Relatou-se caso crítico de uma veterinária recém-contratada (ex-estagiária) que gerou incidentes graves com clientes e equipe, resultando em decisão de desligamento. Após treinamento presencial em Vilhena, houve melhora na condução de conflitos e maior firmeza decisória. Foi priorizado o item “feedback de demissão” no plano de ação para padronizar roteiro, etapas e documentação.
2.2 Estrutura organizacional e comunicação interna
Validou-se o organograma em três níveis: estratégico (direção/proprietária), tático (gerência e líderes) e operacional (atendentes, veterinários, banho & tosa, motorista e estagiários). Definiu-se impressão e exposição do organograma em área comum, com linhas de reporte. Estrutura atual: clínica sob titularidade da Carol; apoio do esposo (Alonso, motorista) e investimento inicial do pai (sem participação societária). Núbia foi confirmada como gerente de atendimento/comercial. Mapeou-se o time atual e a vinculação de estagiários ao suporte das veterinárias e atendimento.
2.3 Cargos, remunerações e comissões
Consolidou-se levantamento preliminar: Núbia (gerente) R$ 3.000; Aline (veterinária) R$ 2.000; Alonso (motorista) R$ 2.000; Raquel (auxiliar/atendimento) R$ 2.000; veterinárias em plantão com 30% de comissão por plantão; Matheus (banho & tosa) com 15% de comissão sobre serviços; estagiários não remunerados (prática local). Reforçou-se a necessidade de formalizar a política salarial com critérios e variáveis de comissão.
2.4 Descritivos de função, fluxogramas e DISC
Planejou-se a elaboração de descritivos de função por cargo (atividades, responsabilidades e limites). Serão desenhados fluxogramas de processos críticos: atendimento ao cliente (do contato ao pagamento e despedida), prontuário, procedimentos, cobrança/pagamento e pós-atendimento, com comunicação visual básica para onboarding. O questionário DISC (20 questões, 10–15 minutos) será aplicado a efetivados e estagiários; somente a última página (nome, função e gabarito) será enviada à plataforma. Haverá reunião dedicada à interpretação dos perfis com manual e ferramenta.
2.5 Efetivação da Raquel e organização na plataforma
Ficou acordado que a efetivação de Raquel ocorrerá após o término do seguro-desemprego em 2026-06-18, com alinhamento ao contador. Raquel está em desenvolvimento com a Núbia nas rotinas de caixa e emissão de notas. Organograma e material do DISC serão anexados na plataforma no mesmo dia da reunião, e o suporte de RH será feito diretamente pelo Emanuel.
2.6 Pró-labore e organização financeira
O pró-labore da sócia Carol foi definido em R$ 4.500, com desconto de INSS (~R$ 495), líquido aproximado de R$ 4.005; a retirada ainda não é realizada regularmente. É necessária a formalização da política de retirada mensal, alinhamento com a contabilidade e ajuste do fluxo de caixa, com cronograma de pagamento no dia 30 de cada mês.
2.7 Operação de banho & tosa, protocolos de grooming e parceria com CNPJ distinto
Registrou-se demanda elevada para manutenção de poodles de grande porte e pelagem encaracolada, exigindo protocolo de escovação, hidratação e calendário de idas ao pet para evitar embolamento e tosas radicais. Planejou-se treinamento e documentação de padrões de tosas na tesoura com Matheus. Como Matheus possui CNPJ distinto e complementa vendas, será estruturado acordo de comissionamento, registro de vendas acessórias e fluxo de repasse, com controles de caixa e agenda refletindo retiradas e repasses.
- Próximos Passos:
- Implementar o item “feedback de demissão” no plano de ação, padronizando roteiro, etapas e documentação; concluir até 2026-05-18.
- Revisar e formalizar o protocolo do período de experiência com termo de responsabilização e critérios objetivos de avaliação; concluir até 2026-05-20.
- Organizar e ministrar treinamento interno de líderes sobre gestão de conflitos e condução de desligamentos; concluir até 2026-05-24.
- Mapear casos críticos anteriores, listar sinais precoces de conduta inadequada e boas práticas de intervenção; relatório até 2026-05-22.
- Validar e publicar o organograma oficial da clínica (impressão e exposição); até 2026-05-20.
- Consolidar remunerações, comissões e benefícios por cargo e formalizar a política salarial; até 2026-05-24.
- Redigir e validar descritivos de função para todos os cargos; até 2026-05-31.
- Mapear e desenhar fluxogramas dos processos críticos e implementar comunicação visual básica; até 2026-06-07.
- Aplicar o questionário DISC a toda a equipe (efetivados e estagiários) e enviar gabaritos pela plataforma; até 2026-06-01. Anexar organograma e material do DISC na plataforma; em 2026-05-11. Agendar reunião de análise de perfis após recebimento dos gabaritos.
- Efetivar Raquel após 2026-06-18, alinhando formalizações com o contador e ajustes de folha.
- Formalizar política de retirada mensal (pró-labore), com pagamento recorrente no dia 30 de cada mês a partir de 2026-05-30; alinhar com a contabilidade até 2026-05-20 e ajustar fluxo de caixa.
- Criar protocolo operacional de grooming para poodles e raças de alta manutenção (checklists, periodicidade, guia educativo); até 2026-05-22.
- Estruturar acordo comercial com Matheus (comissionamento, registro de vendas complementares e fluxo de repasse); até 2026-05-24.
- Planejar e executar treinamento prático de grooming avançado (tesoura) com documentação de padrões; até 2026-05-25.
- Implementar controle de caixa e agenda de serviços refletindo retiradas e repasses; relatório semanal a partir de 2026-05-18.