Reunião: Políticas Financeiras, Operacionais e Comerciais (Cobrança, Compras, Pagamentos e Recebimentos)

ATA DE REUNIÃO – Estruturação de Políticas Financeiras, Operacionais e Comerciais (Cobrança, Compras, Pagamentos e Recebimentos)

1. Resumo Executivo

Reunião realizada para consolidar e formalizar as políticas de cobrança, compras, pagamentos e recebimentos, padronizar processos operacionais (faturamento, retirada e controle de estoque) e alinhar governança comercial e financeira visando atingir o orçamento anual projetado. Foram definidos: metas e premissas financeiras (recebimento líquido anual de R$ 4,9 milhões, markup médio de 1,62 e ponto de equilíbrio anual estimado em R$ 682 mil), diretrizes de recebimento e cobrança (priorização de PIX/TED, manutenção de boleto, regras de cheque e régua de cobrança com prazos e evidências), estrutura de comissionamento e necessidade de parametrização sistêmica, rotina semanal do contas a pagar, calendário de compras (soja, milho, trigo) e reforço operacional de faturamento. A criação do conteúdo foi em 2026-04-29 13:37:15 e foram definidos prazos objetivos para cada entrega e responsável.

1. Tópicos discutidos:

2.1 Validação das Políticas Financeiras e Operacionais

1. Objetivo de formalizar processos de cobrança, compras, pagamentos e recebimentos para reduzir dependência de conhecimento tácito, facilitar onboarding e mitigar riscos jurídicos.
2. Conteúdo incluirá definição de períodos e prazos, padronização de procedimentos, melhoria contínua e referência didática interna.
3. Entregável: material estruturado para validação e posterior publicação.

2.2 Orçamento, Meta de Recebimento e Governança

1. Meta anual: R$ 4.900.000,00 de recebimento líquido, com markup médio de 1,62 e estrutura de custos e despesas mapeada (fixas, variáveis, impostos, terceirizados, folha, bancárias).
2. Ponto de equilíbrio anual estimado em R$ 682 mil para cobrir compromissos financeiros.
3. Governança: reuniões estratégicas semanais/quinzenais entre financeiro e comercial para revisar atingibilidade de metas, mix/margens e despesas extraordinárias.

2.3 Estrutura Comercial, Coordenação e Faturamento

1. Cenários avaliados para gestão de vendas: (i) Marcelo na gestão (descartado pela falta de bagagem); (ii) contratação de gerente comercial (alto custo e risco de desalinhamento); (iii) reforço operacional de faturamento para liberar gestão financeira a coordenar o comercial (opção mais viável).
2. Ação interna para definição com Gabriel e alinhamento com Matheus.
3. Problema operacional: retirada sem prévio faturamento/pedido. Proposta de fluxo “pedido-faturamento-retirada” com responsáveis definidos (ex.: Mauro e Ricardo) e autorização antes da saída.

2.4 Política de Comissionamento e Parametrização de Sistema

1. Modelo de comissão discutido: resultado (receita – custo – 10% administrativo) com split 65% empresa / 35% vendedor, mantendo regra única por vendedor e parametrização no ERP para evitar controles manuais.
2. Entregas: minuta da política de comissionamento, especificações no sistema para cálculo automatizado e relatórios padronizados.

2.5 Política de Recebimentos e Meios de Pagamento

1. Composição atual: ~70% PIX, ~25% cheque, ~5% boleto; prioridade para PIX/TED por liquidez imediata.
2. Exclusão de cartões (débito/crédito) por baixo volume e custos; dinheiro em espécie permitido com registro.
3. Cheque à vista com controles: registro individual, depósito imediato via app, cheques de terceiros somente com autorização e endosso.
4. Boleto mantido como modalidade a prazo única, sem parcelamento múltiplo; multa de 2% + 0,33% ao dia; liquidação D+1/D+2; emissão com datas únicas por operação.
5. Oportunidade: ampliar uso de boleto com envio mensal automatizado por cliente, mantendo PIX majoritário.

2.6 Política de Crédito e Cheques (Novos Clientes e Exceções)

1. Consulta SPC/Serasa quando o pagamento envolver cheque para novos clientes.
2. Cheque de terceiros apenas como exceção autorizada, com endosso, identificação e contato.
3. Cheque pré-datado não utilizado; depósitos imediatos por padrão.

2.7 Cobrança de Inadimplentes e Régua de Cobrança

1. Processo de 0–60 dias com notificações extrajudiciais periódicas, preferencialmente via AR dos Correios e registros de todas as tentativas (WhatsApp, correio, retornos).
2. Após 60 dias: decisão da diretoria entre terceirização, encaminhamento jurídico ou assunção da inadimplência, considerando histórico, valor e custo/benefício.
3. Diretrizes de renegociação: acordo formal com entrada mínima recomendada de 30% (mínimo 10% quando necessário), evitando retirada do nome da Serasa antes do pagamento da entrada e, preferencialmente, da primeira parcela.
4. Compliance documental: guarda de evidências (AR, prints, e-mails, acordos) para defesa em eventuais ações.

2.8 Rotina de Contas a Pagar e Parametrização

1. Padronização semanal: consolidação das despesas, corte de documentos, organização e janela de execução, reduzindo retrabalho e ad hoc.
2. Parametrização de datas fixas de despesas operacionais, pró-labores e folha na primeira semana do mês; consultorias/contabilidade em datas fixas (ex.: dia 20).
3. Consideração de sazonalidades: concentração de pagamentos com grandes fornecedores entre meados de maio e meados de setembro.

2.9 Compras, Calendário Comercial e Projeções

1. Responsáveis por compras: Marcelo e Ronaldo, com validação formal.
2. Calendário:
3. Soja: negociação em junho/julho; campanha com pagamento à vista e possível evento com produtores (dois especialistas) para fortalecer marca.
4. Milho: planejamento em setembro/outubro; plantio após 15 de janeiro; compras em novembro conforme estratégia.
5. Trigo: volume reduzido; acompanhar junto ao ciclo do milho quando aplicável.
6. Projeções de vendas e custos como base para compras antecipadas (ex.: 20% do volume projetado), com reposição conforme giro e integração ao fluxo de caixa/CMV.

2.10 Controle de Estoque, Relatórios e Acessos

1. Controle semanal de estoque com leitura sistemática para antecipar compras e caixa; integração do painel de giro às reuniões estratégicas.
2. Ajustes no sistema/relatórios: exibir valor unitário, quantidade, descontos e total por item; remover ambiguidade de “bruto”.
3. Definir responsável com acesso ao extrato para validar recebimentos via PIX/TED antes da baixa; checklist de validação.

2.11 Despesas Extraordinárias e Prestação de Contas

1. Risco de “despesas de fora” gerando surpresa de caixa.
2. Mitigação: rotina de reporte semanal, cutoffs de aprovação com valor-limite definido na política e agenda fixa de alinhamento financeiro-comercial.
3. Escalonamento para consultoria quando houver desalinhamento de metas ou lacunas de informação após duas reuniões internas.
4. Próximos Passos:
5. Enviar versão preliminar das políticas (cobrança, compras, pagamentos e recebimentos) para validação interna até 2026-04-29.
6. Atualizar e consolidar a planilha de realizado x projetado (total anual, markup médio e ponto de equilíbrio) e apresentar leitura ao time até 2026-04-30.
7. Discutir com Gabriel e Matheus a alternativa de reforço operacional de faturamento e coordenação comercial interna até 2026-04-30.
8. Agendar e realizar reunião estratégica entre financeiro (Ricardo/Kitcar) e comercial (Ronaldo e Marcelo) para revisar metas, premissas e despesas não previstas até 2026-05-06.
9. Produzir minuta da política de comissionamento única e requisitos de parametrização no sistema até 2026-05-03.
10. Mapear e implementar envio automático de boletos mensais por cliente e ajustar regras de recebimento no sistema até 2026-05-10.
11. Redigir fluxograma da política de recebimentos (PIX/TED, dinheiro, cheque, boleto) e consolidar a régua de cobrança até 2026-05-06.
12. Parametrizar boletos (2% de multa + 0,33% ao dia), confirmar prazos D+1/D+2 e documentar protesto até o 5º dia útil até 2026-05-07.
13. Solicitar ao fornecedor do sistema os ajustes nos relatórios de vendas e validar o layout entregue até 2026-05-10.
14. Habilitar responsável com acesso ao extrato da conta favorecida e criar checklist de validação de recebimentos antes da baixa até 2026-05-06.
15. Revisar amostras de relatórios/notas para consistência e orientar equipe no novo padrão até 2026-05-12.
16. Implementar a régua de cobrança com envio de notificações com AR e registro de evidências até 2026-05-10.
17. Departamento Jurídico validar modelos de notificação/acordo e definir política de retirada do Serasa em renegociações até 2026-05-06.
18. Diretoria deliberar política de negativação e critérios de terceirização/encaminhamento jurídico até 2026-05-08.
19. Implantar rotina semanal do contas a pagar (consolidação na segunda, corte na quinta, organização até sexta e janela de pagamento) e parametrizar datas fixas no sistema até 2026-05-13.
20. Comercial/Compras enviar faturas/notas ao Financeiro até quinta-feira de cada semana a partir de 2026-05-07.
21. Agendar e realizar reunião presencial com representantes (ex.: Carlos, Antonio) para fechar acerto comercial com ata e termo de compensação até 2026-05-09.
22. Elaborar e parametrizar calendário financeiro com sazonalidades e convocar reunião estratégica para validação até 2026-05-06.
23. Validar responsabilidades de compras (Marcelo e Ronaldo) e plano de aquisição (soja/milho/trigo) até 2026-05-13.
24. Área de Pessoas (Mariana) desenhar cargos, responsabilidades e fluxo de retirada/faturamento até 2026-05-20.
25. Ricardo e Mauro executar faturamento pré-retirada e registrar estoques conforme novo processo até 2026-05-13.
26. Instituir rotina de reporte semanal de despesas extraordinárias com aprovação prévia acima de valor-limite e escalonamento à consultoria quando necessário a partir de 2026-05-06.

Lista de Responsáveis e Ações

Responsável Ação a ser desempenhada Prazo

Speaker 2 (Consultoria) Enviar a versão preliminar das políticas (cobrança, compras, pagamentos e recebimentos) para validação 2026-04-29

Ricardo (Kitcar) Atualizar a planilha de realizado x projetado, consolidar o ano e apresentar leitura para o time 2026-04-30

Gabriel Definir, junto com Matheus, o direcionamento sobre reforço operacional de faturamento e coordenação comercial interna 2026-04-30

Ricardo (Kitcar) Agendar e conduzir reunião com Ronaldo e Marcelo para alinhamento de metas e premissas comerciais 2026-05-06

Speaker 2 (Consultoria) Produzir minuta da política de comissionamento única e requisitos de parametrização no sistema 2026-05-03

Time de TI/Financeiro (Biofarx) Mapear e implementar envio automático de boletos mensais e ajustar regras de recebimento no sistema 2026-05-10

Speaker 2 (Coordenação Financeira) Redigir o fluxograma da política de recebimentos e consolidar a régua de cobrança 2026-05-06

Speaker 5 (Backoffice) Parametrizar boletos (2% de multa + 0,33% ao dia), confirmar prazos D+1/D+2 e documentar processo de protesto 2026-05-07

Speaker 4 (Operações/Financeiro) Solicitar ajustes nos relatórios de vendas (campos e layout) ao fornecedor do sistema e validar a entrega 2026-05-10

Speaker 4 (Operações/Financeiro) Designar e habilitar responsável com acesso ao extrato e criar checklist de validação de recebimentos 2026-05-06

Speaker 6 (Suporte/Qualidade da Informação) Revisar relatórios e notas para consistência e orientar equipe no novo padrão 2026-05-12

Ricardo (Financeiro) Implementar a régua de cobrança, enviar notificações com AR e registrar evidências no dossiê 2026-05-10

Departamento Jurídico Validar modelos de notificação e acordo e definir política de retirada do Serasa em renegociações 2026-05-06

Diretoria Deliberar política de negativação e critérios de terceirização/encaminhamento jurídico 2026-05-08

Ricardo (Financeiro) Implantar rotina semanal do contas a pagar e parametrizar datas fixas no sistema 2026-05-13

Comercial/Compras Enviar faturas/notas ao Financeiro até o corte semanal (quinta-feira), iniciando rotina 2026-05-07

Ricardo (Financeiro) Agendar e realizar reunião presencial com representantes (Carlos, Antonio) e formalizar acerto comercial 2026-05-09

John (Speaker 2) Parametrizar calendário financeiro com sazonalidades e agendar reunião estratégica de validação 2026-05-06

[Speaker 4] (Gestão/Finanças) Implantar rotina de pagamentos às segundas-feiras e consolidar projeções de vendas/custos 2026-05-06

Marcelo e Ronaldo Validar responsabilidade de compras e plano de aquisição (soja/milho/trigo) 2026-05-13

Mariana (Pessoas) Desenhar cargos, responsabilidades e fluxo de retirada/faturamento 2026-05-20

Ricardo e Mauro Executar faturamento pré-retirada e registrar movimentações de estoque conforme novo processo 2026-05-13

Ronaldo e Marcelo Participar de reuniões semanais/quinzenais com o financeiro e reportar despesas extraordinárias planejadas Início em 2026-05-06 (recorrente)

Matheus/Júlio (Consultoria) Entrar em reuniões de escalonamento se houver desalinhamento de metas ou dúvidas críticas Sob demanda a partir de 2026-05-06

Este modelo é adaptável dependendo do tema e do foco de cada reunião, contendo sempre os seguintes