ATA DE REUNIÃO – Estruturação Comercial, Operacional e Canais de Vendas (Irmãos Fiorio/Irmãos Furo)

Resumo Executivo

1. Objetivo: Diagnosticar e estruturar as operações comercial e de serviços da empresa, com foco na região de Vilhena/RO e cobertura RO, AC, AM e RR; consolidar indicadores, metas, políticas comerciais (prospecção, atendimento, propostas e pós-venda) e diversificação de canais digitais.
2. Principais tópicos: composição e sobrecarga da equipe comercial (Renan em RO/AC; vendedor em Manaus em AM/RR); metas e rotina de alinhamento com Ibiporã; ausência de metas e política estruturada na oficina; sistemas e relatórios (Alfa para serviços; Excel para produtos); canal de indicações via motoristas; avaliação e ativação de canais digitais (Instagram, Facebook, Marketplace, OLX, Mercado Livre, WhatsApp); padronização de atendimento e pós-venda; modelo de propostas de serviços; reuniões internas (semanais e mensais); fluxo de envio de dados e monitoramento de KPIs.
3. Decisões estratégicas: foco do acompanhamento na operação de Rondônia/Vilhena; separação e análise de produtos vs. serviços por cliente/período; implantação de políticas de atendimento e pós-venda (incluindo pesquisa de satisfação); diversificação de canais digitais; instituição de reuniões internas semanais e executivas mensais; estruturação de metas para a oficina; avaliação de contratação de novo vendedor para RO/AC; formalização do processo de coleta e uso de relatórios para indicadores e metas.

Tópicos Discutidos

1. Operação Comercial (Produtos Ibiporã)
2. Atuação em produtos há 2–3 anos, com cobertura RO, AC, AM e RR; vendedor em Manaus cobre AM/RR; Renan cobre RO/AC.
3. Metas definidas pela Ibiporã; reuniões semanais (segundas-feiras) de alinhamento com Ibiporã.
4. Dinâmica de vendas: RO/AC com prospecção online; AM/RR com visitas presenciais e prospecção online.
5. Gestão e interface: Renan controla performance e relacionamento com Ibiporã (PR).
6. Observação: possibilidade de contratar dois vendedores (serviços e produtos) para reduzir sobrecarga.
7. Operação de Serviços (Oficina de Reformas)
8. Foco principal em reformas de baús frigoríficos, atendendo também outras tipologias.
9. Gestão técnica centralizada no Fiore; Valdecir citado na operação; orçamentos centralizados no Fiore.
10. Histórico de prospecção baixo; novo concorrente há ~5 meses impulsionou início de ligações e abordagem, ainda incipiente.
11. Ausência de metas formais; intenção de estruturar metas (faturamento, orçamentos, taxa de fechamento, visitas).
12. Indicação de Clientes via Motoristas
13. Canal relevante de captação por indicações; não há política de remuneração por indicação.
14. Decisão: manter sem remuneração por indicação no momento; avaliar canal de forma orgânica.
15. Canais de Venda e Presença Digital
16. Ativos: Instagram com posts programados; WhatsApp Business para comercial; vendas por indicação relevantes.
17. Inativos/pendências: Facebook inativo (acesso possivelmente perdido); sem marketplace.
18. Decisões e ações: reativar Facebook; iniciar presença em Marketplace; avaliar OLX e Mercado Livre; envolver vendedores em postagens e divulgação.
19. Políticas Comerciais e Funil de Vendas
20. Lacunas: inexistência de materiais de orientação (ICP, segmentação, prospecção), roteiro de atendimento e SLAs de resposta; pós-venda informal via WhatsApp sem rotina e métricas; serviços sem modelo de proposta formal escrito.
21. Produtos: cadastro e preços base com margens e cálculos oriundos da Viforã; margem de desconto definida em planilha.
22. Decisões: consultoria entregará minuta de atendimento e pós-venda; definir modelo formal de proposta de serviços com apoio de Fiore e Sérgio.
23. Sistemas, Registros e Relatórios
24. Serviços: sistema Alfa controla orçamentos, vendas, estoque e relatórios automáticos; relatório detalha itens/produtos, mas não o escopo do serviço executado.
25. Produtos: controle mensal em planilhas Excel (Kicila); faturamento por aqui, com separação entre produto e serviço.
26. Relatórios disponíveis: vendas por cliente (jan/2026 a mai/2026), vendas por produto (jan/2026 a mai/2026), faturamento mensal (últimos 36 meses), vendas por vendedor (jan/2026 a mai/2026); dashboard histórico (2015–2025 ou similar).
27. Fluxo acordado: envio em Comercial > Monitoramento de KPIs, preferencialmente em Excel (PDF aceito se necessário).
28. Estrutura Organizacional e Papéis
29. Renan: gestor comercial e vendedor em RO/AC (2–3 anos de casa, ~37 anos); conduziu reuniões curtas recorrentes; sobrecarga após saídas (Mino/Iago).
30. Vendedor Manaus: cobre AM/RR.
31. Fiore: gestão da oficina e orçamentos; antes ia a Manaus, atualmente foco local.
32. Kicila/Kissela: apoio administrativo/comercial, planilhas, aquecimento de contatos, envio de relatórios, reativação de canais e pesquisa de satisfação.
33. Letícia: presente, sem participação verbal por problemas técnicos.
34. Elisângela: referência de histórico da empresa; participação prevista mas não efetivada.
35. Rotina de Reuniões e Governança
36. Ibiporã: reuniões semanais com vendedores (segundas).
37. Interno: instituir reuniões comerciais semanais e executivas mensais de desempenho (fechamento e feedback), com metas, indicadores, projeções e feedbacks.
38. Consolidação de Indicadores e Metas
39. Indicadores a consolidar: ticket médio, taxa de conversão, sazonalidade, vendas por região/produto, receita de serviços vs. produtos, curva ABC de clientes/produtos.
40. Metas: trimestrais para produtos e serviços; metas mensais da oficina (faturamento, orçamentos, taxa de fechamento, visitas técnicas).

Próximos Passos

1. Levantamento de Dados (Produtos e Serviços)
2. Responsável: Kicila/Kissela
3. Ação: Enviar planilhas mensais de vendas Ibiporã e relatórios do sistema Alfa (01/01/2026–31/05/2026), separados por cliente e por tipo; incluir vendas por produto, faturamento mensal (36 meses) e vendas por vendedor.
4. Prazo: 2026-06-07
5. Consolidação de Indicadores e Proposta de Metas
6. Responsável: Consultoria (Gabriel/ABG e Speaker 1)
7. Ação: Consolidar indicadores comerciais (ticket médio, conversão, vendas por região/produto, receita serviços vs. produtos, sazonalidade, curva ABC) e propor metas trimestrais.
8. Prazo: 2026-06-12 (indicadores iniciais por Gabriel/ABG) e 2026-06-19 (análise ampliada por Speaker 1)
9. Estruturação de Metas para a Oficina
10. Responsável: Fiore e Gabriel/ABG
11. Ação: Definir metas mensais de faturamento, número de orçamentos, taxa de fechamento e visitas técnicas para a oficina.
12. Prazo: 2026-06-14
13. Rotina de Prospecção RO/AC
14. Responsável: Renan e equipe (apoio Kicila/Kissela)
15. Ação: Implementar cadência de prospecção (ligações/WhatsApp/visitas) com lista priorizada de leads; registrar atividades e resultados no Alfa.
16. Prazo: Início em 2026-06-10; primeira revisão em 2026-06-24
17. Avaliação de Contratação
18. Responsável: Direção (Fiore) e Renan
19. Ação: Avaliar necessidade e perfil de novo vendedor para RO/AC (serviços e/ou produtos); elaborar descrição da vaga e cronograma de contratação.
20. Prazo: 2026-06-20
21. Políticas de Atendimento e Pós-Venda
22. Responsável: Consultoria (Speaker 1)
23. Ação: Entregar minuta de política de atendimento (roteiro e SLAs) e política de pós-venda (rotina, responsáveis, KPIs).
24. Prazo: 2026-06-17
25. Modelo de Proposta para Serviços
26. Responsável: Consultoria (Speaker 1) com inputs de Fiore e Sérgio
27. Ação: Definir modelo formal de proposta (tabelas, escopo, termos).
28. Prazo: 2026-06-24
29. Pesquisa de Satisfação Pós-Venda
30. Responsável: Kicila/Kissela
31. Ação: Implantar pesquisa de satisfação via Google Forms e estabelecer rotina de follow-up.
32. Prazo: 2026-06-10
33. Reativação e Diversificação de Canais Digitais
34. Responsável: Kicila/Kissela com apoio de Renan
35. Ação: Restaurar/reativar Facebook; avaliar e abrir contas em Marketplace, OLX e Mercado Livre; iniciar postagens e envolver vendedores.
36. Prazo: Facebook até 2026-06-14; Marketplaces/Classificados até 2026-06-21
37. Instituição de Reuniões Internas
38. Responsável: Gerente Renan e Kicila/Kissela
39. Ação: Implementar reuniões comerciais semanais (toda segunda-feira) e executivas mensais (fechamento e feedback).
40. Prazo: Início das semanais em 2026-06-08; início das mensais em 2026-06-28

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Enviar relatórios (vendas por cliente e produto, faturamento 36 meses, por vendedor) até 2026-06-07.
3. Consolidar indicadores e metas iniciais até 2026-06-12; análise ampliada até 2026-06-19.
4. Definir metas formais da oficina até 2026-06-14.
5. Implementar cadência de prospecção em RO/AC a partir de 2026-06-10, com revisão em 2026-06-24.
6. Reativar Facebook até 2026-06-14; iniciar Marketplaces/Classificados até 2026-06-21.
7. Implantar pesquisa de satisfação até 2026-06-10.
8. Entregar políticas de atendimento e pós-venda até 2026-06-17.
9. Definir modelo de proposta de serviços até 2026-06-24.
10. Instituir reuniões semanais (desde 2026-06-08) e mensais (desde 2026-06-28).
11. Avaliar contratação de vendedor para RO/AC até 2026-06-20.
12. Decisões Chave:
13. Foco do projeto em Rondônia/Vilhena e operação sob gestão de Renan.
14. Separação e análise de vendas de produtos vs. serviços por cliente/período serão mantidas nos relatórios.
15. Não haverá remuneração por indicação de motoristas no momento.
16. Políticas de atendimento e pós-venda serão implantadas, com pesquisa de satisfação.
17. Diversificação de canais digitais (Facebook, Marketplace, OLX, Mercado Livre) será priorizada.
18. Reuniões internas semanais e executivas mensais serão institucionalizadas.
19. Considerar reforço da equipe comercial para reduzir sobrecarga de Renan.