### Informações da Reunião
> Data: 2026-05-07 16:52:07
> Local: [Inserir Local]
> Participantes: [Speaker 1] [Speaker 2] [Speaker 3] [Speaker 4]
### Notas da Reunião
#### Gestão e Controle de Estoque
- **Divergências e Estoque Negativo:** A discussão iniciou sobre o pré-cadastro de produtos novos, que viabiliza a venda de itens sem estoque, mas causa inconsistências, pois o sistema não diferencia um pré-cadastro de um produto existente. Foi identificada uma divergência em uma planilha onde o item 8783 mostrava 30 unidades em uma loja e -21 em outra, enquanto o estoque real era 9. A causa foi a consolidação do estoque de dois CNPJs distintos. Itens como "Despeito de jardim" (-43) e "Lâmpada LED soft" (-94) também apresentaram saldo negativo, indicando vendas sem saldo físico. A causa do saldo negativo pode ser a inclusão de "reservas de pedido" nos relatórios.
- **Análise da Curva ABC:** Foi apresentado um relatório de vendas dos últimos 12 meses. Produtos da Curva A (101 itens, como rolos, Downlights e Fitas LED) são os mais importantes. Produtos da Curva C (718 itens) têm baixa venda e representam capital parado, sugerindo-se comprá-los sob demanda. O estoque atual é estimado em R$ 700.000, um aumento em relação ao mês anterior (R$ 500.000), refletindo um pensamento de "ter para não faltar".
- **Produtos Obsoletos:** Há produtos parados no estoque há mais de dois anos que provavelmente não serão vendidos, e muitos cadastros existentes (aprox. 1.022) estão marcados como "não usar". Discutiu-se que esses itens não são excluídos por terem histórico de movimentação e podem ser duplicidades.
#### Redefinição de Processos e Fluxos
- **Centralização do Cadastro:** A principal conclusão é a necessidade de redesenhar os processos. Propôs-se centralizar o cadastro de produtos em uma única pessoa ("a menina"), que receberá treinamento. Vendedores (como Sirleia) apenas solicitariam o cadastro, com um prazo de execução sugerido de horas. Os acessos de cadastro dos demais seriam removidos.
- **Lançamento e Conferência de Notas:** Foi identificado que o lançamento de produtos não é feito corretamente após a conferência das notas fiscais. O mesmo produto pode ter códigos diferentes dependendo do fornecedor, causando duplicidade se não for vinculado corretamente. Houve um exemplo de um produto que chegou fisicamente, mas não estava na nota fiscal.
- **Processo de Compras e Vendas:** Mariana [Speaker 1] ficou responsável por desenhar o novo processo de gestão de estoque e compras. Propõe-se criar um processo de venda focado nos itens parados. Foi revisado o fluxograma de vendas, e discute-se a criação de uma política de análise de crédito para vendas a prazo (boleto).
#### Políticas Financeiras e de Crédito
- **Planejamento Financeiro:** Há um compromisso de R$ 228 mil em pagamentos a fornecedores, com o orçamento de junho já comprometido. Foi apontada uma diferença entre o faturamento de abril (R$ 251 mil) e o recebimento (R$ 309 mil) que precisa ser investigada.
- **Política de Pagamento:** Discutiu-se a necessidade de padronizar as condições de pagamento, definindo uma entrada mínima (sugestões de 20% ou 25%) para vendas parceladas, a fim de garantir o fluxo de caixa.
- **Análise de Inadimplência:** A inadimplência fechou em 11% no mês 3 (R$ 28 mil), causando um desencaixe de caixa que obriga a empresa a usar cheque especial. O grupo concordou em solicitar relatórios detalhados da inadimplência. Foi decidido criar uma política de crédito formal, com John [Speaker 2] responsável por desenvolvê-la.
#### Ajustes Propostos no Sistema
- **Bloqueio de Vendas e Itens:** Foi proposto que o sistema bloqueie vendas de produtos com saldo negativo ou, alternativamente, permita a venda com um fluxo de aprovação que acione uma ordem de compra. Sugeriu-se também o bloqueio de produtos marcados como "não usar" para que não apareçam nas listagens.
- **Ajustes de Exibição e Filtros:** Propôs-se ajustar a exibição para que a marcação "não usar" apareça após o nome completo do item. Discutiu-se a possibilidade de ajustar filtros para não considerar reservas de pedidos no estoque e ajustar os endereços no sistema.
### Próximos Passos
- [ ] Realizar uma conferência "cega" e completa do estoque para ajustar os saldos (processo T0).
- [ ] Implementar um bloqueio no sistema para impedir que o saldo de produtos fique negativo ou criar um fluxo de aprovação para essas vendas.
- [ ] Bloquear no sistema os produtos marcados como "não usar" para que não apareçam nas listagens.
- [ ] Mariana deve montar e apresentar a proposta do novo processo de gestão de estoque e compras.
- [ ] As "duas Mari" irão desenhar o fluxograma detalhado do processo de compras, concentrando-o na responsável pelo estoque.
- [ ] Definir e documentar um novo processo para o pré-cadastro e a entrada de produtos, incluindo um fluxograma para solicitação de cadastro.
- [ ] Treinar a nova funcionária no processo de compras e cadastro de produtos.
- [ ] Revisar e remover os acessos de cadastro de outros usuários, centralizando na nova responsável.
- [ ] Estabelecer e comunicar um prazo oficial para a execução de novos cadastros.
- [ ] Analisar os 1.022 cadastros marcados como "não usar" para identificar duplicidades ou itens obsoletos.
- [ ] Separar e criar um plano de venda para os produtos parados no estoque há muito tempo.
- [ ] John irá criar a política de crédito usando a ferramenta de análise.
- [ ] Criar e implementar uma política de análise de crédito para vendas a prazo.
- [ ] Definir e formalizar um percentual mínimo de entrada para vendas parceladas (sugestão de 20-25%).
- [ ] Solicitar o relatório detalhado de inadimplência em vez de apenas um número.
- [ ] Analisar a origem da diferença entre o faturamento (R$ 251 mil) e o recebimento (R$ 309 mil) em abril.
- [ ] Verificar a configuração do relatório para remover as "reservas de pedido".
- [ ] Marina fará a interação relacionada ao caso de "Filipe Sobrano".
### Sugestões da IA
> **Sugestões da IA**
> A IA identificou as seguintes questões que não foram concluídas na reunião ou carecem de itens de ação claros; por favor, preste atenção:
> 1. **Processos e Responsabilidades:** A causa raiz do estoque negativo não foi determinada. A responsabilidade pelo lançamento correto de notas fiscais e vinculação de produtos não foi formalmente atribuída. Embora a "nova menina" tenha sido identificada para a função de cadastro, os passos para seu treinamento não foram definidos.
> 2. **Prazos e Decisões:** O prazo exato para a contagem de estoque não foi definido. O prazo para a conclusão de novos cadastros foi sugerido, mas não formalmente acordado. A decisão final sobre o percentual da entrada mínima (20% ou 25%) não foi tomada. O processo exato para a primeira compra de um cliente novo (necessidade de sinal) permaneceu indefinido.
> 3. **Planos de Ação:** Não foi definido um plano de ação concreto para tratar os 1.022 cadastros "não usar" (ex: zerar estoque, descartar). Embora a necessidade de uma política de crédito tenha sido discutida, não ficou claro quem criará a política ou qual ferramenta será usada. A tarefa de investigar a discrepância entre faturamento e recebimentos não foi atribuída a um responsável.
### Tasks for @Mariana
- [ ] Montar o processo e o fluxograma de compras e estoque, para padronizar cadastro, entrada de mercadoria e contagem, e treinar a nova menina de estoque, até a próxima semana @Mariana
- [ ] Finalizar os “desenhos” do processo junto com as duas Maris, consolidando o fluxo operacional, financeiro e compras, para rodar o novo processo @Mariana
### Tasks for @John
- [ ] Verificar o histórico de movimentação do item 8783, para confirmar movimentações após segunda-feira e explicar a diferença de estoque consolidado, o quanto antes @John
- [ ] Ajustar o relatório/filtros para retirar “reserva de pedidos” e “reserva loja virtual”, mantendo apenas Endereço 1 e São Lourenço, para refletir saldos corretos @John
- [ ] Criar a política de crédito com ferramenta de análise, para padronizar aprovação de vendas a prazo, e disponibilizar ao time @John
- [ ] Abrir e filtrar o relatório de inadimplência e passar relatório detalhado (não apenas números), para acompanhamento mensal @John
### Tasks for @Leia
- [ ] Conferir e ajustar cadastros de produtos na entrada de notas, vinculando corretamente itens com nomenclaturas/lotes diferentes ao mesmo produto, de forma contínua @Leia
- [ ] Tirar relatórios com filtros alinhados (sem reservas, endereços corretos), e enviar dados consistentes ao John e ao financeiro, de forma periódica @Leia
### Tasks for @Equipe de Compras/Financeiro
- [ ] Realizar reunião semanal (nas segundas-feiras) para validar demandas de compras, alinhando limites por mês conforme orçamento e CMV, de forma contínua @Equipe de Compras/Financeiro
- [ ] Definir e implementar critério mínimo de entrada de 25% nas vendas a prazo, para reduzir desencaixe de caixa, comunicando ao comercial e aplicando imediatamente @Equipe de Compras/Financeiro
### Tasks for @Equipe de TI/Sistema
- [ ] Bloquear vendas com saldo negativo no sistema, permitindo liberação apenas mediante aprovação vinculada à compra, para evitar estoques negativos @Equipe de TI/Sistema
- [ ] Bloquear itens “não usar” para não aparecerem na listagem de venda, mantendo no banco mas indisponíveis para lançamento, e corrigir casos com saldo ainda ativo @Equipe de TI/Sistema
### General Tasks
- [ ] Executar contagem de estoque completa (auditoria “às cegas”), para ajustar saldos e preparar o processo T0 com lançamento dos saldos reais, iniciando imediatamente
- [ ] Implementar o processo T0: pesquisar, nomear e ajustar produtos, lançando saldos corretos e eliminando cadastros duplicados/obsoletos, após a contagem
- [ ] Concentrar o cadastro de produtos em uma única responsável (a nova menina do estoque), retirando acessos de cadastro dos demais para evitar divergências, assim que o processo estiver desenhado