Reunião Financeiro

Ata de Reunião - Consultoria Financeira e Estruturação de Processos

Objetivo da Reunião

A reunião teve como foco o estabelecimento de um controle financeiro estruturado e a implementação de processos para melhorar a organização das finanças e a reconciliação bancária da empresa Sunset. O objetivo é consolidar um fluxo de caixa padronizado e preciso, separar as categorias de receita e despesa, apurar lucro e prejuízo por período e evento, e reduzir o esforço manual na conciliação.

1. Principais Discussões e Ações Definidas

SOP para Eventos em Parceria (Torneios)

1. Problema: Ausência de uma metodologia clara para registrar despesas e sobras nos eventos de parceria, gerando distorções nos resultados financeiros.
2. Ação: Definir um Procedimento Operacional Padrão (SOP) para registro de despesas, reembolsos e divisão de sobras entre as partes.
3. Conclusão: Implementar a SOP antes do próximo torneio.

Conciliação de Bancos e Recebíveis

1. Problema: O processo de conciliação entre múltiplas contas (Cressol, Sicredi, Caixa, BASA) e Stone é manual e propenso a erros, dificultando a visibilidade do saldo consolidado.
2. Ação: Automatizar a importação de extratos bancários e transações de Stone, e ajustar o processo de categorização para evitar erros e retrabalho.
3. Conclusão: Iniciar a integração dos extratos bancários e ajustes no sistema de categorização para melhorar a conciliação.

Classificação de Despesas e Receitas

1. Problema: Falta de clareza na categorização das despesas operacionais e receitas, dificultando a leitura dos resultados financeiros por atividade.
2. Ação: Implementar um plano de contas padronizado para classificar corretamente as receitas (aulas, locação, quiosque, publicidade) e despesas (manutenção, marketing, tarifas bancárias, etc.).
3. Conclusão: Definir um plano de contas e revisar as despesas para garantir a correta classificação.

Controle do Caixa Físico

1. Problema: O caixa físico não está sendo gerido corretamente, o que gera perdas de rastreabilidade e inconsistências nos saldos.
2. Ação: Criar um procedimento para controlar o caixa físico, com separação entre fundo de caixa e reserva para consórcio.
3. Conclusão: Acompanhar as entradas e saídas de dinheiro em espécie e garantir que o saldo do caixa físico seja conciliado semanalmente.

Apuração de Lucro/Prejuízo por Evento e Professor

1. Problema: Não há visibilidade clara do lucro ou prejuízo por evento, unidade ou professor, o que dificulta a tomada de decisões e precificação.
2. Ação: Implementar centros de custo por evento e por professor, para apurar resultados financeiros detalhados.
3. Conclusão: Implementar os centros de custo e realizar o cálculo do lucro/prejuízo por evento.

Redução do Esforço Manual na Conciliação

1. Problema: O processo de conciliação é manual e propenso a erros, exigindo muito tempo e esforço.
2. Ação: Automatizar a importação de extratos bancários e categorizar as transações de maneira mais eficiente.
3. Conclusão: Reduzir o esforço manual com a integração de sistemas de pagamento e a implementação de automação na conciliação.

2. Ações de Curto Prazo e Responsabilidades

1. Definir e documentar SOP para eventos em parceria, incluindo adiantamentos, despesas, reembolsos e divisão de sobras
2. Responsável: Erika, Parceira, Consultora
3. Prazo: Antes do próximo torneio
4. Criar e atualizar o plano de contas e centros de custo (para torneios, quiosque, manutenção, marketing, professores)
5. Responsável: Consultora, Erika
6. Prazo: Até 2026-05-19
7. Montar modelo de prestação de contas do torneio e treinar Erika sobre os processos
8. Responsável: Consultora
9. Prazo: Até 2026-05-26
10. Avaliar ferramentas de importação automática (OFX/CSV dos bancos e Stone) e categorização de transações
11. Responsável: Consultora
12. Prazo: Até 2026-05-26
13. Implementar a regra de lançamento para correção monetária, tarifas e transferências internas para evitar diferenças
14. Responsável: Erika
15. Prazo: Imediato
16. Padronizar categorias de receitas e despesas (Aulas, Locação, Quiosque, Publicidade, Professores)
17. Responsável: Financeiro, Consultor
18. Prazo: Até 2026-05-19
19. Criar procedimento de caixa físico (entradas/saídas, depósitos periódicos, fundo de caixa)
20. Responsável: Financeiro/Quiosque
21. Prazo: Até 2026-05-19
22. Definir e configurar fórmulas de comissões para professores e estagiários
23. Responsável: Consultor, Financeiro
24. Prazo: Até 2026-05-22
25. Mapear e etiquetar entradas do quiosque por bandeira/terminal para identificação automática
26. Responsável: Financeiro
27. Prazo: Até 2026-05-22
28. Consolidar extratos bancários (Caixa, Sicredi, BASA, Cressol) e anexar para conciliação
29. Responsável: Financeiro
30. Prazo: Até 2026-05-12
31. Enviar política de classificação e plano de contas simplificado para validação
32. Responsável: Consultora
33. Prazo: Até 2026-05-16
34. Cliente enviar extratos com antecedência antes da próxima reunião
35. Responsável: Cliente
36. Prazo: Imediato e contínuo
37. Consultora imprimir extratos e preparar revisão do caixa físico para próxima reunião
38. Responsável: Consultora
39. Prazo: Até 2026-05-18
40. Corrigir permissões e anexos no sistema, com suporte de Emanuel
41. Responsáveis: Consultora, Emanuel
42. Prazo: Até 2026-05-18
43. Definir e comunicar o padrão de lançamento (por item vs. soma diária)
44. Responsável: Consultora
45. Prazo: Até 2026-05-18

3. Tabela de Responsáveis e Ações

4. Considerações Finais

A reunião teve como foco a estruturação do controle financeiro da empresa Sunset, com a definição de procedimentos e o uso de ferramentas para otimizar a conciliação de contas e categorias de receitas e despesas. As ações acordadas permitirão que a empresa avance na organização financeira e obtenha melhor visibilidade de seus resultados, com foco na redução de erros operacionais e aumento da transparência. O acompanhamento das ações será essencial para a evolução contínua da operação.