ATA DE REUNIÃO – Acertos no Caixa Físico, Política de Compras e Gestão de Inadimplência
- Resumo Executivo
Reunião focada em corrigir inconsistências no caixa físico (caixa espécie), alinhar o processo de relançamento dos dados desde 01/04, apresentar e orientar o uso da nova planilha com projeções e orçamento, estruturar a política de compras baseada em CMV médio de 44% e markup aproximado de 2,27, e revisar a ferramenta de inadimplência e a régua de cobrança. Ficou definido que os lançamentos serão refeitos do zero em abril, utilizando um novo arquivo padronizado, e que haverá implementação de rotina de compras com leitura semanal do fluxo de entradas e pagamentos a fornecedores. Também foi combinada a realização de contagem de estoque no início de maio, com posterior análise de Curva ABC para orientar reposição e desova de itens de baixo giro.
- Tópicos discutidos:
2.1 Correções no Caixa Físico (Caixa Espécie)
- Identificado erro de metodologia nos lançamentos de 01/04 a 06/04, com ausência de registros do dia 02 e ajustes manuais de saldo que comprometeram a coerência das fórmulas.
- Constatado desvio de saldo e necessidade de resetar a planilha de abril e relançar todos os movimentos desde 01/04 com base no caixa físico e extratos.
- Decisão: zerar os lançamentos incorretos, adotar nova planilha enviada pelo assessor, e refazer integralmente os registros diários de 01/04 em diante, conferindo saldos finais por dia.
2.2 Orçamento e Ferramenta de Compras (CMV/Markup)
- Revisado o orçamento já construído nos meses anteriores; inseridos valores de base (orçado) e realizado para comparativos mensais.
- Orientação: gerir compras por percentual (CMV médio-alvo de 44% sobre recebimentos), não por valor fixo. Markup médio observado ~2,27.
- Leitura operacional: com recebimento de referência, estimar teto de pagamentos a fornecedores para manter liquidez e evitar quebra de caixa; usar a ferramenta para prever meses com compras acima do ponto de equilíbrio (ex.: alertas para abril/maio) e calibrar entradas (vendas/recebimentos) ou prazos com fornecedores.
2.3 Inadimplência e Régua de Cobrança
- Apresentada planilha de inadimplência com controles de: total a vencer no mês, valores em aberto, valores em cobrança, encaminhamentos a jurídico e baixas por incobráveis.
- Reforço da prática de avisos prévios de vencimento para reduzir inadimplência de curto prazo (5% a 10%).
- Diretriz: atualizar mensalmente o status das carteiras e integrar a visão com o fluxo de caixa.
- Próximos Passos:
- Speaker 3 enviará a nova planilha de fluxo com projeções, orçamento e abas específicas (compras, inadimplência).
- Speaker 1 excluirá a versão antiga, adotará a nova planilha e relançará todos os movimentos do caixa físico a partir de 01/04, validando saldos diários com base no caixa físico e extratos.
- Implantar rotina semanal de compras usando a ferramenta: cruzar recebimentos previstos/realizados com pagamentos a fornecedores, mirando CMV de 44% e observando alertas de ponto de equilíbrio.
- Formalizar as políticas (compras e cobrança) e compartilhar com o time.
- Realizar contagem de estoque no início de maio (previsto entre 01/05 e 05/05), e, na reunião seguinte, revisar Curva ABC e eventuais dúvidas sobre a política de compras.
- Speaker 3 construirá a Curva ABC com base na movimentação de itens enviada e trará recomendações de mix (reposição e desova).
- Dúvidas operacionais durante os lançamentos devem ser encaminhadas a Speaker 3 para ajustes e reforço de treinamento.
Lista de Responsáveis e Ações [deve ser apresentada em parágrafo para cada ação]
Responsável Ação a ser desempenhada Prazo
Speaker 3 Enviar a nova planilha (fluxo, orçamento, compras e inadimplência) e formalizar as políticas de compras e cobrança. Até 2026-04-22
Speaker 1 Excluir a planilha anterior, adotar a nova e relançar o caixa físico desde 2026-04-01, conferindo saldos diários com extratos. Até 2026-04-26
Speaker 1 Atualizar o fluxo com entradas e pagamentos até ao menos 2026-04-20 e manter atualização semanal. Até 2026-04-26 (primeira entrega) e semanalmente em diante
Equipe de Compras (a definir) Aplicar a rotina de compras com alvo de CMV médio de 44%, revisando semanalmente junto ao financeiro. Início em 2026-04-26 e recorrente semanal
Speaker 3 Elaborar Curva ABC com base na movimentação enviada e preparar recomendações de mix. Até 2026-05-06
Speaker 1 e Equipe Realizar contagem de estoque no início do mês 5 e registrar para conferência na reunião seguinte. Entre 2026-05-01 e 2026-05-05