Levantamento Kpis

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo avaliar os indicadores comerciais (KPIs) da Contage Contabilidade e discutir estratégias para o crescimento e captação de novos clientes. Foi analisado o cenário atual da carteira de clientes, a taxa de conversão de 32% no modelo reativo e o modelo operacional em "esteira" como um diferencial competitivo. As principais discussões focaram na necessidade de estruturar um funil de vendas mais robusto através de prospecção ativa, a criação de pacotes de serviços, o desenvolvimento de um programa de indicações e a melhoria do processo de apresentação de orçamentos, tornando-o mais consultivo. As decisões chave envolvem o levantamento de dados históricos da carteira e a implementação de uma nova abordagem comercial, segmentando mercados e focando no atendimento próximo como pilar de vendas.

2. Tópicos Discutidos

1. Análise da Carteira de Clientes Atuais
2. A Contage possui 71 clientes ativos (empresas normais) e aproximadamente 6 clientes MEI com pagamento recorrente.
3. Foi identificada a necessidade de mapear a evolução da carteira de clientes nos últimos 36 meses para entender o crescimento, a taxa de adesão e a taxa de evasão (churn).
4. A empresa possui um baixo histórico de perda de clientes para a concorrência (apenas 3 clientes em 6 anos), mas não mensura formalmente os cancelamentos por outros motivos (ex: fechamento de empresa).
5. Atualmente, os dados não estão em um sistema gerencial, sendo controlados em planilhas de Excel. Franciane se dispôs a realizar o levantamento.
6. Análise de Indicadores de Venda e Taxa de Conversão
7. A empresa registra os orçamentos enviados desde setembro de 2025.
8. De um total de 25 orçamentos analisados, 8 foram convertidos em clientes, resultando em uma taxa de conversão de 32%.
9. Foi observado um padrão de sazonalidade, com maior volume de orçamentos em janeiro.
10. Concluiu-se que, para crescer 10 novos clientes, seriam necessários aproximadamente 31 novos orçamentos, evidenciando a necessidade de aumentar a geração de leads.
11. Estratégias de Prospecção e Abordagem Comercial
12. A abordagem atual é majoritariamente reativa. Discutiu-se a necessidade de implementar uma prospecção ativa.
13. A prospecção ativa foi proposta para começar a partir do segundo semestre (julho/agosto), período em que as empresas começam a planejar o ano seguinte.
14. Franciane expressou insegurança sobre como abordar novos clientes. Gabriel sugeriu criar um material de apresentação e um discurso que demonstre valor e proximidade.
15. Foi proposto levantar um estudo de mercado (share de mercado) e focar a prospecção em nichos específicos, como profissionais da área da saúde (dentistas, fisioterapeutas).
16. Diferenciais Competitivos e Modelo Operacional
17. O escritório opera em um modelo de "esteira", onde cada colaborador é responsável por um setor, garantindo atendimento contínuo mesmo na ausência de alguém. Este modelo foi identificado como um diferencial competitivo chave.
18. O atendimento humanizado e próximo, focado em pequenas e médias empresas, deve ser o pilar da comunicação de vendas, contrastando com grandes escritórios.
19. Desenvolvimento de Novos Produtos e Melhoria do Processo Comercial
20. Foi discutida a ideia de agregar novos serviços (gestão financeira, precificação) e substituir o orçamento de valor fixo por um modelo de pacotes (ex: Pacote 1, 2 e 3) para aumentar o ticket médio e oferecer mais opções.
21. Identificou-se que o envio de orçamentos por e-mail é um processo "frio". Foi decidido que a nova abordagem será agendar uma reunião (presencial ou online) para apresentar a proposta, criando um contato mais próximo e aumentando a chance de conversão.
22. Programa de Indicação
23. Discutiu-se a criação de um programa de incentivo para clientes atuais que indicarem novos negócios, com recompensas como descontos na mensalidade, vouchers ou sorteios.

3. Próximos Passos

1. Levantar Dados Históricos: Franciane irá coletar dados sobre a evolução da carteira de clientes e o faturamento mensal dos últimos 36 meses.
2. Estruturar Pacotes de Serviço: Franciane irá detalhar as opções de pacotes de serviço (Básico, Intermediário, Superior), definindo os itens incluídos em cada um.
3. Desenvolver Material de Apresentação: A equipe deve criar um material de divulgação para apresentar a Contage, destacando o portfólio, diferenciais e expertise.
4. Analisar Programa de Indicação: Avaliar a viabilidade e as regras para criar um programa de indicação com condições especiais para clientes que trouxerem novos parceiros.
5. Implementar Novo Processo de Orçamento: Franciane irá adotar a prática de agendar reuniões (presenciais ou online) para apresentação de todas as propostas comerciais.

4. Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Coletar dados de clientes e faturamento dos últimos 36 meses.
3. Criar e detalhar pacotes de serviços (Básico, Intermediário, Superior).
4. Elaborar um material de apresentação institucional.
5. Estudar a implementação de um programa de indicações.
6. Realizar um estudo de share de mercado na região.
7. Desenvolver o plano para o programa de indicação de clientes.
8. Iniciar a prospecção ativa focada em segmentos específicos a partir do segundo semestre.
9. Adotar a prática de agendar reuniões para apresentar todos os orçamentos.
10. Decisões Chave:
11. A Contage precisa implementar uma estratégia de prospecção ativa para complementar o modelo reativo.
12. A empresa irá explorar a criação de pacotes de serviços para diversificar a oferta e aumentar o ticket médio.
13. O levantamento de KPIs históricos (evolução da carteira e faturamento) é prioridade.
14. O modelo operacional de "esteira" será um pilar central na comunicação de vendas.
15. Um programa de indicação será desenvolvido para alavancar a base de clientes atual.
16. A prospecção será direcionada a segmentos específicos, começando por profissionais liberais da saúde.
17. A apresentação de orçamentos será feita exclusivamente por meio de reuniões (presenciais ou online).

5. Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 25/05/2026 – 14:34 – Início e Definição de Objetivos
2. Gabriel inicia a reunião, explicando que o objetivo é levantar KPIs comerciais da Contage para definir uma estratégia futura.
3. Franciane concorda em fornecer as informações disponíveis.
4. 25/05/2026 – Análise da Carteira de Clientes
5. Franciane informa que a carteira é composta por 71 clientes de empresas "normais" e cerca de 6 MEIs recorrentes.
6. Discute-se a falta de um registro formal da evolução da carteira. Gabriel destaca a importância de entender a taxa de adesão e evasão. Franciane se prontifica a levantar os dados dos últimos 3 anos.
7. 25/05/2026 – Análise do Modelo de Negócio e Diferenciais
8. Gabriel identifica o modelo operacional como uma "esteira" de produção.
9. Franciane confirma a eficácia do modelo, que garante a continuidade do atendimento, gerando segurança para os clientes. Conclui-se que este é um diferencial competitivo chave.
10. 25/05/2026 – Análise da Taxa de Conversão e Estratégia de Indicação
11. Franciane confirma que, de 25 orçamentos recentes, 8 foram convertidos, resultando em uma taxa de 32%.
12. Conclui-se que, para crescer, é necessário aumentar a captação de leads.
13. Foi proposta a criação de um programa de incentivo por indicação para atrair leads qualificados.
14. 25/05/2026 – Discussão sobre Estratégias de Prospecção
15. Gabriel aponta a necessidade de uma prospecção ativa para "encher o funil de vendas", a ser iniciada no segundo semestre.
16. Franciane expressa dificuldade na abordagem. Gabriel sugere focar na demonstração de valor e relacionamento, usando o modelo de "esteira" como argumento.
17. Sugere-se focar em nichos específicos, como clínicas odontológicas, para facilitar o discurso de vendas.
18. 25/05/2026 – Novas Ofertas e Melhoria do Processo Comercial
19. Discute-se a criação de um modelo de pacotes (Básico, Intermediário, Superior) em vez de um orçamento único, e a adição de serviços como gestão financeira.
20. Identifica-se o envio de propostas por e-mail como um ponto fraco. A decisão unânime é de agendar uma reunião (presencial ou online) para apresentar cada orçamento, buscando criar relacionamento e aumentar a conversão.
21. 25/05/2026 – Estrutura Operacional e Encerramento
22. Franciane esclarece que a equipe de três pessoas trabalha por setor (contábil, fiscal, DP), com todos atendendo os mesmos clientes em um ciclo de trabalho.
23. A reunião se encerra com a definição das ações a serem realizadas para aprofundar a análise comercial.