ATA DE REUNIÃO – Estruturação Comercial da Sunset Beach Sports

Conteúdo gerado em: 2026-06-09 09:17:22

Resumo Executivo

Reunião entre Gabriel (BG, executivo comercial) e Érica (Sunset Beach Sports) para mapeamento da jornada comercial, entendimento do modelo operacional e definição de próximos passos focados em indicadores e plano de ação. Principais tópicos: origem e estrutura da arena, equipe e responsabilidades, canais e processos comerciais, uso do sistema Let’s Play, política de preços e descontos, ocupação de quadra e hipóteses sobre funcionamento aos domingos, dados financeiros e aluno/professores, e necessidades de extração de relatórios (ocupação, curva ABC do quiosque, faturamento histórico). Decisões estratégicas: levantamento de taxa de ocupação por dia/horário, consolidação de tabela de preços e planos, organização dos dados de alunos e aulas, extração de dados do Let’s Play (incluindo histórico de reservas), e envio via plataforma (Monitoramento KPIs). Considerar domingo como dia para eventos e avaliar fechamento operacional com base em viabilidade.

Tópicos Discutidos

1. Origem e Estrutura da Sunset Beach Sports:
2. Arena criada a partir de iniciativa de amigos; município com ~35 mil habitantes.
3. Terreno arrendado (contrato de 5 anos, no 3º ano); Sunset operada por Érica e Tiago.
4. Infraestrutura: 1 quadra em terreno 15x30; quiosque; área com mesas; laterais cobertas; quadra com sombrite (proteção solar), ainda chove dentro.
5. Conceito de “ambiente de praia” mantido; promove torneios e eventos para movimentação.
6. Operação, Equipe e Responsabilidades:
7. Érica e Tiago têm outros empregos; presença mais à noite e sextas; apoio durante a semana.
8. Dois funcionários: Rosi e João (atendimento quiosque, operação da quadra, abrir/fechar).
9. Agenda, financeiro e compras: responsabilidade de Érica.
10. Comercial ativo: conduzido principalmente por Tiago (torneios, parcerias, ações), sem pessoa dedicada; sugestão prévia de gerente foi mencionada, pendente estudo.
11. Oferta e Demanda por Modalidades:
12. Aulas de vôlei e beach tennis; locações com horários fixos.
13. Futebol de areia ofertado, porém com baixa procura.
14. Horários: semana com boa ocupação; meio-dia às 15h e manhã têm menor demanda (calor); fins de semana com complexidades de agenda.
15. Canais, Marketing e Comunicação:
16. Captação majoritária por boca a boca; presença em Instagram.
17. Grupo de clientes recorrentes para avisos de eventos e horários vagos.
18. WhatsApp com mensagem automática (orienta horários de resposta e link de locação).
19. Funil: Érica faz atendimento de aulas/locações; funcionários apoiam apenas consultas.
20. Sistema Let’s Play (lexplay):
21. Usado para locações (parcial) e torneios (inscrição, chaveamento, resultados).
22. Incentivo ao uso para reduzir “no-shows”; regras de remarcação (8–12 horas de antecedência).
23. Ainda existe reserva via WhatsApp/pagamento na hora por pressão competitiva local.
24. Dados possíveis: histórico de reservas por dia/horário, extrações (Érica verificará com suporte).
25. Política de Preços e Descontos:
26. Desconto progressivo por horas adicionais de locação (1h preço base; 2h, 3h com descontos).
27. Eventos/aniversários: pacote especial com regra de consumo de bebidas do quiosque; comida pode ser externa dependendo do tamanho do grupo.
28. Ocupação e Avaliação de Domingo:
29. Domingo com baixa viabilidade atual: manhã foi abandonada por clientes; tarde com remarcações; abertura às vezes para uma hora apenas.
30. Discussão sobre fechar domingos para dar folga aos funcionários e simplificar escala.
31. Sugestão de manter domingo na análise e utilizar para eventos sociais/parcerias quando houver ociosidade.
32. Dados, Indicadores e Financeiro:
33. Necessidade de levantar taxa de ocupação por dia/horário (jan–mai).
34. Curva ABC do quiosque: sistema existente para vendas por produto; pedido de análise.
35. Alunos: quantidade por modalidade, mensalidades e percentuais repassados a professores (dados já em parte com Iara).
36. Professores: mão de obra difícil, especialmente beach tennis; professor vem de Ji-Paraná 2x/semana.
37. Competição local: duas arenas adicionais na cidade; uma com quiosque, outra só quadra.
38. Faturamento histórico: Iara possui últimos 36 meses.
39. Meta e planejamento: atualmente não há metas formais; ponto de equilíbrio estimado com vendas acima de R$ 40–45 mil/mês.
40. Pós-venda e Cadastro de Clientes:
41. Pós-venda informal: contato após eventos/clientes novos para feedback; clientes recorrentes tratados pessoalmente.
42. Let’s Play coleta nome, e-mail e telefone do responsável; grupos têm participantes que não constam individualmente no sistema.

Próximos Passos

1. Érica:
2. Levantar taxa de ocupação da quadra por dia e horário, de janeiro a maio, preferencialmente via extração do Let’s Play. Prazo: 2026-06-16.
3. Consultar suporte do Let’s Play sobre relatórios de reservas por dia/horário e exportação de dados de clientes. Prazo: 2026-06-12.
4. Enviar tabela de preços de locação (incluindo descontos progressivos) e valores de aulas/planos (vôlei mensal, beach tennis por pacote de 4 aulas/ R$ 250). Prazo: 2026-06-12.
5. Consolidar lista de alunos por modalidade, valores/mensalidades e percentual de repasse a professores; incluir datas/horários das turmas. Prazo: 2026-06-14.
6. Extrair/encaminhar curva ABC do quiosque (vendas por produto e receita acumulada). Prazo: 2026-06-16.
7. Indicar formas de pagamento praticadas (dinheiro, cartão, PIX) na documentação enviada. Prazo: 2026-06-12.
8. Upload de todos os documentos na plataforma, seção Comercial > Monitoramento KPIs (ou envio no grupo como contingência). Prazo: conforme cada item.
9. Gabriel (BG):
10. Analisar dados de ocupação e construir painel de capacidade/ociosidade por faixa horária. Prazo: 2026-06-20.
11. Avaliar ticket médio, média de locações e sazonalidade com base em faturamento dos últimos 36 meses (via Iara). Prazo: 2026-06-20.
12. Propor plano de ação comercial com metas e campanhas para horários ociosos (incluindo sugestões de parcerias: escolas, lares de idosos, eventos de domingo). Prazo: 2026-06-23.

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Levantar taxa de ocupação (jan–mai) via Let’s Play.
3. Consultar relatórios do Let’s Play (reservas, clientes).
4. Enviar tabela de preços e descontos de locação; valores dos planos de aulas.
5. Consolidar base de alunos, horários e repasses a professores.
6. Extrair curva ABC do quiosque (produtos/receita).
7. Carregar documentos na plataforma (Monitoramento KPIs).
8. Analisar indicadores (ocupação, ticket médio, sazonalidade) e montar plano comercial.
9. Decisões Chave:
10. Manter domingo na avaliação, mas considerar uso para eventos e possível fechamento operacional conforme viabilidade.
11. Priorizar uso do Let’s Play para reduzir no-shows e viabilizar remarcações com antecedência.
12. Formalizar metas e indicadores após análise dos dados enviados.