1. Resumo Executivo
Reunião de diagnóstico conduzida por Gabriel (BGE) com Daiane (Itália Contabilidade) para compreender a situação atual da área comercial do escritório. O objetivo foi mapear os processos existentes, identificar desafios e oportunidades, e definir os primeiros passos para a estruturação comercial. Discutiu-se a sobrecarga operacional de Daiane, que limita a prospecção ativa, a dependência de indicações como principal canal de vendas e a necessidade de estruturar processos como prospecção, pós-venda e uso de CRM. A decisão estratégica foi iniciar o levantamento de indicadores chave de desempenho (KPIs) para embasar um plano de ação futuro, focado em criar uma estrutura comercial robusta, mesmo que a execução inicial ainda dependa de Daiane.
2. Tópicos Discutidos
- Estrutura Atual e Desafios Operacionais:
- A empresa, fundada há 10 anos, é composta por Daiane e duas colaboradoras, com duas vagas em aberto.
- Daiane acumula a função comercial, mas seu perfil não é de vendedora, o que gera desgaste emocional e consome tempo que poderia ser dedicado a projetos estratégicos.
- A sobrecarga operacional é o principal fator limitante para o crescimento comercial, impedindo a prospecção ativa de novos clientes e o desenvolvimento de novos serviços, como consultorias sobre a reforma tributária.
- A estratégia atual é estruturar a operação interna antes de buscar ativamente mais clientes, para não comprometer a qualidade do serviço prestado aos clientes atuais.
- Processo e Canais de Vendas:
- O principal e quase exclusivo canal de aquisição de clientes é a indicação.
- O escritório físico e o Instagram não geram leads de forma significativa. Uma empresa de marketing foi contratada recentemente para melhorar o posicionamento digital.
- Não há metas comerciais definidas (nº de clientes ou faturamento) devido à limitação operacional.
- Daiane identifica oportunidades de prospecção, especialmente no setor do agronegócio, mas não consegue executá-las.
- Serviços, Precificação e Retenção:
- O portfólio de serviços inclui rotinas fiscal, contábil e de RH, além de Imposto de Renda de Pessoa Física, planejamentos tributários e assessorias pontuais.
- O processo de precificação é parcialmente estruturado através de uma planilha interna para cálculo de honorários, mas a apresentação da proposta é feita de forma informal, em reuniões.
- A taxa de retenção de clientes é altíssima; não houve perdas por insatisfação no último ano. As únicas saídas de clientes foram dispensas realizadas pela própria empresa por inadimplência.
- Gestão Comercial e Pós-Venda:
- Não existe um funil de vendas, CRM ou qualquer sistema para controle de leads e prospecções. A gestão de clientes e faturamento é feita pelo módulo "Honorários" do sistema contábil Domínio.
- Foi identificada a necessidade de implementar um processo de pós-venda, como pesquisas de satisfação (anônimas ou identificadas), para obter feedback construtivo e melhorar o serviço.
- Atualmente, não há um processo padronizado para abordagem, negociação ou fechamento, ocorrendo de forma reativa e baseada no "feeling".
3. Próximos Passos
- Levantamento de Dados Históricos: Daiane irá extrair e compilar dados financeiros e de clientes dos últimos anos para análise.
- Análise dos Indicadores: A equipe da BGE analisará os dados para criar um diagnóstico completo da saúde comercial e financeira da empresa.
- Desenvolvimento do Plano de Ação: Com base no diagnóstico, será elaborado um plano para estruturar o processo comercial, incluindo políticas de prospecção, abordagem, negociação e pós-venda, mesmo que para aplicação futura.
4. Painel Executivo
- Itens de Ação:
- Levantar histórico de faturamento mensal dos últimos 3 anos.
- Levantar lista de clientes ativos nos últimos 5 meses (Jan-Mai 2026), com serviço prestado e valor mensal.
- Enviar os relatórios para a plataforma da BGE na área designada.
- Decisões Chave:
- Priorizar a coleta de dados de faturamento e base de clientes como primeiro passo para o diagnóstico comercial.
- Focar na criação de uma estrutura e processos comerciais (manuais) antes da prospecção ativa, devido à limitação operacional.
- O prazo para entrega dos relatórios solicitados foi definido para a próxima quarta-feira, 10 de junho de 2026.