1. Apresentação e Contextualização da Empresa
Maria Carolina iniciou explicando a origem da clínica, que surgiu de forma orgânica a partir da atuação de Marcelo, que trabalhava como psicólogo, e Maria, nutricionista. Inicialmente, ambos atendiam em consultórios separados até que a demanda cresceu e necessitaram expandir o espaço. A clínica começou com apenas um consultório, mas com o crescimento da demanda, se expandiu para várias salas.
Resumo da evolução da clínica:
- Início com dois profissionais: Marcelo e Maria.
- Expansão para mais profissionais como psicólogos, fonoaudiólogos e terapeutas ocupacionais.
- Crescimento do atendimento particular, ao invés de planos de saúde, devido à baixa remuneração e à dependência dos planos.
- Atualmente, a clínica está em um espaço alugado com um contrato favorável, com um período de carência do aluguel de dois anos.
2. Estrutura e Serviços Oferecidos
A clínica oferece diversos serviços de saúde:
- Psicologia: Especializada em neurodesenvolvimento (ABA) para crianças, além de atendimento adulto com TCC.
- Fonoaudiologia: Atendimento tanto para crianças quanto para adultos.
- Terapia Ocupacional: Principalmente voltada para crianças com laudos de autismo e outras condições.
- Nutrição: Atendimento de crianças, adolescentes e adultos, com foco em doenças específicas e idosos.
3. Parcerias e Indicadores
Maria explicou que a clínica tem parcerias com médicos, especialmente neuropediatras, que indicam pacientes. Além disso, a clínica recebe pacientes de planos de saúde, mas sem contratos exclusivos. Uma proposta do IPSM (plano de saúde da Polícia Militar) está em andamento, o que pode potencializar as indicações futuras.
4. Sistema de Gestão e Controle de Atendimento
Atualmente, a clínica utiliza o sistema Doutorio para agendamento de consultas. No entanto, a terapia ABA é controlada por planilhas no Excel devido à complexidade do agendamento, já que as sessões podem ter uma carga horária variável. Maria se comprometeu a enviar relatórios, preferencialmente em Excel, para facilitar a análise da quantidade de atendimentos realizados e o ticket médio dos serviços prestados.
5. Propostas para Melhoria no Atendimento e Estratégia Comercial
Gabriel sugeriu a implementação de uma política de atendimento que manualize os processos e defina um padrão para todos os atendimentos, incluindo as normativas de cordialidade e uma abordagem consultiva. A ideia é que a futura secretária, quando contratada, implemente este processo para manter o padrão de atendimento. Maria concordou com a proposta e se comprometeu a pensar em sugestões para a melhoria da experiência do cliente.
6. Ações de Vendas e Indicações de Pacientes
Foi discutido como a clínica pode melhorar sua prospecção de pacientes, especialmente do público particular. Maria mencionou que, atualmente, a clínica depende de indicações de médicos e de pacientes, sem um esforço proativo de marketing, especialmente no Instagram, onde as postagens são feitas de forma passiva.
Gabriel sugeriu uma estratégia de premiação para incentivar os profissionais a trazerem mais pacientes, com recompensas como jantares ou massagens. Maria achou a ideia válida e pensou que isso poderia motivar as equipes, que são muito competitivas.
7. Definição de Metas Comerciais
Gabriel sugeriu que a clínica estabelecesse uma meta comercial, com foco no público particular, visto que o retorno financeiro é mais vantajoso. A proposta é aumentar as visitas, fechar mais vendas e gerar uma maior captação de pacientes. A clínica ainda não tem uma estratégia de metas de vendas claras, mas há o desejo de estruturar isso com a ajuda da assessoria.
8. Próximos Passos
- Contratação de Secretária: A clínica está no processo de contratar uma secretária para melhorar o atendimento e liberar Maria para outras funções.
- Política de Atendimento: Maria e a equipe vão trabalhar na criação de um script e manual de atendimento, com foco em cordialidade e abordagem consultiva.
- Premiação por Indicação: Será implementada uma dinâmica de premiação para os profissionais da clínica, com base no número de pacientes indicados.
- Análise de Relatórios: Maria irá enviar os relatórios de atendimentos, com os dados sobre as consultas e o ticket médio, para análise e definição de metas comerciais.
- Reunião de Acompanhamento: Será agendada uma nova reunião na sexta-feira para discutir o progresso das ações e realizar o alinhamento com a equipe.
Encerramento
Gabriel agradeceu a participação de Maria, e Maria sugeriu que a próxima reunião fosse marcada para a sexta-feira, já que a agenda de sexta é mais tranquila