ATA DE REUNIÃO – Planejamento Financeiro, Controles de Caixa e Estratégia Operacional da Farmácia

ATA DE REUNIÃO – Planejamento Financeiro, Controles de Caixa e Estratégia Operacional da Farmácia

1. Resumo Executivo

Reunião realizada em 2026-04-16 (criação às 19:43:04), com objetivo de consolidar o planejamento financeiro, controles de caixa, políticas de compras, gestão de estoque, precificação, recursos humanos e estratégia competitiva diante do cenário local. Principais temas: validação financeira dos dois primeiros meses de consultoria (recebimentos ~R$ 198.786,00), análise de CMV (~73% no último mês) e markup médio (~1,46), recomposição de estoque e impactos no CMV, oportunidades em genéricos, revisão de estoque de baixa rotação (especialmente ortopédicos), integração de pessoas ao financeiro (metas e premiações), padronização dos procedimentos de caixa e descontos (mitigação de fraudes, auditoria cruzada, encerramento de senhas compartilhadas), formalização de patrocínios/eventos, conciliação diária, auditoria do sistema fotovoltaico frente ao aumento da conta de energia, orçamento de compras vinculado ao faturamento, plano de recuperação de inadimplência, avaliação de competitividade (pressão de novas redes, decisão de manter horário até 19h), validação de orçamento operacional e governança da dívida. Foram definidos próximos passos com responsáveis e prazos específicos.

1. Tópicos discutidos:

2.1 Validação financeira, CMV, markup e precificação

1. Recebimentos consolidados nos dois primeiros meses ~R$ 198.786,00, com avanço sobre o mês anterior. Classificação por categoria: medicamentos ~75% do recebimento; perfumaria ~7–10%; fraldas com participação relevante; ortopédicos com baixo giro.
2. CMV ~73% no último mês, acima do desejável (65–70%), impactado por recomposição de estoque pontual. Markup médio ~1,46 (referência de mercado 1,30–1,40), indicando espaço para ajustes finos por categoria sem competir exclusivamente por preço.
3. Diretrizes: calibrar preços e margens por categoria (ênfase em genéricos e líderes), revisar política de descontos e evitar venda abaixo do custo; adotar “compra protegida” em itens críticos para assegurar disponibilidade sem comprometer margem.

2.2 Estoque, giro e política/orçamento de compras

1. Estoque: ortopédicos com vendas mensais baixas (R$ 164,00 a R$ 260,00), indicando necessidade de revisar itens parados e plano de desova (promoções, kits, exposição). Perfumaria manter exposição e mix; genéricos com oportunidade de ganho de margem via compras e precificação.
2. Estoque ideal estimado entre R$ 350.000–500.000 a custo, conforme média de vendas (~R$ 180.000) e classificação ABC; necessidade de inventário rotativo, validação de custo e definição de mínimos/máximos.
3. Orçamento de compras: vincular a percentual do faturamento (ex.: 70% de R$ 180.000 → teto teórico ~R$ 126.000), ajustando por compromissos assumidos (para abril, ~R$ 87.000 após ~R$ 38.000 comprometidos). Publicar calendário de compras/pagamentos e ativar painel de previsão de compras, faturamento e recebimentos.

2.3 Controles de caixa, descontos e conformidade

1. Fechamento de caixa: inconsistências recorrentes (retiradas sem registro, saldos negativos/sobras não justificadas, arredondamentos “redondos”), ausência de rastreabilidade e falhas em conferência com relatórios de vendas. Necessidade de checklist diário, reconciliação e auditoria semanal.
2. Descontos e risco de fraude: casos de desconto no sistema após recebimento integral e apropriação da diferença; uso de senhas compartilhadas e falta de comprovantes. Medidas: encerrar senhas compartilhadas; credenciais individuais com logs; dupla validação para descontos acima do limite; obrigatoriedade de emissão/entrega de comprovante; trilhas de auditoria por usuário.
3. Patrocínios/eventos: saídas em espécie (ex.: R$ 2.000) sem processo formal. Padronizar: solicitação, aprovação, pagamento via conta (PIX/transferência), anexos comprobatórios e classificação contábil. Diretriz: “não pagar despesas pelo caixa”.

2.4 Conciliação financeira, fluxo bancário e inadimplência

1. Conciliação diária (ou fechamento ao final do dia, ~30 min), com estratificação de entradas/saídas e evidências; uso de ferramenta de auditoria disponível.
2. Fluxo bancário: saldo inicial ~R$ 37.799,00; rendimentos ~R$ 210,00; falta pós-bancos ~R$ 8.658,00; encerramento com ~R$ 29.000,00 em conta; ~R$ 7.600,00 em crédito; ~R$ 15.000,00 em aplicações (Sicredi/Sicoob) além de caixas físicos.
3. Clientes vencidos ~R$ 109.000,00; a vencer ~R$ 76.867,00; fornecedores ~R$ 62.000,00; salários a pagar ~R$ 9.184,00. Inadimplência no início do mês ~R$ 36.750,00; meta de recuperação parcial (~R$ 18.000,00) para elevar recebimentos e capacidade de compra (~+R$ 8.000,00 no fluxo).

2.5 Despesas operacionais, energia e sistema fotovoltaico

1. Despesas fixas ~R$ 15.000,00; energia subiu de ~R$ 400–500 para ~R$ 1.000. Com energia na média usual, despesas entre R$ 13.000–14.000.
2. Impostos ~13,5% (ICMS incluso) ~R$ 6.924,00; folha média ~R$ 10.000,00 com variação por comissões e possível farmacêutico adicional após rescisão de atendente.
3. Sistema fotovoltaico: falhas e interrupções; orçamento ~R$ 9.000,00 para inversor, estrutura em solo, mão de obra e 4 placas adicionais; realocação ao solo para facilitar limpeza/manutenção.

2.6 Estratégia competitiva, horário e marketing

1. Concorrência local (Brava, Preço Justo, Brasil Popular) com horário até 21h–22h; baixo fluxo noturno observado; decisão de manter fechamento às 19h para reduzir custos sem retorno proporcional.
2. Propostas de franquia recusadas: taxa de entrada (~R$ 21 mil), royalties de 4% (~R$ 8 mil/mês estimado), obrigatoriedade de compras, risco de vender abaixo do custo e compressão de margem. Opção por continuidade independente, reforço de relacionamento e serviço farmacêutico.
3. Marketing: teto de publicidade (~R$ 2.135/mês: rádios/divulgação ~R$ 1.445 e marketing terceirizado ~R$ 690); medir KPIs (alcance, conversão, ticket médio) e ajustar mensalmente.

2.7 Orçamento anual, provisões e eventos internos

1. Orçamento anual: “esbrinco/itens correlatos” R$ 3.000,00; manutenção de imobilizado R$ 1.000,00. Promoções/eventos: sugestão de mínimo R$ 2.000,00/mês para ações comunitárias (Páscoa, Natal, 1º de maio, aniversários, coffee breaks).
2. Provisões trabalhistas (férias, INSS, 13º) mensais; revisão de folha (vigilante incluso), ajuste de classificação contábil (DAL) e possível reajuste da farmacêutica (~R$ 4.000,00).
3. Governança: reforço para mitigar riscos reputacionais; registrar políticas; melhoria da imagem por conformidade e transparência.

2.8 Pessoas e organização

1. Integração da área de pessoas ao financeiro: plano de funções, metas e premiações. Candidata Isabela para atendimento com potencial reorganização de time e economia.
2. Planejamento de férias do gerente: 20 dias a partir de 2026-07, com cobertura operacional definida; distribuição de responsabilidades para continuidade.
3. Próximos Passos:
4. Financeiro e compras: estruturar orçamento mensal de compras por categoria com metas de CMV (65–70%); parametrizar teto percentual sobre faturamento e calendário de compras/pagamentos; ativar painel de previsão. Conciliação diária com checklist e auditoria por amostragem; relatórios de controle diário/semanal (diferença de caixa, descontos por colaborador, depósitos vs. vendas em espécie, exceções).
5. Caixa e descontos: implantar política formal de caixa proibindo pagamentos em espécie; encerrar senhas compartilhadas e criar credenciais individuais com logs; habilitar dupla validação para descontos acima do limite; obrigatoriedade de emissão de comprovantes; auditoria diária cruzada e treinamento de conformidade/ética.
6. Estoque e preços: inventário analítico/rotativo (ABC), validação de estoque a custo, ajuste de cadastros e definição de mínimos/máximos; plano de giro/desova para itens de baixa rotação; revisão de política de descontos e tabela de preços (genéricos e líderes), definição de markup alvo por categoria e “compra protegida” para itens críticos.
7. Energia e manutenção: auditar contas de energia e sistema fotovoltaico; executar realocação das placas ao solo e instalação de 4 novas placas conforme orçamento; facilitar manutenção/limpeza.
8. Inadimplência e fluxo de caixa: plano de recuperação com metas semanais e integração ao caixa; rotina de fluxo de caixa semanal; monitorar capital de giro e priorizar amortização de dívidas com maior custo.
9. Estratégia comercial e marketing: manter horário até 19h; reforçar campanhas locais; acompanhar KPIs do marketing terceirizado (R$ 690) e ajustar mensalmente; manter posicionamento por relacionamento/atendimento, sem competir apenas por preço.
10. Pessoas e governança: formalizar proposta de contratação/realocação (Isabela), metas e premiações integradas ao financeiro; planejar férias do gerente (início 2026-07) e cobertura; reforçar governança e controle interno; calendário e processo formal de patrocínios/eventos com centros de custo.
11. Orçamento anual e provisões: validar e congelar orçamento operacional (margem alvo 8–10% e ponto de equilíbrio); reclassificar despesas (vigilância/monitoramento) e atualizar provisões e previsões salariais.

Lista de Responsáveis e Ações [deve ser apresentada em parágrafo para cada ação]

Responsável Ação a ser desempenhada Prazo

Mariana (Financeiro) Elaborar orçamento de compras por categoria com metas de CMV entre 65% e 70%, considerando médias dos últimos 60 dias. 2026-04-22

João (Operações) Conduzir inventário analítico e apontar itens de baixa rotação, com plano de giro e desova de estoque parado. 2026-04-24

Marcos (Comercial) Revisar política de descontos e precificação de genéricos e líderes, definindo markup alvo por categoria. 2026-04-25

Wanda (Compras) Negociar compras de genéricos com melhores condições, evitando excesso de estoque e priorizando margem. 2026-04-26

Mariana (RH) e João Formalizar proposta de contratação/realocação para atendimento (Isabela) e estruturar metas e premiações. 2026-04-23

Guilherme (Marketing/Consultoria) Validar orçamento com IEF e metas de margem por campanha, entregando relatório de impacto por categoria. 2026-04-27

Marcos (Comercial) Agendar e conduzir reunião com parceiros (ex.: Júlio) para colaboração entre farmácias. 2026-04-29

Guilherme (Marketing/Consultoria) Apresentar relatório consolidado e plano integrado (financeiro, pessoas, estoque, comercial) para o próximo mês. 2026-04-30

[Luana] Implantar a política formal de caixa, incluindo proibição de pagamentos em espécie, criação de checklist de reconciliação e comunicação interna das regras. 2026-04-22

[John (Financeiro)] Configurar e validar relatórios diários/semanal de controle (vendas vs. caixa vs. depósitos, descontos por usuário), e conduzir auditoria cruzada inicial. 2026-04-21

[Carine (Operações)] Revisar fluxos de fechamento de caixa com cada atendente, assegurar uso de envelopes/depósitos corretos e garantir entrega de comprovantes aos clientes. 2026-04-19

[T.I./Suporte] Encerrar senhas compartilhadas, criar credenciais individuais com logs, habilitar dupla validação para descontos acima do limite e bloquear telas sem comprovante emitido. 2026-04-20

[Gestão de RH] Agendar e ministrar treinamento de conformidade, ética e procedimentos financeiros para toda a equipe de atendimento e caixa. 2026-04-24

[Comercial/Marketing] Formalizar processo de patrocínios e eventos (formulário, aprovação, pagamento via conta), vincular a centros de custo e armazenar comprovantes. 2026-04-22

[Compliance/Controladoria] Investigar divergências e saldos negativos identificados, documentar achados e recomendar medidas disciplinares ou de recuperação de valores. 2026-04-23

[Financeiro – João] Implantar conciliação diária, checklist de fechamento e auditoria por amostragem dos lançamentos. 2026-04-18

[Engenharia/Manutenção – Márcio] Realizar auditoria do sistema fotovoltaico, confirmar especificações do inversor e executar realocação das placas ao solo com instalação das 4 novas placas. 2026-04-25

[Compras – Aldi] Parametrizar orçamento de compras (teto percentual), publicar calendário de compras/pagamentos de abril e ativar painel de gestão de previsão. 2026-04-19

[Estoque – Matheus] Conduzir inventário rotativo ABC, validar estoque a custo, ajustar cadastros e definir mínimos/máximos com lista de itens críticos. 2026-04-22

[Cobrança/Comercial – Equipe] Executar plano de recuperação de inadimplência, com metas semanais e integração ao fluxo de caixa. 2026-04-26

[RH/Financeiro – João e RH] Simular impacto da nova contratação de farmacêutico, ajustar orçamento de folha e adequar escala. 2026-04-20

[Luana] Revisar e validar o orçamento linha a linha (fixas e variáveis), confirmar fornecedores de marketing e aprovar teto mensal. 2026-04-22

[Financeiro (Matheus)] Implementar rotina de fluxo de caixa semanal, relatório de capital de giro e mapa de dívidas (taxa, prazo, parcela); propor plano de amortização das dívidas mais caras. 2026-04-26

[Comercial (Douglas)] Definir política de preços e compra protegida por categoria; calibrar markups entre 1,3–1,6 e evitar venda abaixo do custo; revisar tabloides concorrentes. 2026-04-25

[Marketing (EME/Fornecedor terceirizado)] Executar calendário de conteúdos (stories, vídeos, publicações), medir KPIs (alcance, conversão em loja, ticket médio) e reportar desempenho mensal. 2026-05-02

[Operações (Equipe de Loja)] Manter horário operacional padrão (fechamento às 19h), otimizar escalas e reduzir custo de horas ociosas noturnas; monitorar fluxo por faixa horária. 2026-04-20

[Contabilidade] Conferir provisões de taxas e impostos, validar seguros e honorários, ajustar centros de custo no sistema e alinhar com orçamento aprovado. 2026-04-23

Marcos Revisar e oficializar orçamento de promoções/eventos para R$ 2.000,00/mês, com calendário anual e limites por ação. 2026-04-30

Rafa (Financeiro) Implantar checklist diário de fechamento de caixa, reconciliação com relatório de vendas e auditoria semanal; registrar diferenças e responsáveis. Início em 2026-04-18; primeira auditoria em 2026-04-25

DAL/Contabilidade Reclassificar despesas de vigilância/monitoramento e fornecedores, corrigindo lançamentos e atualizando a folha e provisões. 2026-04-26

Luana Planejar ações internas (coffee breaks, aniversários, 1º de maio, Páscoa, Natal) dentro do novo orçamento e reportar custos mensais. Plano até 2026-04-29; execução contínua

Marcos e Rafa Definir meta de recebimento mensal (referência R$ 150.000,00) e elaborar plano comercial na ponta para sustentar contratação adicional. Meta definida até 2026-04-23; plano comercial até 2026-05-03

Contabilidade (Folha) Atualizar provisões de férias, INSS, 13º e ajustar previsão salarial da farmacêutica para cerca de R$ 4.000,00, refletindo carga horária. 2026-05-10

Marcos Elaborar estudo de viabilidade para expansão/mudança de sala, incluindo CAPEX (R$ 15–30 mil), locação e cronograma do imóvel do Itaú. Primeiro relatório em 2026-06-15

Gerência de Operações Planejar cobertura operacional para férias do gerente: cronograma iniciando em 2026-07 com 20 dias e distribuição de responsabilidades. Plano aprovado até 2026-06-20

Rafa (Financeiro) Identificar e cortar despesas não essenciais somando ao menos R$ 500,00/mês e reportar impacto no ponto de equilíbrio. Primeiro corte até 2026-04-30; avaliação em 2026-05-31