ATA DE REUNIÃO – Estruturação Financeira, Operacional e Controle de Caixa

ATA DE REUNIÃO – Estruturação Financeira, Operacional e Controle de Caixa

Sumário

Reunião realizada com foco na organização financeira, conciliação de contas, padronização do caixa físico, controle de estoque e estruturação operacional. Foram identificadas inconsistências relevantes nos controles financeiros, ausência de padronização nos processos de caixa e falhas na gestão de estoque e cobranças. Como direcionamento, foram definidos processos claros, responsabilidades e rotinas operacionais para garantir controle, redução de perdas e maior previsibilidade financeira.

Tópicos Discutidos

1. Gestão Financeira e Conciliação de Contas

1. Identificada necessidade imediata de atualização completa dos fluxos financeiros, incluindo contas bancárias e caixas físicos.
2. Conta Padel deverá ser refeita integralmente devido a erros de lançamento, com posterior atualização dos períodos seguintes.
3. Conta Arena encontra-se parcialmente conciliada, sendo necessário continuidade com base nos extratos pendentes.
4. Identificada divergência relevante entre vendas e recebimentos, indicando falha de controle e necessidade de auditoria detalhada.
5. Apontadas diferenças pontuais de caixa em dias específicos, reforçando fragilidade no processo atual.
6. Revisão de despesas operacionais e identificação de falhas como pagamento de imposto em atraso com incidência de multa.

2. Estrutura de Responsabilidade Financeira

1. Definido responsável pela atualização diária do fluxo financeiro.
2. Necessidade de liberação de acessos bancários para garantir autonomia operacional.
3. Alinhado treinamento para utilização de sistema de controle de cobranças e valores em aberto.

3. Gestão de Caixa Físico e Operações

1. Definido modelo padronizado de controle de caixa:
2. Fundo fixo diário estabelecido.
3. Recolhimento diário de excedentes.
4. Conferência obrigatória em dois períodos do dia.
5. Estabelecida responsabilidade por turno para abertura e fechamento de caixa.
6. Implantação de controle manual complementar para validação das movimentações em dinheiro.
7. Padronização do processo em todas as unidades, eliminando retenção indevida de valores.

4. Registro de Vendas e Política Comercial

1. Obrigatoriedade de registro imediato de todas as vendas no sistema.
2. Proibição de vendas sem registro formal.
3. Suspensão da prática de comandas abertas sem controle.
4. Definição de modelo estruturado para locação de quadras, com responsabilização do cliente principal.

5. Gestão de Cobrança e Recebíveis

1. Identificada existência de valores pendentes relevantes sem cobrança ativa.
2. Definida rotina diária de cobrança de valores em aberto.
3. Implantação de contato direto com clientes inadimplentes para regularização imediata.
4. Estabelecida obrigatoriedade de fechamento financeiro diário das pendências.

6. Cadastro de Clientes

1. Determinado que toda venda estará condicionada a cadastro completo do cliente.
2. Objetivo: garantir rastreabilidade, controle financeiro e suporte à cobrança.

7. Gestão de Estoque e Fornecedores

1. Obrigatoriedade de lançamento imediato de produtos no sistema no momento do recebimento.
2. Definição de responsável pela entrada detalhada dos itens.
3. Separação de lançamentos por unidade de negócio, mesmo em notas fiscais unificadas.
4. Identificada falha grave no cadastro de produtos e ausência de controle confiável.
5. Implantação de conferência diária entre estoque físico e sistema.

8. Controle de Consumo Interno

1. Identificado custo elevado com consumo interno, especialmente água.
2. Definida implementação de medidas de controle para redução de desperdícios.
3. Estabelecidas regras claras de consumo para equipe operacional.

Conclusão

A reunião evidenciou fragilidades estruturais nos controles financeiros, operacionais e de estoque, impactando diretamente a confiabilidade das informações e a rentabilidade do negócio.

Como direcionamento estratégico, foram definidos processos rigorosos de controle, com padronização de rotinas, definição clara de responsabilidades e implantação de disciplina operacional, visando eliminar perdas, aumentar a previsibilidade e garantir a integridade dos dados financeiros.