ATA DE REUNIÃO – ALINHAMENTO FINANCEIRO, CONTÁBIL E OPERACIONAL

ATA DE REUNIÃO – ALINHAMENTO FINANCEIRO, CONTÁBIL E OPERACIONAL

1. Resumo Executivo

A reunião realizada em 23 de março de 2026 teve como objetivo um alinhamento abrangente dos processos financeiros, contábeis e operacionais. Foi discutida a necessidade urgente de regularizar o preenchimento do fluxo de caixa, que estava impactado pela falta de acesso e envio de extratos bancários atualizados. Para solucionar as divergências, foi realizada uma auditoria e correção detalhada dos lançamentos financeiros, conciliando os saldos das contas bancárias com os registros em planilha, especialmente entre os dias 12 e 16 de março. Adicionalmente, foi estabelecida a implementação de um novo método para gestão de estoque, visando maior precisão no inventário e na política de compras, e definida a capacitação da colaboradora Dani para futuras responsabilidades na gestão financeira.

2. Tópicos discutidos:

2.1 Conciliação e Regularização do Fluxo de Caixa

Foi identificado um atraso significativo no preenchimento do fluxo de caixa devido à ausência de extratos bancários desde o dia 17 de março. Para resolver as divergências existentes, a equipe realizou uma auditoria minuciosa, comparando extratos com a planilha, e corrigiu lançamento por lançamento entre os dias 12 e 16 de março. Foram ajustados valores de tarifas, aplicações ("Dinheiro Guardado"), pagamentos a fornecedores, resgates de investimentos e uma transferência de R$ 1.600,00 entre contas. Foi reforçada a necessidade de que o preenchimento seja uma tarefa diária para manter o controle financeiro atualizado.

2.2 Implementação do Controle de Estoque

Constatou-se uma divergência entre o estoque físico e os registros do sistema, levando à decisão de implementar um controle manual mais rigoroso via planilha Excel. Este controle deverá ser atualizado diariamente, registrando a contagem de produtos (principalmente bebidas) no início e no final do dia. O objetivo é confrontar a variação do estoque com os relatórios de vendas, identificando a forma de pagamento (cartão, dinheiro, Pix) e melhorando a precisão da política de compras. O processo será realizado em colaboração com Christian.

2.3 Atualização de Despesas e Gestão dos Caixas Físicos

Foram lançadas diversas despesas, incluindo pagamentos a fornecedores, R$ 2.000,00 para aquisição de câmeras (imobilizado), seguro patrimonial (R$ 183,60), monitoramento (R$ 190,00) e honorários contábeis (R$ 231,12). Alinhou-se também a rotina do caixa físico, que deverá iniciar o dia com um valor fixo de R$ 150,00, com o recolhimento diário do excedente. Ficou pendente a atualização dos caixas físicos das unidades Arena e Paddle a partir do dia 10 de março.

2.4 Capacitação e Definição de Boas Práticas

Discutiu-se a importância de capacitar a colaboradora Dani, não apenas para alimentar planilhas, mas para compreender a natureza das transações e, futuramente, assumir a gestão de contas a pagar e receber. Para otimizar o trabalho e evitar a perda de tempo na conferência, foi estabelecido o procedimento de marcar a última célula trabalhada na planilha (ex: com a cor amarela) e uma anotação como "Parei aqui", servindo como um ponto de controle claro para a retomada das atividades.

3. Próximos Passos:

A prioridade imediata é a regularização do envio dos extratos por Wellington para que todos os lançamentos pendentes possam ser concluídos. Simultaneamente, será iniciada a implementação do controle de estoque manual e o ajuste na rotina de gestão do caixa físico. Dani deverá começar a adicionar observações detalhadas nas transações. O supervisor acompanhará presencialmente duas vezes por semana (segundas e sextas-feiras) para auxiliar na implementação dos novos processos. Adicionalmente, será avaliada com "Quento" a possibilidade de otimizar as planilhas para facilitar o processo de conciliação.

Lista de Responsáveis e Ações