ATA DE REUNIÃO – Alinhamento de Políticas e Processos Financeiros e Operacionais

ATA DE REUNIÃO – Alinhamento de Políticas e Processos Financeiros e Operacionais

1. Resumo Executivo

A reunião, realizada em 18 de março de 2026, teve como objetivo principal a definição, padronização e implementação de políticas financeiras e operacionais para garantir maior controle, previsibilidade e eficiência na gestão da empresa. Foram abordadas falhas nos processos de contas a receber, contas a pagar, gestão de compras e controle de caixa, que geravam perdas financeiras e desorganização. As decisões buscam centralizar a cobrança de mensalidades via boleto híbrido, padronizar pagamentos a fornecedores, instituir uma política de compras formal e acabar com a prática de comandas em aberto ("fiado"), estabelecendo processos rígidos para garantir a saúde financeira e preparar a empresa para o crescimento.

2. Tópicos discutidos:

2.1 Política de Contas a Receber e Gestão de Inadimplência

Discutiu-se a necessidade de padronizar o recebimento de mensalidades para centralizar o controle e reduzir a inadimplência. Foi definido que o método padrão será o boleto híbrido (com PIX QR Code), com vencimento unificado para o dia 10 de cada mês. Essa medida eliminará o uso de chaves PIX avulsas (como o CNPJ) para mensalidades, facilitará a aplicação de juros por atraso e fornecerá um registro claro dos pagamentos. Para unificar o processo, ficou decidido que as mensalidades de todas as aulas serão cobradas exclusivamente via boleto bancário. A plataforma para emissão (sistema Let's Play ou banco) será definida com urgência.

2.2 Política de Contas a Pagar e Relacionamento com Fornecedores

Para otimizar o fluxo de caixa e a organização, foi estabelecido que todos os pagamentos da empresa serão centralizados e realizados às segundas-feiras. Foi criada uma nova política para fornecedores: notas fiscais e boletos devem ser enviados com, no mínimo, uma semana de antecedência para serem programados. Contas recebidas fora desse prazo serão agendadas para a segunda-feira da semana seguinte. Exceções, como impostos com risco de multa, serão tratadas pontualmente. Adicionalmente, a data de pagamento dos professores será alterada do dia 20 para o dia 15 de cada mês, alinhando-a ao ciclo de recebimentos.

2.3 Política de Compras e Controle de Estoque

Identificou-se a desorganização no processo de compras como um risco financeiro. Foi acordado o desenvolvimento de uma "Política de Compras" formal, com planejamento semanal para evitar pedidos emergenciais e sem aprovação. Foi reforçado que todo produto recebido deve ser lançado no sistema imediatamente para garantir o controle de estoque. Esse controle, cruzado com as vendas registradas, permitirá identificar furos e responsabilizar o funcionário do turno.

2.4 Controle de Caixa, Consumo e Cadastro de Clientes

Constatou-se que a prática de "fiado" (comandas em aberto) causa um impacto negativo significativo no caixa. Ficou estabelecida a regra: consumiu, pagou. O pagamento deve ser imediato ao final do consumo (dinheiro, PIX, cartão). Para isso, será mandatório que todo cliente tenha um cadastro completo (nome, CPF, telefone) antes de iniciar o consumo. Foi definido um fundo de caixa fixo de R$ 150,00 e implementado um recibo padrão para toda e qualquer retirada, que deve ser justificada com nota fiscal. O funcionário do turno será o responsável pelo fechamento do seu caixa, e Daniel auditará esses fechamentos.

3. Próximos Passos:

A implementação das políticas definidas é prioritária. O foco inicial será migrar o recebimento das mensalidades para o boleto híbrido, desativando o PIX (CNPJ) para este fim. Um comunicado formal será enviado aos clientes sobre a nova regra de pagamento imediato para consumo no bar. As rotinas diárias de controle financeiro e de caixa, incluindo o envio de extratos e o uso de recibos, devem começar imediatamente. A equipe também desenvolverá a Política de Compras e formalizará a nova política de pagamentos para fornecedores.