1. Sumário Executivo
A reunião teve como objetivo analisar o desempenho financeiro recente do buffet, alinhar a estrutura de distribuição de resultados e prolabore, definir metas de faturamento e estruturar a reorganização da área comercial.
Foi identificado que o negócio apresenta boa margem operacional, porém sofre com inconsistências entre faturamento e caixa efetivo, além de decisões de retirada que impactam diretamente o resultado final. Diante disso, foram definidas novas regras para distribuição de resultados e criação de fundo de reserva, visando maior segurança financeira.
No âmbito operacional, foi definida a transição de função da sócia Vanessa para a área financeira e discutida a contratação de um novo profissional comercial com foco exclusivo em vendas. Também foram estabelecidas metas claras de faturamento e iniciada a estruturação de ferramentas e processos comerciais.
Por fim, foram definidos encaminhamentos práticos para organização financeira, estruturação do setor comercial e formalização de regras internas.
2. Análise do Fluxo de Caixa (Dezembro a Fevereiro)
Foi realizada a análise do fluxo de caixa dos últimos três meses, identificando uma média de faturamento recorrente de aproximadamente R$ 80 mil mensais, com variação entre R$ 95 mil em dezembro, R$ 86 mil em janeiro e R$ 58 mil em fevereiro.
Os custos operacionais médios ficaram na faixa de R$ 19 mil mensais, enquanto as despesas fixas giraram em torno de R$ 15 mil. As despesas variáveis apresentaram média de R$ 2.288 mensais, incluindo itens como uso e consumo e decoração.
Foram identificados gastos com impostos na média de R$ 1.071 mensais e despesas com freelancers entre R$ 12 mil e R$ 13 mil, além de despesas com pessoal próximas a R$ 14 mil mensais, incluindo prolabore.
A análise demonstrou uma sobra operacional média de aproximadamente 19%, com variações entre os meses, chegando a 33–34% em fevereiro. No entanto, foi destacado que, após retiradas de sócios e investimentos, houve resultado negativo em dezembro, evidenciando a diferença entre lucro operacional e caixa efetivo.
Também foi apontada uma pendência financeira de R$ 450 não identificada, além da necessidade de maior controle sobre pagamentos e obrigações fiscais.
3. Estrutura Societária e Financeira
Ficou acordado que os valores de prolabore permanecerão estruturados em R$ 5.000, R$ 3.000 e R$ 1.000 entre os sócios.
Em relação à distribuição de resultados, foi definida a mudança para um modelo trimestral, substituindo a prática anterior. Adicionalmente, ficou estabelecido que 50% da sobra trimestral será destinada a um fundo de reserva acumulativo, com o objetivo de fortalecer o caixa e reduzir vulnerabilidade financeira.
Foi sugerido que os valores do fundo sejam posteriormente direcionados para investimentos, embora ainda não tenha sido definida a estratégia específica de aplicação.
4. Metas de Faturamento e Rentabilidade
Foram definidos três níveis de referência para o desempenho do negócio:
- Ponto de equilíbrio estimado em R$ 72 mil mensais, equivalente a aproximadamente 12 contratos com ticket médio de R$ 6.000.
- Meta de rentabilidade em R$ 100 mil mensais, com realização de 12 a 16 eventos.
- Cenário ideal com 16 a 17 contratos mensais, projetando sobra entre R$ 23 mil e R$ 25 mil.
Essas metas passam a orientar a atuação comercial e o planejamento estratégico do negócio.
5. Reestruturação da Equipe e Área Comercial
5.1 Transição de Função da Sócia Vanessa
Foi acordado que a sócia Vanessa deixará a função comercial, permanecendo como sócia e assumindo a responsabilidade pela área financeira, incluindo controle de caixa, entradas e saídas.
Foi discutida uma remuneração simbólica de aproximadamente R$ 1.000 para a nova função, ainda sujeita à formalização.
5.2 Contratação de Novo Profissional Comercial
Foi definida a necessidade de contratação de um profissional com perfil proativo, ambicioso e focado exclusivamente no processo comercial.
Este profissional será responsável por todo o ciclo de vendas, incluindo prospecção, atendimento via WhatsApp, visitas, elaboração de orçamentos, fechamento de contratos e gestão de alterações.
A proposta de remuneração discutida contempla:
- Salário fixo de R$ 2.500
- Comissão sobre vendas da empresa (excluindo valores de terceiros)
- Bônus progressivo por metas de desempenho
As metas de bônus definidas foram:
- R$ 1.000 para 15 contratos
- R$ 2.000 para 18 contratos
- R$ 3.000 para 22 contratos
Foi reforçado que o ticket médio mínimo deverá ser de R$ 6.000.
Também foi discutida a abordagem inicial de uma candidata específica (Mariana), com plano alternativo de recrutamento via empresa do grupo, caso necessário.
6. Ferramentas e Estruturação de Processos
Foi informado que está em desenvolvimento uma ferramenta de precificação, com objetivo de automatizar orçamentos e contratos, com previsão de entrega para a semana seguinte.
Também foi reconhecida a necessidade de estruturar formalmente a área comercial, incluindo a criação de descritivo de função e fluxograma completo do processo de vendas, garantindo padronização e escalabilidade.
Além disso, ficou definido que propostas e contratos deverão discriminar claramente os valores correspondentes à empresa e aos fornecedores terceirizados, garantindo maior controle e transparência na apuração de comissões e resultados.
7. Pontos de Atenção Identificados
Foram destacados pontos que ainda demandam definição ou aprofundamento:
- Pendência de identificação de pagamento de R$ 450 e esclarecimento sobre imposto não pago.
- Necessidade de formalização do modelo de remuneração do novo vendedor e da função financeira da Vanessa.
- Falta de definição sobre estratégia de investimento do fundo de reserva.
- Ausência de plano estruturado de marketing para sustentar o crescimento do faturamento.
- Necessidade de definição clara de responsáveis pelos documentos e processos comerciais.
8. Encaminhamentos Gerais
Ficou definido que as próximas ações devem priorizar a organização financeira, estruturação da área comercial, formalização das regras societárias e avanço na contratação do profissional de vendas.
Também será necessário acompanhar a evolução das metas de faturamento e garantir que os processos estruturados sejam implementados de forma consistente.